Kaarinan kaupungin käsipyyhepalvelun hankinta

Kort beskrivning

Hankittava palvelu on käsipyyhepalvelu Kaarinan kaupungin kohteisiin ajalle 1.1.2026-31.12.2027, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiolla (1.1.2028-31.12.2028 ja 1.1.2029-31.12.2029). Optiokausien käyttöönotosta tehdään erilliset päätökset.
Arvioidut käyttömäärät vuoden 2025 aikana
- käsipyyheannostelijoita 713 kpl
- rullien kulutusmäärä 7800 kpl/vuosi.
Käyttömäärät on arvioitu nykyisen tarpeen mukaan, mutta ne voivat muuttua sopimuskauden aikana. Asiakas ei sitoudu ilmoitettuun käyttömäärään, vaan palveluiden käyttöä on voitava tarpeen muuttuessa lisätä tai vähentää vuosittain.
Kilpailuttamisen perusteella hankintayksikkö solmii sopimuksen palvelun tuottamisesta. Sopimusneuvotteluissa hyväksytyn palveluntuottajan kanssa tarkistetaan toteutettava palvelu yksityiskohdittain.
Palvelulle asetetaan seuraavat vaatimukset:
1. Palveluun sisältyy tekstiilien vuokraus, huolto ja kuljetukset.
2. Tekstiilit tuodaan sovittuihin paikkoihin ja noudetaan huoltoon sovituin väliajoin.
3. Palveluntuottaja toimittaa seurantaraportit käyttäjä- ja sopimustasolla vähintään kerran vuodessa tai tilaajan erillisestä pyynnöstä.
4. Palveluntuottajan vaihtuessa pitää nykyisen tuottajan ja uuden tuottajan sopia automaattien vaihdosta joustavasti keskenään. Näistä vaihdoista ei saa koitua mitään kuluja tilaajalle.
5. Sähköinen tilaus- ja seurantajärjestelmä.
Tarjoajan liitteitä, selvityksiä ja kuvauksia käytetään tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailuun. Niiden toimittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
Tarvittavat tuotteet hankkii ja omistaa tarjoaja. Pyyherullat vaihdetaan kohdekohtaisesti puhtaisiin yhden (1), kahden (2) tai neljän (4) viikon välein. Tarjous kuitenkin tehdään osoitteiston ja 1 x viikko vaihtovälillä. Vaihtoväliä on voitava muuttaa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Kaupunki varaa oikeuden keskeyttää palvelun kesätauon tai muun ennalta arvaamattoman sulun ajaksi (kohteet, jotka ovat kiinni). Arkipyhäpäivinä vaihto suoritetaan joko pyhää edeltävänä, tai sitä seuraavana arkipäivänä.
Pyyheannostelijoita tullaan jatkossa käyttämään kohteissa, joissa hygienian merkitys on suuri. Tästä syystä pyydetään tarjousta annostelijoista, jotka kelaavat käytetyn pyyheannoksen automaattisesti sisään käytön jälkeen. Tilaajan kiinteistöjen saniteettitilat asettavat rajoituksia käytettävien annostelijoiden koolle. Tästä syystä annostelijoille on asetettu määrämitat, jota kookkaampia ne eivät voi olla.
Tarjoajan (myöhemmin ”palveluntuottaja”) on sitouduttava noudattamaan sovittua laatua. Laadun tule vastata aina vähintään alalle yleisesti hyväksyttyä tasoa. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee palveluntuottajan korvata tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palveluntuottajan tulee dokumentoida kaikki Asiakkaalta tulleet reklamaatiot, vastata niihin 24 tunnin sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti ja, että palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisuudella.