Vestfold fylkeskommune (VFK) (Oppdragsgiver) ønsker tilbud på levering av funksjonalitet (programvare) til en «digital løsning for signering av kontrakter og elektronisk betaling» for elever og foresatte innen videregående opplæring i Vestfold fylkeskommune, som beskrevet i kravspesifikasjonen. Den digitale løsningen skal integreres med VFKs øvrige systemer som beskrevet i kravspesifikasjonens tekniske del.
Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Vestfold Fylkeskommune v/Utdanningsavdelingen.
Fylkeskommunen vil legge til rette for en digital kommunikasjon med innbyggerne og digital løsning for elev betaling og signering av kontrakter for fylkeskommunal ElevPC-ordning er et ledd i denne utviklingen.
Fylkeskommunen er et politisk styrt regionalt forvaltningsnivå, med fylkestinget og fylkesordføreren som øverste ledelse.
Fylkeskommunen har ansvar for å levere gode tjenester. De største tjenesteområdene er foruten videregående opplæring, kollektivtrafikk, fylkesveier, tannhelsetjenester, kulturprogram, kulturarenaer og kulturminner.For ytterligere informasjon viser vi til www.vfk.no
Oppdragsgivers kontaktpersoner:
Prosjektansvarlig Rolf Sivertsen RådgiverE-post: rolfsi@vfk.no
Tlf: +47 33 34 40 19
Mobil: 924 46 446
Merkantilansvarlig:
Innkjøpsrådgiver Liv Killengreen AndersenE-post: livkillenga@vfk.no
Mobil: +47 924 65 129
Besøksadresse:
Vestfold Fylkeskommune, Svend Foyns gt. 9, N-3126 Tønsberg, Norge.
Konkurransen gjelder avtale om levering av digital løsning for elev betaling og
signering av kontrakter for fylkeskommunal ElevPC-ordning.
Denne anskaffelsen av elektronisk løsninger signering av kontrakt og betaling av leie av elevpc i Vestfold fylkeskommune. Fylkeskommunen eier og driver 10 videregående skoler med ca. 9 000 elever. Elever og foresatte skal ha et reelt digitalt førstevalg ved at vi har digitale tjenester som er effektive og tilgjengelige igjennom å:
* Få en ensartet og effektiv administrasjon av elev pc-ene.
* Ha bedre oversikt over elev pc-ene (også når elever bytter skole i fylket).
* Redusere fylkeskommunens tap på fordringer i forbindelse med elev pc-ene.
* Gjøre det enklere for elever/foresatte å gjøre innbetalinger.
* Gjøre det enklere for elever/foresatte å signere kontrakt.
Vestfold fylkeskommune har hatt fylkeseide elevpcer for alle 9000 elever siden høsten 2010. Hver sommer starter ca. 3500 nye elever i vg1 ved de videregående skolene i fylkeskommunen. Alle elever skal betale en årlig leie for PC av fylkeskommunen. I den forbindelse er det behov for en digital løsning som kan håndtere innbetaling av leieavgift og signering av kontrakt i forbindelse med lån av PC.
Anskaffelsens verdi anslås til ca. 200 000 NOK eks. mva pr år. Beløpet er et estimat og er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Tilbudsprisen skal være fast i avtaleperioden.
Konkurransen gjelder avtale om levering avDigital løsning for elev betaling og signering av kontrakter for fylkeskommunal ElevPC-ordning.
For nærmere informasjon om oppdraget viser vi til del 2a kravspesifikasjon_ Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon.Vedlegg 2 _ Scenarier skal fylles ut og lastes inn med tilbudet. Scenariene skal presenteres under avklaringsmøte.Informasjon om opsjoner: Det er ikke opsjoner på dette oppdraget.
Anskaffelsen vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår.
Planlagt avtale start er innen august 2016, dvs at produktet må være klar til bruk ved skolestart i august 2016.
Kontraktens varighet: 2år med mulighet for forlengelse med 1 + 1 år
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget.
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt.Etter at tilbudene har kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem somvil bli invitert inn til avklaringsmøte blant deleverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene og kravene i kravspesifikasjonen.Vi vilinvitere inn minimum 3leverandører til avklaringsmøte, forutsatt det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. På avklaringsmøtet vil leverandørene bligitt mulighet for åpresentere sin digitaleløsningfor elevbetaling og signering av kontraktfor Elevpc-ordning. Tilbyderevil bli invitert inn til avklaringsmøtei uke 20, henholdsvis 19.og/eller 20. mai.2016.
Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-databasen.