Līgumu mērķis ir saņemt konferenču organizētāja augsta līmeņa profesionālus pakalpojumus, lai atbalstītu BEREC biroju.
Pamatnolīgums(-i) tiks noslēgts(-i) uz sākotnējo 1 gada darbības laiku, sākot no parakstīšanas dienas. Pamatnolīgums(-i) tiks atjaunots(-i) līdz 3 reizēm saskaņā ar tādiem pašiem nosacījumiem, ja vien kāda no līgumslēdzējām pusēm saskaņā ar pamatnolīguma noteikumiem nenosūtīs rakstisku paziņojumu par pretējo.
Uzdevumi, kas jāpilda darbuzņēmējiem, varētu ietvert šādus pakalpojumus:
— pasākumu vadība,
— norises vietas izraudzīšana un rezervēšana,
— uzturēšanās vietas izraudzīšana un rezervēšana pasākuma dalībnieku grupai,
— restorānu izvēle un rezervēšana,
— ēdināšanas pakalpojumu izvēle un pasūtīšana,
— konkrēta pasākuma sociālās/kultūras programmas organizēšana,
— ar pasākumu saistītās zīmolrades un vizuālās identitātes, ietverot grafisko dizainu, nodrošināšana,
— nepieciešamā tehniskā aprīkojuma nomāšana (ja tāds nav pieejams pasākuma norises vietā), tai skaitā visu nepieciešamo materiāltehniskās apgādes un telesakaru pakalpojumu nodrošināšana,
— drukāšanas, kopēšanas un skenēšanas pakalpojumu izvēle un pasūtīšana,
— fotografēšanas, audio un video pakalpojumu izvēle un pasūtīšana, tai skaitā fotomateriālu, audiomateriālu un videomateriālu straumēšana, ierakstīšana un rediģēšana,
— transporta/pārvadājumu pakalpojumu izvēle un organizēšana,
— runātāju, moderatoru un/vai pasniedzēju izvēle un nolīgšana konkrētiem pasākumiem,
— rakstiskās un/vai mutiskās tulkošanas, tai skaitā zīmju valodas tulkošanas, pakalpojumu izvēle un organizēšana,
— piezīmju veikšanas pakalpojumu vai ar pasākumiem saistītu dokumentu sagatavošanas pakalpojumu izvēle un organizēšana,
— komunikācijas / sabiedrisko attiecību pakalpojumu izvēle un organizēšana, tai skaitā sabiedrības informētības palielināšanas kampaņu, publisku iztauju, atklātu sēžu, sabiedriskās apspriešanas vai citu publisku pasākumu organizēšana,
— dokumentu vākšana, apkopošana un izplatīšana, tostarp izmantojot īpašus IT rīkus,
— transporta, uzturēšanās un citu tādu izdevumu atlīdzības pieteikumu vākšana un apstrāde, kas radušies to personu braucienu laikā, kuras apmeklējušas BEREC vai BEREC biroja pasākumus,
— jebkādi citi atbalsta pasākumi saistībā ar BEREC biroja organizētajiem pasākumiem,
— ar pasākumu organizēšanu saistītā pagaidu apkalpojošā personāla, tai skaitā ar pasākumiem saistīto palīgu, nodrošināšana,
— apsekojumu / tirgus izpētes veikšana attiecībā uz potenciālajiem pasākumiem, kurus līgumslēdzējai iestādei, iespējams, būs jāorganizē vai kuru organizēšanā tai būs jāpiedalās.