Som väntat måste alla leverantörer till offentlig sektor från och med den 1 april 2019 skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.
Har du som leverantör redan tillgång till ett fungerande system för e-faktura enligt EDI (Electronic Data Interchange) så underlättar det väsentligt. Mer om det nedan i artikeln.
Vi gjorde en koll för att se hur långt ärendet framskridit. En som länge arbetat med frågan för kommunernas räkning är Kerstin Wiss Holmdahl, förbundsjurist, Avdelningen för juridik, Sveriges kommuner och landsting (SKL).
– Lagen antogs den 14 juni 2018 och träder i kraft den 1 april 2019, det vill säga alla inköp som görs från 1 april samt för upphandlingar som påbörjas då, förklarar Kerstin Wiss Holmdahl.
Bygger på EU-direktiv
Lagen implementerar EU:s direktiv om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (2014/55/EU). För att underlätta anpassningen till de nya reglerna föreslås kravet gälla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter att lagen har trätt i kraft den 1 april 2019.
Den nya lagen gäller samtliga inköp som görs via offentlig upphandling och omfattar därmed även direktupphandlingar. Den elektroniska fakturan (e-fakturan) som skickas måste vara i ett godkänt format i enlighet med europeisk standard. OBS: PDF-faktura eller skannade fakturor kommer inte att godkännas.
200 000 företag berörs
Målsättning är att majoriteten av all fakturering i Europa ska ske med e-faktura år 2020. Cirka 200 000 företag i Sverige berörs av det nya lagkravet.
I dag tillämpar många redan e-faktura med hjälp av EDI (Electronic Data Interchange). Då finns flera företag i branschen med fungerande system. Använder man till exempel Visma så är det oftast bara att sätta igång funktionen för EDI-faktura så är det klart. Andra aktörer som har funktioner för e-faktura är Fortknox, Blinfo och Hogia. Dubbelkolla gärna med din leverantör!
Ny myndighet ansvarig
Den nya myndigheten för digital förvaltning, DIGG, tog över ansvaret för e-handelsrelaterade frågor när den startade 1 september i år. Det inkluderar PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) och den nya lagen.
Den standard för e-faktura som rekommenderas i Sverige är PEPPOL BIS Billing 3. Den lever upp till EU-kraven.
Från statligt håll uppmanas myndigheter och offentliga köpare att informera sina leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019. ”Säkerställ att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer. Ställ krav på e-faktura i era upphandlingar”, uppmanar ESV, tidigare ansvarig myndighet, på sin sajt.
De ekonomiska besparingarna för samhället med e-faktura vid offentlig upphandling uppskattas till närmare 1,4 miljarder kronor under en sjuårsperiod. Detta enligt Ardalan Shekarabi, civilminister med ansvar för digitalisering under mandatperioden 2014-2018.