Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on valmistelemassa Tilaydin - tilausten hallinta -järjestelmän hankinta -järjestelmän kilpailutusta. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä osallistumispyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli tietopyynnössä kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta tietopyynnön sisällöstä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Tietopyynnön avulla saatu aineisto voi vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan ja mitä hankintamenettelyä tullaan käyttämään. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida hankinnan kuvausta, sen keskeisiä toiminnallisuuksia ja vastata hankintayksikön kysymyksiin. Kysymykset on esitetty jäljempänä tietopyynnön kohdassa Kuvaus hankinnasta. Pyydämme ilmoittamaan, mikäli vastaus näkemyksenne mukaan sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi. Potentiaalisia ehdokkaita pyydetään lähettämään mahdolliset kommentit 4.11.2021 mennessä sähköpostitse osoitteeseen
kymp.hankinnat@hel.fi. Hankinnan kohteena on tilausten hallinta -järjestelmä, joka soveltuu erityisesti rakennushankkeisiin ja kiinteistöjen ylläpitoon liittyvään tilaamiseen. Hankittavalla tilausjärjestelmällä tehdään yhteensä n. 11 000 kpl tilausta vuosittain, jotka ovat yhteisarvoltaan keskimäärin 226 miljoonaa euroa. Järjestelmällä tulee olemaan useita satoja käyttäjiä. Hankinta on osa Tilaydin-kokonaisuutta, jossa hankitaan myös kiinteistönhallintaratkaisu ja hankehallintaratkaisu. Hankittavan ratkaisun tulisi olla selainpohjainen Saas-palvelu ja sisältää seuraavan tyyppisiä ominaisuuksia: Järjestelmän käyttäjien toiminnallisuuksia: - Tilausten sähköinen tarkastus, hyväksyntä ja tarvittaessa palautus tekijälle - Tilausten sähköinen lähetys toimittajille hyväksynnän jälkeen - Tilauksesta tulee muodostua pdf-lomake - Maksuerien syöttö tilausriveiksi massana urakoitsijan toimittajan maksuerätaulukon mukaisesti - Maksueriä voi olla isoissa urakoissa useita satoja kappaleita - Mahdollisuus poistaa virheellinen tilaus tai muuttaa sitä (hyväksyttävä uudestaan) - Tilausten ja maksuerien seuranta - Mahdollisuus ohjata tarkastus- tai hyväksyntätehtävä sijaiselle - Mahdollisuus tuoda hankehallintajärjestelmästä tiliöintitiedot valmiiksi tilaukselle (metatietona linkissä) Järjestelmän pääkäyttäjän toiminnallisuuksia: - Järjestelmä tulee olla konfiguroitavissa niin, että se toimii käyttäjäorganisaation prosessien mukaisesti - Järjestelmään tulee pystyä määrittelemään käyttäjille eri roolit (pääkäyttäjä, tarkastaja, hyväksyjä). Pääkäyttäjä voi määritellä käyttäjän perus- ja oletustiedot (kuten esim. henkilökohtainen hyväksymisraja/hankintavaltuus euroissa). - Pääkäyttäjän täytyy pystyä ylläpitämään (lisäys, poisto ja muutos) järjestelmän käyttäjiä - Mahdollisuus määritellä “tuoteluettelo”, joka kytketty mm kirjanpidon tiliin. - Mahdollisuus pääkäyttäjän toimesta suodattaa käyttöön vain halutut tiliöintitekijät esim. tilaustyypin mukaisesti - Puitesopimusten, niihin liittyvien toimittajien ja prioriteettien hallinta joko rajapinnan kautta tai manuaalisesti - Mahdollisuus luoda pohjaksi “ehtotekstejä” erityyppisille tilauksille, joita voidaan muokata tilausta tehdessä Järjestelmän tulee integroitua kaupungin muihin järjestelmiin, kuten esimerkiksi: - Kirjautuminen järjestelmään AD-tunnuksella - Integraatio kaupungin SAP-tilausrekisteriin, toimittajarekisteriin, kiinteistönhallintajärjestelmään, hankehallintajärjestelmään ym. perustietorekistereihin - Järjestelmän tulee lähettää hyväksytty tilaus SAPin tilausrekisteriin. Tilauksen tiedoissa pitää olla myös toimittajalle lähetetyn tilauksen kuva (pdf-tiedosto). Kysymykset toimittajalle 1. Onko teillä tarjota ratkaisua, joka kattaa hankinnan kuvauksessa esitetyt toiminnallisuudet? Tuotteen nimi? 2. Kattaako ratkaisunne hankinnan kuvauksen kuvaaman toiminnallisen kokonaisuuden? Onko hankinnan kuvauksessa tiettyä toiminnallisuutta, jota ette pysty tarjoamaan tai jonka toteuttaisitte toisella tavalla? 3. Luettuanne hankinnan kuvauksen, tuleeko teille toimittajana mieleen jokin ratkaisunne toiminnallisuus, jota emme ole osanneet vielä huomioida ja josta olisi selkeästi hyötyä tilaustenhallinnan kontekstissa? Voitteko kuvailla toiminnallisuutta? 4. Oletteko kiinnostuneita tarjoamaan hankinnan kuvauksen kuvaamaa ratkaisua Helsingin kaupungille? Hankittava ratkaisu tulee korvaamaan toimialalla nyt käytössä olevan tilaushallintajärjestelmän ja se tulee olemaan erittäin keskeisessä asemassa tilat -palvelun asiantuntijoiden arjessa. Hankintayksikkö pyrkii julkaisemaan hankintailmoituksen alkuvuodesta 2022.