Syftet med kontrakten är att förvärva tjänster från en fackmässig konferensarrangör på hög nivå för stöd till Berec-byrån.
Ramavtalet/ramavtalen kommer att slutas för en inledande löptid på 1 år från och med datumet för undertecknande. Ramavtalet/ramavtalen kommer att förlängas upp till 3 gånger på samma villkor, om inte ett skriftligt meddelande om motsatsen avsänds av en av kontraktsparterna i enlighet med bestämmelserna i ramavtalet.
De uppgifter som ska utföras av uppdragstagarna kan inbegripa följande tjänster:
— Hantering av evenemang.
— Val och bokning av lokaler.
— Val och gruppbokning av inkvartering för evenemangsdeltagare.
— Val och bokning av restauranger.
— Val och beställning av av cateringtjänster.
— Anordnande av evenemangets sociala/kulturella program.
— Tillhandahållande av märkesprofilering och visuell identitet för evenemanget, inbegripet grafisk utformning.
— Hyra av nödvändig teknisk utrustning, om sådan inte finns tillgänglig på platsen för evenemanget, inbegripet tillhandahållande av alla nödvändiga logistiktjänster och telekommunikationstjänster.
— Val och beställning av tjänster avseende tryck, kopiering och skanning.
— Val och beställning av fotografiska och audiovisuella tjänster och videotjänster, inbegripet direktuppspelning, inspelning och redigering av fotografiskt samt audiovisuellt materiel och videomaterial.
— Val och organisation av transporttjänster/förflyttningstjänster.
— Val och anlitande av föredragshållare, moderatorer och/eller utbildare för evenemangen.
— Val och organisation av översättningstjänster och/eller tolkningstjänster, inbegripet teckenspråkstolkning.
— Val och organisation av anteckningstjänster eller tjänster för utarbetandet av evenemangsdokument.
— Val och organisation av kommunikationstjänster/pr-tjänster, inbegripet anordnande av kampanjer för att öka allmänhetens medvetenhet, offentliga avrapporteringar, offentliga utfrågningar, offentliga samråd eller andra offentliga evenemang.
— Insamling, sammanställning och distribution av dokument, inbegripet genom användning av specifika IT-verktyg.
— Insamling och behandling av ansökningar om ersättning för resor, uppehälle och andra kostnader i samband med resor som görs av personer som deltar vid evenemang anordnade av Berec och Berec-byrån.
— Andra stödtjänster med anknytning till de evenemang som anordnas av Berec-byrån.
— Tillhandahållande av tillfällig tjänstepersonal för anordnande av evenemang, inklusive evenemangsassistenter.
— Genomförande av undersökningar/marknadsundersökningar om eventuella evenemang som den upphandlande myndigheten kan komma att (sam)organisera.