Formålet med kontrakterne er at få udført tjenesteydelser af en professionel konferencearrangør på højt plan til støtte for BEREC-kontoret.
Rammekontrakten/-kontrakterne vil blive indgået for en indledende periode på 1 år fra datoen for underskrivelse. Rammekontrakten/-kontrakterne fornys op til 3 gange på de samme betingelser, medmindre en skriftlig meddelelse om det modsatte fremsendes af 1 af de kontraherende parter i overensstemmelse med bestemmelserne i rammekontrakten.
Opgaverne, der skal udføres af kontrahenterne, kan omfatte følgende tjenester:
— styring af arrangementer
— valg og reservation af lokalitet
— valg og samlet bestilling af logi for deltagere i arrangementerne
— valg og reservation af restauranter
— valg og bestilling af catering
— tilrettelæggelse af det sociale/kulturelle program for arrangementet
— udarbejdelse af brandingmateriale og visuel identitet, deriblandt grafisk design
— rekruttering af det nødvendige tekniske udstyr, hvis det ikke findes på stedet, herunder levering af al nødvendig logistik og telekommunikation
— valg og bestilling af trykning, kopiering og scanning
— valg og bestilling af foto- og av-tjenesteydelser, herunder streaming, optagelse og redigering af billed- og av-materialer
— valg og tilrettelæggelse af transport/afhentning
— valg og bestilling af talere, mødeledere og/eller undervisere til arrangementerne
— valg og tilrettelæggelse af oversættelse og/eller tolkning, herunder døvetolkning
— valg og tilrettelæggelse af referattagning eller tjenesteydere, der kan udarbejde dokumenter om arrangementet
— valg og tilrettelæggelse af kommunikation/pr, herunder tilrettelæggelse af bevidstgørelseskampagner, offentlige informationsmøder, offentlige møder, offentlige høringer eller andre offentlige arrangementer
— indsamling, sammensætning og distribuering af dokumenter, herunder anvendelse af specifikke it-værktøjer
— indsamling og behandling af ansøgninger om godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter samt andre udgifter i forbindelse med rejser foretaget af personer, der deltager i BEREC's og BEREC-kontorets arrangementer
— anden støtte i forbindelse med arrangementer tilrettelagt af BEREC-kontoret
— levering af midlertidigt ansatte til arrangementstilrettelæggelse, herunder aktivitetsassistenter
— udførelse af rundspørger/markedsundersøgelser om potentielle arrangementer, som den ordregivende myndighed kunne afholde eller være med til at afholde.