Sutarčių tikslas – įsigyti aukšto lygio profesionalaus konferencijų organizatoriaus paslaugas siekiant remti EERRI biurą.
Preliminarioji (-iosios) sutartis (-ys) bus iš pradžių sudaryta (-os) 1 metams nuo jų pasirašymo dienos. Preliminarioji (-iosios) sutartis (-ys) bus atnaujinama (-amos) ne daugiau nei 3 kartus tomis pačiomis sąlygomis, jei viena iš perkančiųjų organizacijų nenusiunčia kitai raštiško pranešimo pagal preliminariojoje sutartyje pateiktas nuostatas.
Užduotys, kurias vykdys rangovai, gali apimti šias paslaugas:
— renginių valdymą,
— vietos parinkimą ir rezervavimą,
— renginio dalyviams skirto apgyvendinimo vietos parinkimą ir išankstinį užsakymą,
— restoranų parinkimą ir rezervavimą,
— aprūpinimo maistu ir gėrimais paslaugų parinkimą ir užsakymą,
— socialinės / kultūrinės renginio programos organizavimą,
— renginio savitumo ir vaizdinės tapatybės, įskaitant grafinį dizainą, užtikrinimą,
— būtinos techninės įrangos (jei tokios nėra vietoje) nuomojimą, įskaitant visų būtinų logistikos ir telekomunikacijų paslaugų teikimą,
— spausdinimo, kopijavimo ir skenavimo paslaugų parinkimą ir užsakymą,
— fotografijos ir garso bei vaizdo paslaugų parinkimą ir užsakymą, įskaitant srautinį duomenų siuntimą, nuotraukų ir garso bei vaizdo medžiagos įrašymą ir redagavimą,
— transporto / pervežimo paslaugų parinkimą ir organizavimą,
— pranešėjų, moderatorių ir (arba) renginių instruktorių parinkimą ir samdą,
— vertimo raštu ir (arba) vertimo žodžiu paslaugų parinkimą ir organizavimą, įskaitant vertimą į gestų kalbą,
— pastabų užsirašymo arba renginių dokumentų rengimo paslaugų parinkimą ir organizavimą,
— komunikacijos / viešųjų ryšių paslaugų parinkimą ir organizavimą, įskaitant visuomenės informavimo didinimo kampanijų, viešo dalijimosi informacija apie rezultatus, viešų (teismo) posėdžių, viešųjų konsultacijų arba kitų viešų renginių organizavimą,
— dokumentų rinkimą, kompiliavimą ir platinimą, įskaitant specialiųjų IT priemonių taikymą,
— paraiškų dėl kelionės, pragyvenimo ir kitų išlaidų, kurias patyrė asmenys kelionių metu dalyvaudami EERRI ir EERRI biuro renginiuose, kompensavimo rinkimą ir apdorojimą,
— bet kokias kitas paramos paslaugas, susijusias su EERRI biuro organizuojamais renginiais,
— laikinojo personalo renginiams organizuoti parūpinimą, įskaitant asistentus renginių metu,
— apklausų / rinkos tyrimų apie galimus renginius, kuriuos perkančioji organizacija gali (bendrai) organizuoti, vykdymą.