Sopimusten tavoitteena on korkeatasoisten ammattimaisten konferenssinjärjestämispalvelujen hankkiminen Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelimen viraston (BEREC-virasto) tukemiseksi.
Puitesopimus (puitesopimukset) tehdään aluksi yhdeksi vuodeksi niiden allekirjoituspäivästä alkaen. Puitesopimus (puitesopimukset) uusitaan korkeintaan kolme kertaa samojen ehtojen mukaisesti, ellei jompikumpi sopimusosapuolista ilmoita kirjallisesti sopimuksen uusimatta jättämisestä puitesopimuksessa esitettyjen ehtojen mukaisesti.
Sopimusosapuolten suorittamiin tehtäviin voi kuulua seuraavanlaisia palveluja:
— tapahtumien hallinnointi,
— tapahtumapaikan valitseminen ja varaaminen,
— majoitustilojen valitseminen ja yhteisvaraus tapahtuman osallistujia varten,
— ravintoloiden valitseminen ja pöytävarausten tekeminen,
— ateriapalvelujen valitseminen ja tilaaminen,
— tapahtuman oheis-/kulttuuriohjelman järjestäminen,
— tapahtuman tuotteistamisen ja visuaalisen ilmeen toimittaminen, mukaan luettuna graafinen suunnittelu,
— tarvittavien teknisten laitteiden vuokraaminen (mikäli niitä ei ole saatavilla tapahtumapaikalla), mukaan luettuna tarvittavien logistiikka- ja televiestintäpalvelujen toimittaminen,
— tulostus-, kopiointi- ja skannauspalvelujen valitseminen ja tilaaminen,
— valokuvaus-, ääni- ja videopalvelujen (muun muassa suoratoisto ja tallennus sekä valokuva-, ääni- ja videomateriaalien editointi) valitseminen ja tilaaminen,
— liikenne-/kuljetuspalvelujen valitseminen ja järjestäminen,
— puhujien, juontajien ja/tai kouluttajien valitseminen ja palkkaaminen tapahtumiin,
— käännös- ja/tai tulkkauspalveluiden (mukaan luettuna viittomakielen tulkkaus) valitseminen ja järjestäminen,
— muistiinpanoja ja tapahtumiin liittyvien asiakirjojen laatimista koskevien palvelujen valitseminen ja järjestäminen,
— viestintä-/suhdetoimintapalvelut (mukaan luettuina julkisten tiedotuskampanjoiden järjestäminen, julkiset jälkiarvioinnit, julkiset kuulemiset, julkiset konsultoinnit ja muut julkiset tapahtumat),
— asiakirjojen kerääminen, kokoaminen ja jakelu, muun muassa tietoteknisten erityistyökalujen avulla,
— BERECin ja BEREC-viraston tapahtumiin osallistuvien henkilöiden tekemien matkojen yhteydessä aiheutuneiden matka- ja oleskelukustannusten sekä muiden kulujen korvaamista koskevien hakemusten kerääminen ja käsitteleminen,
— mitkä tahansa muut tukipalvelut, jotka liittyvät BEREC-viraston järjestämiin tapahtumiin,
— tilapäisen palveluhenkilöstön (mukaan luettuna tapahtuma-avustajat) toimittaminen tapahtumien järjestämistä varten,
— niitä mahdollisia tapahtumia koskevien selvitysten/markkinatutkimusten suorittaminen, jotka hankintaviranomainen saattaa järjestää tai joiden järjestämiseen hankintaviranomainen saattaa osallistua.