Lepingute eesmärk on hankida BERECi büroo toetamiseks väga heal tasemel professionaalse konverentside korraldaja teenuseid.
Raamleping(ud) sõlmitakse esialgu 1 aastaks arvestatuna nende allkirjastamise kuupäevast. Lepinguid uuendatakse maksimaalselt 3 korda samadel tingimustel, v.a juhul, kui 1 lepinguosalistest saadab vastupidise kirjaliku teate kooskõlas raamlepingus sätestatud tingimustega.
Töövõtjate täidetavad ülesanded võivad hõlmata järgmisi teenuseid:
— ürituste korraldamine;
— toimumiskoha valimine ja broneerimine;
— üritusel osalejate majutamise koha väljavalimine ja plokkbroneerimine;
— restoranide valik ja reserveerimine;
— toitlustusteenuste valik ja tellimine;
— ürituse sotsiaalse/kultuurilise programmi korraldamine;
— ürituse tootemargi ja visuaalse identiteedi kujundamise, sh graafilise kujundamise tagamine;
— vajalike tehniliste seadmete üürimine (kui neid kohapeal ei ole), sh kõigi vajalike logistiliste ja kaugsideteenuste osutamine;
— printimis-, kopeerimis- ja skaneerimisteenuste valik ning tellimine;
— foto- ja audiovideoteenuste valik ning tellimine, sh foto- ja audiovideomaterjalide voogedastus, salvestus ning toimetamine;
— veo-/transfeerteenuste valik ning korraldamine;
— ürituste jaoks esinejate, väitlusjuhtide ja/või koolitajate valik ning tellimine;
— kirjaliku ja/või suulise tõlke (sh viipekeele) teenuste valik ning korraldamine;
— märkmete tegemise teenuste või ürituste dokumentide koostamise teenuste valik ning korraldamine;
— teabe-/suhtekorraldusteenuste valik ning korraldamine, sh avalikkuse teadlikkuse parandamise kampaaniate, avalikkusele infotundide, avalike arutelude, avalikkusega kooskõlastamise või muude avalike ürituste korraldamine;
— dokumentide kogumine, koostamine ja jaotamine, sh sihtotstarbeliste IT-vahendite kasutamise abil;
— reisi-, ülalpidamis- ning muude BERECi ja BERECi büroo üritustel osalemiseks isikute poolt reisi jooksul tehtud kulutuste hüvitamise taotluste kogumine ja töötlemine;
— kõik muud BERECi büroo korraldatavate üritustega seonduvad tugiteenused;
— ürituste korraldamiseks ajutiste töötajate (sh ürituste korraldamise abide) tagamine;
— võimalike hankija (kaas-)korraldatavate ürituste kohta (turu-)uuringute tegemine.