Framtagning av ansökan till Myndigheten för yrkeshögskolan

Kort beskrivning

Upphandlingsdokument för direktupphandling av framtagning av ansökan till Myndigheten för yrkeshögskolan

Xenter 2020-11-25

Anbudsinbjudan

Välkommen att lämna anbud på vår direktupphandling av framtagning av ansökan om att en utbildning ska ingå i yrkeshögskolan. Arbetet kommer vara inriktat på på utbildningsområde Ekonomi, administration och försäljning eller Transporttjänster.

Nedan finner du information om upphandlingen och kravspecifikation. I bilagan finner du våra avtalsvillkor.

Uppdragets omfattning och volym

Uppdraget omfattar framtagning av huvuddelen av en ansökan inklusive utbildningsplan. I arbetet ingår följande.

1. Kontaktarbete med relevant arbetsliv för den yrkesroll som ansökan gäller. Beställaren tillhandahåller en förteckning över de potentiella arbetsgivarna inom den aktuella branschen samt en kvantitativ enkätundersökning om efterfrågan. Beställaren har däremot inget upparbetat nätverk inom branschen och ansvarar inte heller för fördjupade kontakter med arbetslivet.

2. Framtagning av följande delar i ansökan:

- Arbetsmarknadens efterfrågan, med underrubriker

- Arbetslivsanknytning, med underrubriker

3. Framtagning av följande delar i utbildningsplanen:

- Utbildingen, med underrubriker.

Leveranstid/Tidplan

Uppdraget ska levereras senast 2021-06-21. Leveransen ska bestå av de aktuella texterna i ansökan och utbildningsplanen, färdiga avsiktsförklaringar samt en sammanställning över relevanta företagskontakter som tagits under arbetet. Avsiktsförklaringarna färdigställs i samarbete med beställaren, om Myndigheten för yrkeshögskolan kräver detta i årets ansökningsomgång.

Avtalstid

Avtalet gäller från och med 2021-01-11 till och med 2021-06-25.

Kontaktuppgifter

Förvaltning: Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen

Enhet: Xenter yrkeshögskola

Namn/Titel: Andraes Stockhaus, utredare

E-post: andreas.stockhaus@botkyrka.se

Administrativa föreskrifter

Anbudets form och innehåll

Anbudet ska vara skrivet på svenska och skickas via upphandlingsverktyget TendSign.

Krav som kan innebära uteslutning

Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar skatter och avgifter.

Underleverantör

Det är inte tillåtet att anlita underentreprenör.

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2020-12-10.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt till och med tre månader efter sista anbudsdag.  

Frågor och svar

Frågor ska ställas och kommer att besvaras i upphandlingsverktyget. Frågor som ställs via e-post eller telefon kommer inte att besvaras.

Förhandling

Direktupphandling ger möjlighet till förhandling med anbudsgivarna. Vi kan komma att använda denna möjlighet i denna upphandling. Detta innebär att vi eventuellt gör en slutlig förhandling, skriftligt eller muntligt, med anbudsgivarna innan tilldelningsbeslut fattas.

Utvärdering

Utvärdering av anbud sker enligt värderingsprincipen ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet". Endast anbud som uppfyller kraven på anbudet enligt detta förfrågningsunderlag kommer bedömas. Bedömning kommer göras enligt en relativ utvärderingsmodell där anbud värderas i relation till övriga godkända anbud samt övriga ansökningar inom yrkesområdet. Bedömningen resulterar i att anbud får en totalpoäng på max 5. Det anbud med högst poäng kommer antas, om det inte finns skäl att avbryta upphandlingen.

Den procentuella relationen mellan pris och kvalitet är 40/60, vilket betyder att pris står för 40 % av anbudets totala poäng och kvalitet står för 60 %. I utvärderingen poängsätts pris och kvalitet med max 5 poäng vardera. Därefter beräknas värdet för respektive variabel i förhållande till den procentuella fördelningen. Som exempel ger 5 poäng för pris ett värde på 2 (40 % av 5) i beräkningen av anbudets totalpoäng.

Poängsättningen för de två variablerna pris och kvalitet genomförs enligt följande.

Kvalitet

Kvaliteten bedöms genom bedömning av ett referensuppdrag som har godkänts av Myndigheten för yrkeshögskolan och som anbudsgivaren hänvisar till i sitt anbud. Bedömning görs av:

1. Den relativa styrkan i referensuppdragets arbetslivsanknytning i förhållande till i övrigt ansökningar inom samma yrkesinriktning. Av särskild vikt för bedömningen är de kvantitativa måtten avseende arbetslivets deltagande, efterfrågan och möjlighet att erbjuda LIA, (max 3 poäng).

2. Ansökan och utbildningsplanens stringens. Anbudsgivarens förmåga att formulera resonemang av hög kvalitativ relevans i förhållande till respektive rubrik i ansökan och utbildningsplanen. Det innebär att texterna på ett konkret, tydligt och precist sätt besvarar myndighetens frågor. Här ingår även bedömning av hur samverkan med deltagande arbetsliv beskrivs i ansökan (max 2 poäng).

Pris

Poängsätts enligt en formel där det lägsta priset i upphandlingen divideras med priset i det anbud som ska bedömas och därefter multipliceras med 5. Som exempel betyder det att det anbud med lägst pris divideras med det egna priset, vilket ger värdet 1, som därefter miltipliceras med 5, och då ger resultatet 5 poäng.

Avbruten upphandling

Vi förbehåller oss rätten att avbryta upphandlingen om:

- Fel upptäcks i upphandlingsdokumenten.

- Prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel.

- Priset visar sig vara orimligt högt i förhållande till vad som kan förväntas av branschen.

- Förutsättningarna för upphandlingen väsentligen förändrats på grund av polititska beslut eller andra skäl.

Kravspecifikation

Krav på resurser

Anbudsgivare ska ha erfarenhet av tjänsten och ska ha tagit fram och avslutat minst två ansökningar under de senaste fem åren, varav en ska ha godkänts av Myndigheten av yrkeshögskolan.

Krav på kapacitet

- Leverantören ska göra upp tidplaner och hålla leveranstider.

- Leverantören måste ha tillgång till den personal som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras inom önskade tidsramar.

- Personalen ska ha den kompetens som krävs för respektive uppdrag.

- Ersättare ska finnas vid frånvaro. Uppdragen ska, som regel, genomföras på normal arbetstid. Eventuella övertidskostnader ska godkännas i förväg av respektive beställare.

Krav på rutiner

I slutet av varje månad under uppdragstiden ska uppdragstagaren lämna information till uppdragsgivaren om status för ansökningsarbetet.

Krav på uppdragets utförande

I uppdraget ingår följande:

- Kvalitativt samverkansarbete inom relevant arbetsliv. Det innebär att uppdragstagaren ska kontakta företrädare för relevant arbetsliv för att undersöka efterfrågan på aktuell yrkesroll och arbetslivets synpunkter och önskemål om utbildningens innehåll och upplägg, samt om arbetslivet har för avsikt att engagera sig i utbildningens genomförande, och i så fall på vilket sätt. Samverkansarbetet ska dokumenteras löpande och lägesrapport ska kunna lämnas till uppdragsgivaren. Efter avslutat uppdrag ska leverantören lämna en förteckning till beställaren med de relevanta arbetslivskontakter som knutits under arbetet. Beställaren kommer tillhandahålla en förteckning över potentiella arbetsgivare inom det aktuella yrkesområdet.

- Framtagning och skrivande av text i ansökans kapitel Arbetsmarknadens efterfrågan och Arbetslivsanknytning samt framtagning och skrivande av text i utbildningsplanens kapitel Utbildningen. Det innebär bl.a. att uppdragstagaren ska läsa in sig på yrkes- och utbildningsområdet samt erbjuda relevant arbetsliv konkreta möjligheter att påverka utbildningens innehåll och upplägg. I ansökan ska det framgå på vilket sätt arbetslivet aktivt har deltagit i utbildningens framtagning.

- Leverantören ska tillse att relevanta referenspersoner inom arbetslivet bekräftar sina avsikter i Myndigheten för yrkeshögskolans ansökningsverktyg, s.k. avsiktsförklaringar. I dessa ska det i så stor utsträckning som möjligt framgå på vilket sätt referenspersonen engagerat sig i utbildningens framtagning samt hur referenspersonen, eller dennes organisation, avser engagera sig i utbildningens genomförande. Ifyllandet av av avsiktsförklaringar i Myndigheten för yrkeshögskolans ansökningsverktyg genomförs tillsammans med beställaren. Om myndigheten inte kräver avsiktsförklaringar i årets ansökningsomgång utgår detta moment, men leverantören ska ändå sammanställa arbetslivets avsikter att engagera sig i utbildningen.

Anbudets omfattning

Anbudet ska omfatta följande:

- Totalpris för genomförande av uppdraget.

Offererat pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt och inkludera samtliga kostnader för uppdraget. Priset ska inkludera resor t.o.r. Botkyrka kommun.

- Grov beskrivning av anbudsgivarens tänkta upplägg för genomförande av tjänsten.

- Namn och kontaktuppgifter för avtalets kontaktperson.

- Referensuppdrag och referenser. Anbudsgivare ska hänvisa till två genomförda ansökningar till Myndigheten för yrkeshögskolan som anbudsgivaren varit ansvarig för, varav en ansökan ska ha beviljats. Referensuppdragen ska inte vara äldre än fem år. Ansökningarna behöver inte bifogas anbudet, utan det räcker med att anbudsgivaren hänvisar till uppdragen. Anbudet ska också innehålla minst en referensperson som kan kopplas till respektive referensuppdrag. Det är tillåtet för anbudsgivaren att hänvisa till referensuppdrag som utförts åt Botkyrka kommun, Xenter.

Avtalsvillkor

Avtalsvillkor för denna upphandling framgår av Botkyrka kommuns avtalsvillkor.

Avtalsutkastet ska accepteras i sin helhet.

Upphandlingsdokumentet

Genom att lämna anbud godkänner Anbudsgivaren samtliga krav som ställs i upphandlingsdokumentet.

Tilldelningsbeslut

Anbudsgivarna kommer att få skriftligt besked om vilken leverantör som tilldelats avtal.