Ziel der Aufträge ist die Beschaffung von Dienstleistungen von hoch qualifizierten professionellen Konferenzveranstaltern zur Unterstützung des GEREK-Büros.
Der Rahmenvertrag/die Rahmenverträge wird/werden zunächst für eine Laufzeit von 1 Jahr ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung geschlossen. Der Rahmenvertrag/die Rahmenverträge wird/werden zu den gleichen Bedingungen bis zu 3 Mal verlängert, sofern keine gegenteilige schriftliche Mitteilung durch 1 der Vertragsparteien gemäß den Bestimmungen des Rahmenvertrags versandt wird.
Die durch den Auftragnehmer auszuführenden Aufgaben können folgende Dienstleistungen umfassen:
— Veranstaltungsmanagement,
— Auswahl und Reservierung der Veranstaltungsorte,
— Auswahl und Sammelbuchung der Unterkunft für Teilnehmer der Veranstaltungen,
— Auswahl und Reservierung von Restaurants,
— Auswahl und Bestellung von Verpflegungsdienstleistungen,
— Organisation eines sozialen/kulturellen Programms für die Veranstaltung,
— Bereitstellung des Brandings und des Erscheinungsbilds der Veranstaltung, einschließlich Grafikdesign,
— Anmieten der erforderlichen technischen Ausrüstung, falls am Veranstaltungsort nicht verfügbar, einschließlich Bereitstellung aller erforderlichen Logistik- und Telekommunikationsdienstleistungen,
— Auswahl und Bestellung von Druck-, Kopier- und Scandiensten,
— Auswahl und Bestellung von Foto- und Audio-/Videodienstleistungen, einschließlich Streaming, Aufzeichnung und Nachbearbeitung des Foto- und Audio-/Videomaterials,
— Auswahl und Organisation von Transport-/Transferdienstleistungen,
— Auswahl und Beauftragung von Referenten, Moderatoren und/oder Dozenten für die Veranstaltungen,
— Auswahl und Organisation von Übersetzungs- und/oder Dolmetschdienstleistungen, einschließlich Gebärdendolmetschen,
— Auswahl und Organisation von Dienstleistungen für die Erstellung von Aufzeichnungen oder die Ausarbeitung von Veranstaltungsdokumenten,
— Auswahl und Organisation von Kommunikations-/PR-Diensten, einschließlich der Organisation von Kampagnen für die Sensibilisierung der Öffentlichkeit, öffentlichen Besprechungen, öffentlichen Anhörungen, öffentlichen Beratungen oder anderen öffentlichen Veranstaltungen,
— Erhebung, Zusammenstellung und Verteilung von Dokumenten, einschließlich durch spezielle IT-Tools,
— Sammlung und Bearbeitung der Anträge auf Erstattung der Reise-, Aufenthalts- und sonstigen Kosten im Zuge der Reisen von Personen, die an Veranstaltungen des GEREK und des GEREK-Büros teilnehmen,
— weitere Unterstützungsleistungen im Zusammenhang mit den vom GEREK-Büro organisierten Veranstaltungen,
— Bereitstellung von temporärem Servicepersonal für die Veranstaltungsorganisation, einschließlich Veranstaltungsassistenten,
— Durchführung von Umfragen/Marktforschung über mögliche Veranstaltungen, die der öffentliche Auftraggeber (mit-)organisieren könnte.