MAXIMA LT, UAB KONKURSAS RENGINIŲ ORGANIZAVIMO PASLAUGOMS ĮSIGYTI

Kort beskrivning

1. SĄVOKOS

1.1. Bendrovė – MAXIMA LT, UAB, juridinio asmens kodas 123033512, buveinės adresas Naugarduko g. 84, Vilnius.

1.2. Konkursas – Bendrovės nustatytomis sąlygomis ir tvarka organizuojamas konkursas, kurio tikslas – išsirinkti pagrindinį (-ius) partnerį (-ius) renginių organizavimo paslaugų teikimui.

1.3. Pirkimas – Konkurso nustatytomis sąlygomis ir tvarka geriausią Pasiūlymą pateikusio Tiekėjo paslaugų užsakymas ir priėmimas.

1.4. Paslaugos – tai, kaip numatyta taisyklių 2.1. punkte, ir kurios skirtos tiesiogiai ar netiesiogiai tenkinti Bendrovės vidinius veiklos poreikius.

1.5. Pasiūlymas – Pagal Bendrovės nustatytas Sąlygas bei terminus Tiekėjo raštu pateiktų dokumentų ir elektroninėmis priemonėmis pateiktų duomenų visuma, įskaitant Bendrovės ir Tiekėjo susirašinėjimo metu pateiktą informaciją bei derybų metu nurodytas sąlygas.

1.6. Tiekėjas – tai bet kuris privatus juridinis asmuo, viešasis juridinis asmuo ar tokių asmenų grupė, galintis pasiūlyti ar siūlantis Paslaugas.

1.7. Techninė konkurso specifikacija – dokumentas, kuriame tiksliai ir aiškiai apibūdinami Tiekėjui bei jo personalui taikomi kvalifikaciniai reikalavimai, Pasiūlymų vertinimo metodika/kriterijai.

1.8. Sutartis – taisyklėse numatytomis sąlygomis ir tvarka tarp Tiekėjo, pateikusio geriausiai įvertintą Pasiūlymą, ir Bendrovės sudaroma sutartis dėl Pirkimo objekto. Bendrovė pasilieka teisę atsisakyti sudaryti sutartį su Tiekėju.

1.9. Mercell (http://lt.mercell.com) – internetinė pirkimų sistema, kuri leidžia visą Bendrovės pirkimo procesą – nuo skelbimo patalpinimo iki sutarties pasirašymo – perkelti į elektroninę erdvę.

1.10. Kitos sąvokos, nurodytos šiose taisyklėse.


2. RENGINIŲ ORGANIZAVIMO PASLAUGOS


2.1. Paslaugas sudaro:

2.1.1.Renginių organizavimas tikslinėms auditorijoms:

2.1.1.1. IŠORINEI: naujų infrastruktūros objektų atidarymai, veiklos pristatymo renginiai pirkėjams ir kiti Bendrovės rengiami renginiai partneriams, tiekėjams, bendruomenėms, žiniasklaidai, studijų mugės ar kiti panašūs įmonę reprezentuojantys renginiai.
2.1.1.2 VIDINEI: šventės ir kiti renginiai Bendrovės darbuotojams.

2.1.2. Renginio koncepcijos, temos idėjų pasiūlymų pateikimas.
2.1.3. Renginio scenarijaus ir programos parengimas.
2.1.4. Renginio moderatoriaus arba vedėjo paieška, jo kalbos kūrimas.
2.1.5. Renginio programos režisūra, koordinavimas ir techninis – organizacinis aptarnavimas (pvz., asistentų darbas).
2.1.6. Renginio programos atlikėjų paieška, jų supažindinimas su scenarijumi/programa ir paruošimas Renginio programai.
2.1.7. Konferencijos pranešėjų paieška, jų pranešimų kokybės užtikrinimas, turinio priežiūra, apgyvendinimo ir užimtumo organizavimas.
2.1.8. Renginio programai reikalingų priemonių/inventoriaus paieška, kūrybos ir gamybos užsakymas, nuoma, logistikos užsakymas.
2.1.9. Renginio vietos, patalpų paieška ir užsakymas.
2.1.10. Renginio techninio aptarnavimo (įgarsinimo, apšvietimo, filmavimo, fotografavimo, vertimo į ir iš užsienio kalbas, prezentacijoms skirtų priemonių užsakymas) paslaugų paieška ir užsakymas.
2.1.11. Renginio patalpų apipavidalinimo (dekoracijų, rekvizito, inventoriaus ir kt.) gamybos arba nuomos užsakymas.
2.1.12. Renginio dalyvių aptarnavimo (maitinimo, transporto, higienos priemonių ir kt.) paslaugų tiekėjų paieška ir užsakymas.
2.1.13. Kitos su aukščiau nurodytomis paslaugomis susijusios paslaugos.

3. PASIŪLYMŲ PATEIKIMO PROCESAS IR TERMINAI, LAIMĖTOJO NUSTATYMAS

3.1.Tiekėjai, norintys dalyvauti Konkurse, turi pateikti Paraiškas sistemoje „Mercell“ iki 2026 m. vasario 17 d. imtinai.
3.2. Paraišką sudaro Tiekėjo raštu pateiktų dokumentų visuma:

3.2.1. Tiekėjo ir jo personalo kvalifikaciją įrodantys dokumentai, nurodyti Techninės specifikacijos 1 punkte.
3.2.2. Siūlomas Paslaugų apmokėjimo modelis (valandinis, projektinis ar kt.), kuriame išsamiai įvardijami paslaugų teikimo įkainiai eurais.
3.2.3. Kūrybinės užduoties specifikacijos įgyvendinimą pagrindžiantys dokumentai, nurodyti Kūrybinės užduoties specifikacijoje (jei tokių yra).

3.3. Pateikdamas Pasiūlymą, Tiekėjas sutinka su Konkurso sąlygomis bei patvirtina, kad jo Pasiūlyme pateikta informacija yra teisinga.
3.4. Visa Tiekėjo Konkurso metu parengta ir pristatyta medžiaga, kuri parengta remiantis Bendrovės suteikta informacija, laikoma Bendrovės nuosavybe ir yra konfidenciali bei negali būti viešai platinama, nebent šalys raštu susitaria kitaip.
3.5. Konkurse dalyvaujančių, tačiau Sutarties pagrindu nepasirinktų Tiekėjų pateiktos idėjos, kurioms parengti nebuvo naudojama Bendrovės suteikta informacija, priklauso jas sukūrusiems Tiekėjams.
3.6. Pateikdamas Paraišką, Tiekėjas sutinka su šiomis sąlygomis bei patvirtina, kad jo Paraiškoje pateikta informacija yra teisinga ir apima viską, ko reikia tinkamam Paslaugų teikimui.
3.7. Tiekėjai gali pateikti tik vieną Paraišką. Jeigu Tiekėjas pateikia daugiau nei vieną Paraišką, visos Tiekėjo pateiktos Paraiškos bus atmetamos.
3.8. Tiekėjai Paraiškoje turi nurodyti, kokia Paraiškoje pateikta informacija yra konfidenciali. Bendrovė negali atskleisti Tiekėjo pateiktos informacijos, kurią Tiekėjas pateikė kaip konfidencialią. Informacija, kurią viešai skelbti įpareigoja Lietuvos Respublikos įstatymai, negali būti Tiekėjo nurodoma kaip konfidenciali.
3.9. Paraiškoje nurodoma siūloma Paslaugų kaina pateikiama eurais. Apskaičiuojant kainą, turi būti atsižvelgta į visą šių taisyklių 2.1. punkte nurodytą Paslaugų kiekį, kainos sudėtines dalis, į techninės specifikacijos reikalavimus, kitas Tiekėjo išlaidas.
3.10. Bendrovė turi teisę pratęsti Paraiškų pateikimo terminą. Apie naują Paraiškų pateikimo terminą Bendrovė privalo informuoti Tiekėjus.
3.11. Tiekėjas iki galutinio Paraiškų pateikimo termino turi teisę pakeisti arba atšaukti savo pasiūlymą bei turi teisę paprašyti Bendrovės paaiškinti Paslaugų pirkimo sąlygas per Mercell sistemą.
3.12. Iškilus klausimams dėl Paraiškų turinio, Paslaugų kainos ar kitų su Paraiškos nagrinėjimu susijusių klausimų, Bendrovei raštu paprašius, Tiekėjai privalo per Bendrovės nustatytą terminą raštu pateikti papildomus paaiškinimus, nekeisdami Paraiškos bei jose pateikiamo pasiūlymo esmės.
3.13. Paraiškų vertinimo kriterijus, nurodytus Techninės specifikacijos 1, 2, 3 punktuose, atitikę Tiekėjai, nesant nei vienai iš Paraiškos atmetimo sąlygų, nurodytų Techninės specifikacijos 3.2. punkte, Bendrovės gali būti pakviesti Paraiškas pristatyti žodžiu.
3.14. Bendrovės neatmestos Paraiškos vertinamos pagal Techninės specifikacijos 2 ir 3.1. punktuose nurodytus kriterijus.
3.15. Išnagrinėjusi, įvertinusi bei palyginusi pateiktas Tiekėjų Paraiškas, Bendrovė Konkurso laimėtoją pripažįsta teisės aktų bei šių taisyklių nustatyta tvarka. Bendrovė, priėmusi sprendimą dėl laimėjusios Tiekėjo Paraiškos, apie šį sprendimą praneša kiekvienam Paraišką   pateikusiam   Tiekėjui   Paraiškose    nurodytu    elektroniniu    paštu    iki  2026 m. kovo 9 d.
3.16. Su Konkursą laimėjusiu Tiekėju bus pasirašyta Renginių organizavimo paslaugų teikimo sutartis (toliau – Sutartis), kuri galios metus nuo pasirašymo dienos.
3.17. Bendrovė patvirtina, kad Konkursas nepažeidžia lygiateisiškumo, nediskriminavimo, skaidrumo, abipusio pripažinimo, proporcingumo principų ir konfidencialumo bei nešališkumo reikalavimų.


4. KONTAKTINIS ASMUO VISAIS SU KONKURSU SUSIJUSIAIS KLAUSIMAIS

Indrė Jankevičiūtė
MAXIMA LT, UAB vidinės komunikacijos vadybininkė
Mob. tel.: +370 659 32930
El. paštas: [email protected]

Visus kylančius klausimus kviečiame užduoti per Mercel sistemą iki vasario 9 dienos.


1. KVALIFIKACINIAI REIKALVIMAI TIEKĖJUI IR JO PERSONALUI 

Eil. Nr.	Reikalavimai kvalifikacijai	Pateikiami dokumentai
1.1	Tiekėjo vidutinė konsoliduota metinė apyvarta per pastaruosius 3 (tris) finansinius metus yra ne mažesnė negu 500 tūkst. eurų.	Pastarųjų 3 (trejų) finansinių metų pelno (nuostolio) ataskaitų arba lygiaverčių dokumentų kopijos.
1.2	Tiekėjo patirtis organizuojant renginius, kuriuose dalyvavo ne mažiau kaip 1000 žmonių.	Organizuotų renginių sąrašas.
1.3	Projektų vadovai, kurie, Sutarties sudarymo atveju, bus skiriami Sutarties vykdymui, turi turėti ne trumpesnę nei 5 metų patirtį dirbant renginių organizavimo srityje.	Siūlomos komandos CV.

 2. PASIŪLYMŲ VERTINIMO KRITERIJAI

2.1. Pateikti Pasiūlymai bus vertinami atsižvelgiant į šiuos kriterijus:

2.1.1. Atliktos kūrybinės užduoties aktualumą Bendrovės komandai, novatoriškumą, efektyvių sprendimų pasitelkimą.
2.1.2. Paslaugų apmokėjimo modelį bei pateiktus Paslaugų teikimo įkainius eurais.
2.1.3.Atitikimą Techninės konkurso specifikacijos 1 punkte keliamiems kvalifikaciniams reikalavimams Tiekėjui ir jo komandai.



3.1. Kūrybinė užduotis:  Sukurti Bendrovės vasaros šventės idėją ir jos išpildymą. Idėja turi būti orientuota į „Maxima“ prekės ženklo stiprinimą organizacijos viduje. Būdami didžiausias darbdavys Lietuvoje, siekiame, kad renginio turinys būtų naudingas ir šventės dalyviams, ir Bendrovei. Kuriant šventės idėją didelis dėmesys turi būti skirtas „Maximos“ kaip komandos stiprinimui, darbuotojų įsitraukimui ir dalyvavimui, taip pat – prekės ženklo atpažįstamumui.

3.2. Pasiūlymas turi apimti:

3.2.1. Idėjos/koncepcijos išgryninimą ir pagrindimą, kodėl siūloma būtent tokia šventė, kaip ji siejasi su „Maximos“ kryptimi „Sėkmingi kartu“ (apibrėžta žemiau), kaip išnešime žinutę apie šią kryptį.
3.2.2. Šventės temą.
3.2.3. Scenarijaus ir veiklų pristatymą (įskaitant atlikėjus, galimus vedėjus).
3.2.4. Preliminarių vizualinių sprendimų pristatymą.
3.2.5. Renginio vietos (-ų) pasiūlymus.
3.2.6. Logistiką, t. y. transportą į šventę ir iš jos, turint omenyje, kad šventės dalyviai yra iš visos Lietuvos (apie 70 išvykimo miestų/vietų);
3.2.7. Numatomą preliminarų biudžetą (neviršijant 450 000 eurų + PVM).

3.3. Pasiūlymą formuoti 2000 žmonių skaičiui.
3.4. Renginio vieta turi būti patogi atvykstantiems dalyviams iš visos Lietuvos.
3.5. Renginio trukmė: 1 diena (be nakvynės).
3.6. Renginio dalyviai: parduotuvių, gamybos cechų, sandėlių bei ofiso darbuotojai, įvairaus amžiaus (nuo 20 iki 70 metų), didžioji dalis 25-60 metų.  
3.7. Renginys turi būti toks, kad jo koncepcijos nebūtų galima panaudoti jokiai kitai įmonei (didelį dėmesį skirti mūsų vizualiniam identitetui, išnaudoti mūsų prekės ženklus – integruoti juos į veiklas, taip pat, kad visi šventės dalyviai šventėje būtų įsitraukę ir kurtų stipresnę „Maximą“ po metų).
3.8. Šventę orientuoti į vieną iš mūsų darbdavio krypčių, kuriomis veikiame įmonės viduje –sėkmingi kartu. Kryptis apie veikimą komandoje (chebroje): esame susivokę, atsakingi, pasitikintys savimi ir kaifuojantys nuo to, ką darome.

3.9. Reikalavimai kūrybinės užduoties pateikimui:
3.9.1. Kūrybinė užduotis turėtų būti pateikta lietuvių kalba, ne daugiau nei 30 skaidrių ppt formatu.