Kouvolan kaupungin museoiden (Poikilo-museot) kokoelmanhallintajärjestelmä

Kort beskrivelse

Hankinnan kohteena on Kouvolan kaupungin museoiden kokoelmahallintajärjestelmä SaaS-palveluna ja sen käyttöönottoprojektin yhteydessä toteutettava Kouvolan kaupunginmuseon Musketti kokoelmahallintajärjestelmän aineistojen migraatio, joista Kouvolan kaupungin museot / Kouvolan kaupunki (tarjouspyyntöasiakirjoissa Tilaaja/hankintayksikkö) pyytää tarjouksia.

Tarjouksia pyydetään kokonaisuudesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintayksikkö on esittänyt asiakirjoissa alustavat arviot mm. käyttäjämääristä, mutta hankintayksikkö ei hankinnassa sitoudu määräostovelvoitteisiin.

Tuotteen / palvelun ehdottomia vaatimuksia ovat kohdat, joissa vastauksen tulee olla "kyllä" esim. Hankinnan kohteen kriteereissä, kohdassa yleiset kriteerit sekä soveltuvuusvaatimukset.

Sopimus on toistaiseksi voimassaoleva 6 kk: irtisanomisajalla.

Optiona pyydetään tarjouksia Kouvolan taidemuseon Muusa kokoelmahallintajärjestelmän aineistojen migraatiosta.


Kouvolan kaupungin museoilla on käytössä kaksi kokoelmanhallintajärjestelmää; Musketti kulttuurihistoriallisille aineistoille ja Muusa taideaineistoille. Musketin ylläpito loppuu vuoden 2022 lopussa. Musketin sisältämät aineistot ovat Kymijoen ICT:n palvelimella ja yritys ylläpitää palvelua. Muusa taidekokoelmatietokantaa pitää yllä Osuuskunta Suomen taide ja taidekokoelmat.
Kouvolan kaupungin museoiden kokoelmissa on noin 35 000 kulttuurihistoriallista esinettä ja noin 130 000 valokuvaa ja noin 2400 taideteosta. Museoiden kokoelmissa on lisäksi arkistoaineistoja ja käsikirjasto, joita ei ole vielä luetteloitu tietokantaan.

Kouvolan kaupungin museot hankkivat tällä kilpailutuksella käyttöönsä uuden selainpohjaisen kokoelmanhallintajärjestelmän SaaS- palveluna. Kokoelmanhallintajärjestelmällä hallitaan ja ylläpidetään museoiden kokoelmiin kuuluvia aineistoja ja niihin liittyviä hallinnollisia, rakenteellisia ja teknisiä metatietoja sekä keskeisiä kokoelmatyön prosesseja.
Kokoelmanhallintajärjestelmä mahdollistaa valittujen aineistojen sähköisen saavutettavuuden ja julkaisemisen asiakkaiden, yleisön käyttöön Finna-palvelun kautta. Kouvolan kaupungin museot hallinnoi järjestelmää.

Hankinta sisältää järjestelmän, käyttöönoton (migraation) ja palvelun käyttöönoton jälkeen.

•Tilaajan käyttötarkoitusta vastaavan sekä vaatimukset ja ehdot täyttävän selainpohjaisen toimivan kokoelmanhallintajärjestelmän SaaS-palveluna
•Vaatimukset täyttävän käyttöönottoprojektin sisältäen Musketti-tietokannan migraation uuteen järjestelmään.
•Järjestelmän ja migraatioiden testauksen ja dokumentaation toiminnoista • Tietokantojen eri tallennusmuodoissa olevien liitetiedostojen siirron ja niiden tiedostopolkujen muokkauksen sekä tarvittaessa eri resoluutioisten tai eri tallennusmuotoisten katselu- tai muiden kopioiden luomisen
•Varmistetut aktiiviaineistojen tallennustilan ja tilan aineistojen pitkäaikaista säilyttämistä varten (PAS)
•Järjestelmän käyttöön liittyvän koulutuksen ja ohjeistuksen
•Järjestelmän ylläpidon, käyttäjätuen, versiopäivitykset ja muun kehittämisen
•Kaupunginmuseon esinekokoelmasta on luetteloitu 27 000 ja valokuvakokoelmasta 8600 kpl Muskettiin. Musketti-tietokannan ja tiedostojen vaatima tila on noin 0,2 teratavua. Objekteihin liitettyjä kuvatiedostojen määrä on noin 80 000. Siirrettävien kenttien määrä on 353 tietueiden määrä on 96 000.

•Optio: Kouvolan taidemuseon kokoelma-aineiston migraatio Muusa-järjestelmästä uuteen järjestelmään

-Vaatimukset täyttävän käyttöönottoprojektin sisältäen Muusa-tietokannan migraation uuteen järjestelmään.
-Migraation testaus ja dokumentaatio
-Tietokantojen eri tallennusmuodoissa olevien liitetiedostojen siirron ja niiden tiedostopolkujen muokkauksen sekä tarvittaessa eri resoluutioisten tai eri tallennusmuotoisten katselu- tai muiden kopioiden luomisen
•-Taidemuseon kokoelmassa on 2440 teosta, jotka on luetteloitu Muusaan. Muusa-tietokannan ja tiedostojen vaatima tila on 0,0083 teratavua. Metatietojen määrä on n. 113 000, tietueiden yhteismäärä n. 6000.

-Järjestelmän tarjoaja sitoutuu myös optiossa kaikkiin asiakirjoissa mainittuihin vaatimuksiin ja ehtoihin, ellei nimenomaisesti ole jonkin vaatimuksen osalta toisin todettu.