Tilldelningsinformation
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 62 § edellyttää julkisilta hankintayksiköiltä sähköistä tietojenvaihtoa hankintamenettelyissä. Sähköisen tietojenvaihtojärjestelmän hankinta on lain edellyttämien vaatimusten edellytys.
Sastamalan Tukipalvelu Oy:llä (konserni) on Cloudia – järjestelmä käytössään KLKH-puitesopimuksen tiimoilta 4+4v sopimuskauden mukaisesti. Sopimuskausi on päättynyt 4.3.2020 ja laskutuskauden mukaisesti palvelusopimus päättyy 30.6.2020.
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 5 § edellyttää, että Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.
Siirtymäsäännösten mukaisesti tiedonhallintamalli tulee olla laadittuna 2020 loppuun mennessä.
Konsernissa on käynnissä myös Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) vaatimusten mukainen päivittäminen sekä sen pohjalta Tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) määritteleminen sekä Arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen.
Yhdessä tämä kokonaisuus, Tiedonhallintamalli ja Tiedonohjaussuunnitelma, sekä niihin liittyen sähköinen asiakirjanhallinta, tiedon elinkaarenhallinta, sähköinen arkistointi, sähköinen allekirjoittaminen, sähköinen saavutettavuus, tiedon julkisuus, tietosuoja ja tietoturvallisuus muodostavat Arkkitehtuurin, jonka mukaisesti tietojärjestelmäympäristö on vaatimuksineen määriteltävä ja toteutettava. Toteutettavan Arkkitehtuurin tulee kokonaisuudessaan huomioida myös Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) (suomi.fi -palvelut), Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)(GDPR), NIS-direktiivi (EU 2016/1148), Saavutettavuusdirektiivi (EU 2016/2102), sekä hankintayksikköjä velvoittava erityislainsäädäntö.
Tämän Arkkitehtuurin mukaista, hankintamenettelyissä käytettävää Sähköistä tietojenvaihtojärjestelmää ei ole mahdollista onnistuneesti määritellä ja kilpailuttaa tässä vaiheessa.
Järjestelmän hankinta on mielekästä ja hankintalain mukaista toteuttaa yhteishankintana, Sastamalan Tukipalvelu Oy:n toimiessa yhteishankintayksikkönä konsernille ja Omististaja-Asiakkailleen, jotka toimivat samassa yhteisessä tietojärjestelmäympäristössä. Näin vältetään hankinnan pilkkominen osiin.
Hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista toteuttaa määräaikaisena ja kansallisen hankintarajan alittavana suorahankintana, koska yhteishankintayksikön tulee säilyttää itsellään oikea-aikainen mahdollisuus määritellä ja kilpailuttaa Sähköinen Tietojenvaihtojärjestelmä, tiedonhallintamallin arkkitehtuurin mukaisena osakokonaisuutena.
Arkkitehtuurin mukaisessa sähköisen tietojenvaihtojärjestelmän hankinnassa tulee järjestelmän käyttöönotto- ja palvelukustannusten lisäksi huomoida myös aiheutuvat olemssa olevan tiedon siirtämisen, käyttäjäkoulutusten sekä tietojärjestelmäintegraatoiden kustannukset. Kyse ei täten ole pelkästään yksittäisen tietojärjestelmäpalvelun hankinnasta.
Hankinta toteutetaan toistaiseksi voimassa olevana ja on osapuolia sitova sopimuksen irtisanomisehtojen mukaisesti.
Hankinnan kustannukset on laskettu hankintalain mukaisesti, vähintään nykyisten osallistuvien hankintayksiköinen tämän hetkisen palvelulaajuuden mukaisesti, 48kk ajanjaksolle. Optioiden osalta kustannuksiin on huomioitu käytön mahdollinen laajentuminen yhteen uuteen konserniyhtiöön ja sopimushallinnan sekä ADFS/SSO-integraation käyttöönotto nykysille käyttäjäorganisaatiolle.
Hankintasopimukselle kirjataan optiot seuraaville palveluille: sopimushallinta, hankintasuunnittelu, tilaushallinta, tilaajavastuuliittymä, sähköinen allekirjoitus, SSO-kirjautuminen, projektipäällikköpalvelut, syventävät koulutukset sekä kehitys- ja muutostyöt. Hankintasopimus astuu voimaan 1.7.2020.