ESPD egenerklæringsskjema

Har du levert anbud i offentlige konkurranser som er kunngjort før årsskiftet 2016-2017, har du opplevd at oppdragsgiveren har bedt om dokumentasjon på en rekke forskjellige kvalifikasjonskrav. Som oftest skatteattest, firmaattest, økonomisk dokumentasjon, referanseoppdrag, sertifikater osv., og alt skulle leveres sammen med tilbudet.

Og ikke nok med det: Oppdragsgiveren var også forpliktet til å be om den samme obligatoriske dokumentasjonen i hver eneste konkurranse de gjennomførte, slik at du som leverandør måtte levere de samme dokumentene til den samme oppdragsgiveren gang på gang.

Og hvis noe manglet, stod du i fare for å bli avvist.

Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav er ikke lenger nødvendig ved frist for søknad/tilbudsfrist. Men vær klar over at oppdragsgiver når som helst kan be om å få tilsendt dokumentasjon, dersom de mener at det er nødvendig. Følg med på oppdragsgivers krav til innlevering av dokumentasjon i den enkelte konkurransen.

Det er her ESPD kommer inn i bildet. 

ESPD er en forkortelse for European Single Procurement Document, Europeisk egenerklæringsskjema på norsk. Dette skal gi både leverandører og oppdragsgivere en enklere hverdag. I tillegg skal det bli enklere for de leverandørene som leverer tilbud på tvers av landegrensene, fordi man nå skal møte de samme kravene overalt.

Alle offentlige oppdragsgivere i hele EØS er derfor forpliktet til å bruke dette skjemaet på alle anskaffelser over den såkalte EØS-terskelverdien.

Skjemaet er altså en egenerklæring som fungerer som en foreløpig dokumentasjon på at firmaet ditt tilfredsstiller de kvalifikasjonskravene som oppdragsgiveren har oppgitt i skjemaet. Når vi sier kvalifikasjonskrav, så skiller skjemaet mellom følgende:

• Avvisningsgrunner
• Kvalifikasjonskrav
• Utvelgelseskriterier

Det er en del helt nye krav som alle oppdragsgivere nå må kreve av sine leverandører etter europeisk regelverk. Dette er krav som dreier seg om deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger osv. I tillegg inneholder skjemaet mer kjente krav, som betaling av skatt og moms. Disse, og noen flere krav, er de såkalte avvisningsgrunnene.

Det vi fra før kjenner som kvalifikasjonskrav, dreier seg om krav til økonomisk kapasitet, referanseoppdrag, sertifikater, osv. I ESPD-skjemaet er det en smørbrødliste med krav som oppdragsgiveren kan velge mellom, slik at kravene er standardisert og felles for alle EØS-landene.

Utvelgelseskriteriene gjelder bare i konkurranser med prekvalifisering, slik som to trinns konkurranse med forhandlinger, begrenset anbudskonkurranse og konkurransepreget dialog. Disse kriteriene brukes for å velge ut et begrenset antall leverandører som anses som best egnet til å gjennomføre kontrakten.

Når du så har fylt ut og levert skjemaet sammen med tilbudet, trenger du ikke sende inn all dokumentasjonen på kvalifikasjonskravene sammen med tilbudet slik du måtte før.

Men dette betyr ikke at du i fremtiden slipper å sende inn dokumentasjonen. Oppdragsgiveren kan nemlig når som helst be om å få tilsendt dokumentasjon, dersom han mener at dette er nødvendig for evalueringsprosessen. I praksis må du derfor ha all dokumentasjon liggende klar til innsending i tilfelle den blir etterspurt.

Og hvis du blir innstilt som vinner av konkurransen, er oppdragsgiveren forpliktet til å be om å få opplysningene i skjemaet dokumentert.

I tillegg er det gjort et par forenkling i forhold til tidligere regelverk. Dersom du har sendt inn den samme dokumentasjonen til den samme oppdragsgiveren i en tidligere konkurranse, skal du ikke behøve å sende det inn på nytt. Unntaket er hvis dokumentet går ut på dato, som for eksempel skatteattesten som ikke skal være eldre enn 6 mnd.

Og hvis oppdragsgiveren har mulighet til å hente dokumentasjonen i en åpen database på nettet, skal du heller ikke behøve å sende inn dokumentasjonen. Dette forutsetter imidlertid at du har oppgitt linken til databasen i ESPD-skjemaet.

Vi kan samtidig nevne at du også kan levere et registreringsbevis i en sertifiseringsordning for kvalifisering i offentlige konkurranser. Eksempler på dette er StartBANK, Achilles og Safe Tag. Sertifikatet skal da erstatte de attestene som inngår i sertifiseringsordningen og fungere som fullverdig dokumentasjon.

I løpet av et par år vil alle tilbud leveres elektronisk gjennom en anbudsportal. Pr. januar 2017 er ca. 1/3 av konkurransene som er kunngjort på Doffin gjennomført elektronisk gjennom en slik portal.

Mercell er et eksempel på en slik portal, som heter KGV (konkurransegjennomføringsverktøy). Og myndighetene, med DIFI i spissen, anbefaler KGV-leverandører å ha dette integrert i sine KGV-løsninger.

I en fullintegrert løsning, slik Mercell er, trenger du ikke forholde deg til noen andre elektroniske løsninger for å fylle ut ESPD, ettersom skjemaet ligger integrert i Mercell. Du går bare gjennom de forskjellige kravene og huker av for «Ja» eller «Nei», avhengig av hva kravet dreier seg om i forbindelse med leveringen av tilbudet.

For de oppdragsgiverne som ikke bruker KGV med integrert ESPD, skal utfyllingen av ESPD-skjemaet allikevel skje elektronisk. Du kan derfor ikke forvente at du får et skjema du kan skrive ut og fylle ut med penn. I stedet må oppdragsgiveren og leverandørene bruke løsningen til EU-kommisjonen.

EU-kommisjonens løsning for ESPD-skjema finner du her.

Når oppdragsgiveren skal kunngjøre en konkurranse, går han inn på EU-kommisjonens ESPD-løsning og fyller ut skjemaet med opplysninger om anskaffelsen og hvilke krav som skal gjelde. Så genereres en såkalt xml-fil som han laster ned og legger ut på Doffin sammen med de øvrige anbudsdokumentene.

Denne xml-filen laster du ned fra Doffin og laster opp i ESPD-portalen. Deretter fyller du ut de feltene du får opp på skjermen. Til slutt laster du ned skjemaet som en pdf-fil, skriver ut, signerer og leverer dette sammen med tilbudet.

Det hele er laget som en wizard (veiledning) og du blir ledet gjennom hvert trinn.

Det hele kan virke litt omstendelig, og noen mener at det hele faktisk har blitt enda vanskeligere enn før. Men dette er i det minste begynnelsen på en forenkling, og alt blir ikke helt som tenkt før alle brikkene er på plass, dvs. når alle oppdragsgivere har tatt i bruk KGV med fullintegrert ESPD.

De forskjellige ESPD-løsningene skal legge til rette for at du kan gjenbruke et utfylt skjema og flette inn i skjemaet for alle nye konkurranser.

I Mercell sin løsning, og sannsynligvis andre KGV-løsninger som får ESPD fullintegrert, vil det utfylte ESPD-skjemaet bli lagret på din firmaprofil, og du trenger ikke gjøre noe aktivt for å kunne gjenbruke skjemaet til senere.

På EU-kommisjonen sin løsning, fungerer det slik at du laster ned det ferdig utfylte skjemaet som en xml-fil og lagrer den på PC-en din. Når du så skal fylle ut en nytt skjema i en ny konkurranse, laster du opp både oppdragsgivers og din egen xml-fil. Dermed blir dine opplysninger fra forrige skjema flettet inn i oppdragsgivers skjema, og du slipper å fylle inn alt på nytt.

Hvis du har tenkt å bruke underleverandører i forbindelse med tilbudet ditt, må du sørge for at alle underleverandørene også fyller ut et eget skjema som dere leverer sammen med tilbudet.

Det samme gjelder hvis dere er et fellesskap med flere firmaer som leverer tilbud: alle må fylle ut eget skjema.

Dokumentasjon - egenerklæring FOA § 8-10 / § 17-1

• Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav ikke lenger nødvendig ved frist for søknad/tilbudsfrist
• Et egenerklæringsskjema danner foreløpig dokumentasjon for
  a: at leverandøren oppfyller dokumentasjonskravene
  b: at det ikke foreligger grunner for avvisning
  c: at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier
• Ett felles skjema
• Kan gjenbrukes
• Støttedokumentasjon innhentes fra valgte leverandør

Ettersending av dokumentasjon:
Situasjon: Tilbudet er mangelfullt - hvilke handlingsalternativer gjelder?

• Del II: Forhandlingsforbudet er bortfalt - bred adgang til dialog om avklaringer og forhandlinger
• Del III: §23-5 Oppdragsgiveren kan be leverandørene ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter, eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler.
• Begrensning: En ettersending, supplering, avklaring eller utfylling skal ikke medføre at tilbudet forbedres.
• Begrensning: Fremdeles forhandlingsforbud for åpen og begrenset anbudskonkurranse.