Kort beskrivelse
CRM-järjestelmä
Hankinnan on määrä kattaa koko FinFami-yhteisön (keskusliitto + 14 jäsenyhdistystä, 33 käyttäjää, joista 3 on pääkäyttäjää ja 30 normaali käyttäjää) tarpeet asiakas-/jäsentietojen yhtenäistämiseksi hallinnan, operoinnin sekä jäsenlehtien lähettämisen tehostamiseksi.
Kyseessä on keskitetty järjestelmähankinta, joka edistää FinFamin tavoitetta hallita sovellus- ja järjestelmäarkkitehtuuriaan keskitetymmin FinFamin kattojärjestön kautta. Hankinnalla edistetään Finfamin asiakas-/jäsentietojen yhtenäistämistä, hyvän kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaista sovellusarkkitehtuurin hallintaa, sekä prosessien tehostamista ja optimoimista.
Ensimmäisessä vaiheessa tavoite olisi, että jäsentiedot siirrettäisiin hankittavaan CRM-järjestelmään ja muut ominaisuudet otettaisiin käyttöön vaiheittain, jäsenyhdistysten tarpeiden / maturiteetin mukaisesti.
CRM-järjestelmä
Hankinnan on määrä kattaa koko FinFami-yhteisön (keskusliitto + 14 jäsenyhdistystä, 33 käyttäjää, joista 3 on pääkäyttäjää ja 30 normaalikäyttäjää) tarpeet asiakas-/jäsentietojen yhtenäistämiseksi hallinnan, operoinnin sekä jäsenlehtien lähettämisen tehostamiseksi.
Kyseessä on keskitetty järjestelmähankinta, joka edistää FinFamin tavoitetta hallita sovellus- ja järjestelmäarkkitehtuuriaan keskitetymmin FinFamin kattojärjestön kautta.
Hankinnalla edistetään Finfamin asiakas-/jäsentietojen yhtenäistämistä, hyvän kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaista sovellusarkkitehtuurin hallintaa, sekä prosessien tehostamista ja optimoimista.
Hankinnan käyttöönottovaiheessa tavoite olisi, että jäsentiedot siirrettäisiin hankittavaan CRM-järjestelmään ja muut ominaisuudet otettaisiin käyttöön vaiheittain, jäsenyhdistysten tarpeiden / maturiteetin mukaisesti.
Hankinnan laajuus:
1)Jäsenrekisteri
2)Käyttöönotto
3)Ylläpito
4)Käyttäjäkoulutukset
5) Lisenssit
HANKITTAVAN PALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
Hankinnan kohteena olevan CRM-järjestelmän on täytettävä minimissään seuraavat vaatimukset:
- CRM-järjestelmän sovellus- ja palvelinympäristön tietoturvataso noudattaa ISO/IEC 27001:sta, Katakria tai VAHTI:a
- CRM-järjestelmän tekninen toteutus noudattaa voimassa olevan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämiä vaatimuksia
- CRM-järjestelmän teknologinen arkkitehtuuri on pilvipalvelu (SaaS)
- CRM-järjestelmään tulee pystyä tunnistautumaan Tilaajan jokaisen yhdistyksen toimialueen omilla CRM-järjestelmän tunnuksilla
- CRM-järjestelmä tulee pystyä erottelemaan yhdistyskohtaisesti järjestelmään kirjatut henkilöt sekä järjestelmän käyttäjien käyttöoikeudet, ts. luomaan järjestelmän sisäisen konsernimalli CRM-järjestelmän tunnuksilla
- CRM-järjestelmän jäsenportaalin käytön tulee edellyttää vahvaa tunnistautumista
- CRM-järjestelmän käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia
- CRM-järjestelmälle asetetun Finfamin pääkäyttäjän tulee pystyä lisäämään ja poistamaan CRM-käyttäjäoikeuksia, muokkaamaan heidän roolituksiaan sekä tekemään muutoksia CRM-järjestelmän konfiguraatioihin
- CRM-järjestelmää tulee toimia kaikilla tavallisimmilla internet-selaimilla (Chrome, Modzilla, Firefox, Safari) ilman erillisiä lisäosia
- CRM-järjestelmän on toimittava vähintään Windows 10-käyttöjärjestelmien 2 viimeisimmällä versiolla
- CRM-järjestelmä tulee tarjota valmiina raportointityökaluja
- Toimittaja toimittaa Tilaajalle käyttöohjedokumentaation CRM-järjestelmän käyttöönottoon mennessä
- CRM-järjestelmään tulee voida hankkia toinen toimittaja vastaamaan lisensseistä, ylläpidosta ja tuesta sekä jatkokehityksestä
- Toimittajalla on malli lokien hallintaan ja säilytykseen
- Toimittaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimuksen liitteineen
- Toimittajan tarjouksen hinnoittelu sisältää CRM-järjestelmän päivitykset
- Toimittaja toteuttaa CRM-järjestelmän käyttöönoton kannalta tarvittavat perus- ja pääkäyttäjäkoulutukset
- Toimittaja luo projektisuunnitelman onnistuneen käyttöönottoprojektin takaamiseksi
- Toimittaja tuottaa Tilaajalle suomenkielisen käyttötukipalvelun
- CRM-järjestelmästä voidaan hallita Finfamin sidosryhmätietoja (vapaaehtoiset, henkilöstö, jäsenet, ulkopuoliset henkilöt)
- CRM-järjestelmässä voidaan hallita yksittäisten henkilöiden henkilötietoja (vapaaehtoiset, henkilöstö, jäsenet, ulkopuoliset henkilöt)
- CRM-järjestelmässä voidaan hallita tapahtumia (ilmoittautumisia, järjestämisiä, laskutustieto, osallistujaviestintä)
- CRM-järjestelmässä voidaan hallita hinnastoja (laskutusta varten)
- CRM-järjestelmästä voidaan luoda laskutusaineistoa (manuaalinen ulosotto talousjärjestelmää varten)
VERTAILUSSA HUOMIOITAVA VAATIMUKSET
Seuraavat CRM-järjestelmää koskevat laatuominaisuudet otetaan huomioon tarjousten vertailussa:
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona datamigraatio nykyisistä jäsenrekistereistä uuteen
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona kytkeytyvä jäsenportaali, jonka käyttöliittymä täyttää WCAG 2.1 -saavutettavuusohjeet
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona Azure AD:n kautta tunnistautuminen CRM-järjestelmään Tilaajan jokaisen yhdistyksen toimialueen omilla tunnuksilla
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona palautteidenhallintamoduuli tai integraatio Webropolista CRM-järjestelmään
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona sopimustenhallintamoduuli CRM-järjestelmään tai integraatio Sharepointtiin
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona aktiviteettien johtamisen moduuli CRM-järjestelmässä (puheluiden, tapaamisten, sähköpostien jne. seuranta ja johtaminen)
- CRM-järjestelmään voidaan toteuttaa optiona automatisaation kehittämistä CRM-järjestelmässä
- CRM-järjestelmä pystyy integroitumaan M365-ympäristöön, PostiViidakko-sovellukseen, Postin rajapintoihin ja yleisiin talousjärjestelmiin kuten (Netvisor, Procountor)
Lisätietoja hankittavan järjestelmän käyttötarkoituksesta ja -tarpeista löytyy hankintailmoituksen liitteenä olevista määrittelydokumenteista.