Rydding og digitalisering av personalarkiv

Kort beskrivelse

Oppdragsgiver – Hå kommune – ber om tilbud på levering av tjenester i forbindelse med rydding og digitalisering av personalarkivet.

Leverandøren skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for avlevering til depot, avlevere, samt etablere en web-basert innsynsløsning som en god og sikker hjelp for kommunens ansatte.
Det er et klart mål for kommunen at dette arkivet skal bli tilgjengelig som en historisk base i kommunens sak/arkivsystem (WebSak).
Den valgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Rydding og digitalisering skal skje hos leverandør. Hå kommunes spesifiserte brukere skal fortløpende ha tilgang til personalarkivet under rydde/skanne prosessen. Det forutsettes at saksmapper tatt ut av arkivet raskt kan returneres i elektronisk format, og senest i løpet av neste arbeidsdag. Det forutsettes at kommunen har tilgang til det webbaserte arkivet fra dag én, og at bestilte hastesaker skannes og tilgjengeliggjøres gjennom denne løsningen. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for brukerne, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. Det ferdig skannede papirarkivet skal leveres av leverandør direkte til IKA Rogaland, som er Hå kommune sitt arkivdepot.

Hå kommune har beregnet arkivet til å være ca 45 hyllemeter. Leverandør står selv ansvarlig for å vurdere arkivets omfang. Arkivet vil være åpent for anbudsbefaring etter nærmere avtale 16. og 18. januar 2023, og vi anbefaler tilbydere å benytte seg av muligheten til å besiktige arkivet og dets innhold.