Dialog – nästan alltid tillåtet

DIalog
Dialog – nästan alltid tillåtet

Det finns en utbredd rädsla för kontakt mellan köpare och säljare i offentlig upphandling. Fast det bygger till stor del på missförstånd. Dialog är nästan alltid tillåten, utom i själva upphandlingsskedet.


>> Anmäl dig till vårt nyhetsbrev och få tips, råd och nyheter kring offentlig upphandling.


– Jag tänker att all dialog som uppfyller EU:s grundläggande principer, och inte förbjuds av LOU, är tillåtet, förklarar Louise Strand, inköpsdirektör, Region Skåne. Mer om det längre fram i artikeln.

Först ska det sägas att under själva upphandlingsskedet råder sträng sekretess. Köparen får inte ens tala om hur många anbud som inkommit eller vilka som lagt, eller inte lagt. anbud. Men i tidigt skede av en offentlig upphandling finns en funktion som heter ”frågor och svar”.

– Det är också en form av dialog, framhåller Birgitta Laurent, upphandlings- och konkurrensexpert på Svenskt Näringsliv, som vi varit i kontakt med.

Med denna funktion kan anbudsgivaren ställa frågor, oftast via e-post, som besvaras av upphandlaren. Något kanske är oklart i upphandlingsunderlaget och behöver redas ut. Både frågan och svaret kommer samtliga anbudsgivare till del. Detta för att uppfylla transperensprincipen (en av EU:s grundprinciper i offentlig upphandling).

Du som leverantör kan egentligen aldrig, i något skede, bryta mot lagen då det är den upphandlande myndigheten som har skyldighet att avgöra om den information du fått ta del av ska delges de andra leverantörerna eller inte. Dock kan man ha i åtanke att om man ställer en fråga som egentligen ska delges övriga leverantörer, men att detta inte görs, så kan upphandlingen ogiltigförklaras eller överklagas, eftersom den gått felaktigt till.


Båda sidor efterlyser dialog
Före och efter en upphandling är dialog både välkommet och önskvärt. I dag efterlyser de flesta offentliga köpare en ökad och tätare dialog med leverantörerna. Företagen är minst lika angelägna i detta.

Birgitta Laurent betonar detta när vi intervjuar henne. Hon pekar på olika former av dialog. Först den interna, mellan beställaren i verksamheten och upphandlaren.

– Då skadar det inte att tänka strategiskt och titta in i framtiden innan man bestämmer sig för kraven, menar Birgitta Laurent. Därför kan man gärna knyta någon expert till denna fas där man benar man ut vad som är själva behovet, vad som ska köpas. Ibland upplever företagen att det svajar litet i vad den offentliga köparen är ute efter, förtydligar hon.

– Ett tydligt beskrivet behov underlättar för företagen vid anbudslämnandet men också under avtalstiden. I bästa fall leder det också till fler anbud, menar Birgitta Laurent.


Anbudsarbetet börjar tidigt
Men den dialog som företagaren märker av är den som sker mellan köparen och leverantören. Företagaren bör veta att anbudsarbetet börjar långt innan själva annonseringen av affären sker. Inget hindrar att du som leverantör tar kontakt med upphandlaren, till exempel när avtalstiden för ett ramavtal löper ut (läs mer om vår tjänst utgående ramavtal!) eller om du tidigt fått reda på att en upphandling kommer att ske. Mera om detta kan man lära sig i Mercells kurs Agilt anbudsarbete.

Även Upphandlingsmyndigheten förordar att den offentlige köparen ska föra dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer. ”På så sätt får upphandlande myndigheter en bättre bild av vilka lösningar som finns eller kan utvecklas. Det kan leda till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar”, konstaterar myndigheten på sin hemsida.


Förarbete inför upphandling

Det som Upphandlingsmyndigheten kallar tidig dialog är en del av det förarbete som alltid bör göras inför en upphandling. Tidig dialog innebär att köparen träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer med syftet att få kunskap om de lösningar som marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån verksamhetens behov.  Du kan själv som leverantör ta initiativ och uppmuntra till detta. Varför inte fråga kommunens eller det kommunala bolagets representanter om och när sådana dialogmöten kommer att hållas.

Att lägga tid och resurser inför en upphandling är en framgångsfaktor, och den tidiga dialogen gör det möjligt att utveckla verksamheten på ett framgångsrikt sätt. En bra dialog kan gå bortom ständiga förbättringar och kanske leda hela vägen till nya och innovativa lösningar.


Region Skåne arbetar systematiskt
En stor offentlig köpare som arbetar systematisk med dialog är Region Skåne

– Dialog skapar bra affärer och ökar antalet inkomna relevanta anbud, hävdar Louise Strand, inköpsdirektör, Region Skåne.

Vi har varit i kontakt med henne samt läst en fristående krönika som hon fick publicerad i Dagens Samhälle nyligen.


Vad vinner ni på att föra dialog med marknadens aktörer?
– Vi lär oss mer om hur den specifika branschen fungerar och dess mekanismer. Dessutom lär vi oss mer om tillgängliga produkter och deras funktioner och får vetskap om vilka produkter som håller på att utvecklas. Denna kunskap använder vi för att skapa upphandlingar som leder till bra affärer, säger Louise Strand. 

– Och så utvecklar vi våra relationer och ökar förståelsen för varandras uppdrag och förutsättningar. Vilket i sin tur ökar förutsättningar för ett gott samarbete under avtalsperioden. 


Dialog under avtalstiden
Just detta betonas också från företagarhåll. Birgitta Laurent, Svenskt Näringsliv, betonar behovet av dialog även när upphandlingen är slutförd och leveransen börjar. Ett kort samtal till leverantören med frågan hur det går skadar aldrig, menar hon.

Hon får medhåll från köparsidan, av Louise Strand, Region Skåne. Här har man till och med utvecklat en process som man använder i olika steg för dialog med marknadens aktörer före, under, och efter konkurrensutsättning. Men det är inte säkert att mindre kommuner och instanser har samma processer för detta, så du som leverantörer behöver själv ta ansvar och kontakta myndigheterna i olika skeden för att inte missa viktigt information.

Louise Strand berättar också att Region Skånes inköpare är kreativa och testar och utvecklar nya metoder, såväl före som under annonsering av upphandlingarna.

– Jag tänker att all dialog som uppfyller EU:s grundläggande principer, och inte förbjuds av LOU, är tillåtet, förklarar hon till sist.

Bo Höglander

 

>> Anmäl dig till vårt nyhetsbrev och få tips, råd och nyheter kring offentlig upphandling.


Andra artiklar som du kanske finner intressanta

Mercell Commerce

Del av Mercellgruppen, en av Europas ledande leverantörer av elektroniska upphandlings- och anbudssystem på den professionella marknaden.

Kontakta oss

Klicka här för att gå till vår support

+46 077 144 02 00
Mercell Commerce | Lindhagensgatan 94, 11218 Stockholm, Sverige