Konkurransegjennomføring med forhandling

Det er naturlig å velge forhandling i anskaffelser som stiller store krav til fleksibilitet med hensyn til hvordan forhandlingen legges opp. Eksempelvis kjøp av intellektuelle tjenester, enkelte OPS-prosjekter, juridiske tjenester, helse og omsorgstjenester.

I forskriftens del II er det valgfritt å benytte seg av forhandling i en tilbudskonkurranse, og kan med unntak benyttes i del III. Over EØS-terskelen er det strenge vilkår for bruk å bruke prosedyren. I utgangspunktet kreves det komplekse tjenesteanskaffelser eller mislykket anbudskonkurranse.

En tilbudskonkurranse tillater at oppdragsgiveren har dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Begrepet dialog omfatter all kommunikasjon mellom oppdragsgiveren og leverandørene, dvs. alt fra avklaringer av uklarheter eller retting av avvik til forhandlinger. Oppdragsgiverens valg om å gjennomføre dialog eller ikke kan utsettes til etter at tilbudsfristen har løpt ut.

Ja det er tillatt, og dermed er det unntak fra hovedregelen om at det foreligger forhandlingsforbud?

Forhandlingen gjennomføres i tildelingsfasen. Før forhandlinger kan gjennomføres, må oppdragsgiver ta stilling til om leverandørene er kvalifiserte.

I del III skal oppdragsgiver forhandle med alle tilbyderne med mindre det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at forhandlingene skal skje i flere faser for å redusere antallet tilbud eller løsninger. Den første fasen kan skje før man har reelle forhandlingsrunder. Oppdragsgiver plukker da ut de leverandørene man ønsker å forhandle med basert på en evaluering av tilbudenes oppfyllelse av tildelingskriteriene.

Man kan forhandle med fysiske møter, på e-post eller telefon ut i fra hva som er mest hensiktsmessig for en forsvarlig gjennomføring av anskaffelsen

Ett-trinnsprosedyre:
Alle interesserte leverandører får anledning til å levere et tilbud. Leverandørene sender inn dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig med tilbudet.

To-trinnsprosedyre:
Konkurransen gjennomføres i to adskilte faser: En prekvalifiseringsfase og en tildelingsfase. I kunngjøringen vil oppdragsgiver sette til grunn hvilke kvalifikasjonskrav som stilles og sette tidsfrist for mottak av forespørsel om deltakelse.

Etter å ha mottatt forespørsler om deltakelse vil oppdragsgiver vurdere hvilke leverandører som er kvalifiserte. Kun kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Oppdragsgiver må med andre ord først foreta en vurdering av hvilke leverandører som er kvalifisert, deretter invitere utvalgte leverandørene til å delta i konkurransen ved å inngi et tilbud.

Endringer eller suppleringer av alle sider av tilbudene, som for eksempel pris, tekniske spesifikasjoner, kontraktsvilkår og mer.

• De grunnleggende kravene må overholdes.
• Dersom kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget angir hvordan forhandlingene vil bli gjennomført, vil de være bundet av dette.
• Forhandlingene må være reelle.
• Oppdragsgiver må gi leverandørene konkrete tilbakemeldinger på tilbudene, og de må få mulighet til å innlevere reviderte tilbud til anbudskonkurransen.
• Ingen formkrav.
• Innholdet av tilbudet må holdes hemmelig for de øvrige leverandørene.
• Forhandlingene kan foregå i faser, for å kunne redusere antall tilbud basert på tildelingskriteriene.