Celem przedmiotowych umów jest nabycie usług organizatora konferencji branżowych wysokiego szczebla w celu zapewnienia wsparcia na rzecz Urzędu BEREC.
Umowy ramowe zostaną początkowo zawarte na 1 rok, licząc od dnia ich podpisania. Przedmiotowe umowy ramowe będą wznawiane maksymalnie 3 razy na takich samych warunkach, o ile jedna ze stron nie prześle pisemnego powiadomienia stanowiącego inaczej, zgodnie z przepisami określonymi w danej umowie ramowej.
Zadania do zrealizowania przez wykonawców mogą obejmować następujące usługi:
— zarządzanie wydarzeniami,
— dobór i rezerwacje obiektów,
— dobór i rezerwacje grupowe zakwaterowania dla uczestników wydarzenia,
— dobór i rezerwacje restauracji,
— dobór i zamawianie usług gastronomicznych,
— organizację programu towarzysko-kulturalnego towarzyszącego wydarzeniu,
— opracowywanie marki i identyfikacji wizualnej wydarzenia, w tym projektowanie oprawy graficznej,
— wynajem potrzebnego sprzętu technicznego, jeśli nie jest on dostępny w obiekcie, wraz ze świadczeniem wszystkich wymaganych usług logistycznych i telekomunikacyjnych,
— dobór i zlecanie usług drukowania, kopiowania i skanowania,
— dobór i zlecanie usług fotograficznych i audiowizualnych, w tym usług transmisji strumieniowej, rejestracji i edycji materiałów fotograficznych i audiowizualnych,
— dobór i organizację usług transportu/przewozu,
— dobór i najmowanie prelegentów, moderatorów i/lub instruktorów na potrzeby wydarzeń,
— dobór i organizację usług tłumaczeń pisemnych i/lub ustnych, w tym tłumaczeń w zakresie języka migowego,
— dobór i organizację usług sporządzania notatek lub usług sporządzania projektów dokumentów związanych z wydarzeniami,
— dobór i organizację usług z zakresu komunikacji/public relations, w tym organizację kampanii uświadamiających, publicznego składania sprawozdań, wysłuchań publicznych, konsultacji publicznych i innych wydarzeń o charakterze publicznym,
— gromadzenie, zestawianie i rozpowszechnianie dokumentów, w tym z zastosowaniem określonych narzędzi informatycznych,
— gromadzenie i przetwarzanie wniosków o zwrot kosztów podróży, utrzymania i innych wydatków ponoszonych w trakcie podróży przez uczestników wydarzeń organizowanych przez BEREC i Urząd BEREC,
— inne usługi wsparcia w związku z wydarzeniami organizowanymi przez Urząd BEREC,
— zapewnienie tymczasowego personelu do obsługi organizowanych wydarzeń, w tym personelu pomocniczego,
— przeprowadzanie ankiet/badań rynku na temat wydarzeń, których organizatorem lub współorganizatorem mogłaby zostać instytucja zamawiająca.