Oslo musikk- og kulturskole har i dag ulike løsninger for å administrere skolens aktiviteter. Skolen har behov for en felles løsning og at fagprogrammet blir installert med integrasjoner mot andre aktuelle fagsystemer.
OMK er som landets største kulturskole en meget sammensatt virksomhet som trenger et program med stor fleksibilitet og brukervennlighet. Løsningen må kunne håndtere alt fra søknad og elevopptak, til kunder som kjøper timer og salg av undervisning. Andre funksjoner vil være timeplanmodul hvor lærere spredt over hele byen kan skrive sine timeplaner og redigere disse via web. Elever må kunne bekrefte videreføring av elevplass, melde fravær, søke permisjoner etc. Løsningen må kunne tilby en faktureringsmodul som i tillegg til fakturering av ulike elevplasser og kursplasser, også omfatter utleie av instrumenter og utstyr, samt salg av timer til kunder.
Prosesser som ønskes digitalisert er:
•Søknadsprosess
•Opptaksprosess (plassbekreftelse og akseptering av denne)
•Videreføring av elevplass
•Håndtering av ventelister
•Timeplanlegging, inkludert rom/ressurstildeling/utstyrsbooking
•Fakturering og betaling (e-faktura, e-handel, betaling via Internett)
•Melding om fravær/sykdom
•Administrasjon av utlån av utstyr/instrumenter
•Utmelding