Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää osallistumishakemuksia kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan hankintaan koskien Espoon pysäkkikatosten ja -kalusteiden suunnittelua, toteutusta, ylläpitoa ja hyödyntämistä mainonnassa.
Tarkempi kuvaus hankinnasta on nähtävissä osallistumispyynnön liitteissä.
Espoon kaupunki valitsee tarjousten perusteella yhden toimittajan osa-alueittain ja yhden varatoimittajan osa-alueittain. Osa-alueet tarkentuvat neuvottelujen edetessä.
Alustavasti tarjouksen voi tehdä kahdelle tai useammalle osa-alueelle.
Alustavasti hankinnassa sopimuskausi tulee olemaan 15 vuotta, jonka lisäksi on mahdollisuus 5 vuoden optiokauteen.
Kohdassa II.1.6) Osia koskevat tiedot on järjestelmän teknisistä syistä valittu "Tätä sopimusta ei ole jaettu osiin", vaikka lopullisessa tarjouspyynnössä tulee olemaan jaettu osa-alueille.
Tarkempi kuvaus hankinnasta on nähtävissä osallistumispyynnön liitteissä.
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarjouskilpailu toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 36 §:n ja 37 §:n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen.
Hankinnan ennakoitu arvo ylittää kansallisen kynnysarvon.
Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita pyydetään tällä osallistumispyynnöllä jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valitaan neljä (4) ehdokasta, ellei soveltuvuusehdot täyttäviä ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin neljä, ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen osallistumispyynnön kohdassa "Muut tiedot, Päätöksenteon perusteet" kuvatulla tavalla.
Neuvottelujen kohteena on mm. pysäkkikatosten kokonaisuuden jakaminen osa-alueisiin, kaupungin omassa omistuksessa olevien pysäkkikatosten ylläpidon pysäkkikatosten mahdollinen ulkoistaminen, hinnoittelu-/ansaintamalli ja palvelukuvaus pääosin edeltä mainituin osin sekä hankintaan liittyvät sopimusehdot.
Hankintayksikkö voi tarpeensa mukaan toimittaa neuvottelujen tueksi tarjoajille tarjouspyyntöluonnoksia ja pyytää niihin vastauksia tai kommentteja.
Neuvottelukierrosten alustava määrä on kolme (3), mutta niiden määrä voi muuttua tarvittaessa. Kaikkien ehdokkaiden/tarjoajien, joille lähetetään lopullinen tarjouspyyntö, kanssa käydään kuitenkin yhtä monta neuvottelukierrosta. Neuvotteluiden aikana rajataan ratkaisuvaihtoehtoa niin, että lopullisessa tarjouspyynnössä on vain yksi ratkaisuvaihtoehto, joka dokumentoidaan lopulliseen tarjouspyyntöön, josta ehdokkailta pyydetään lopullinen tarjous. Tilaaja voi vähentää tarjoajien määrää neuvotteluvaiheessa. Neuvottelujen aikana Tilaaja voi halutessaan sulkea ehdokkaan pois
kilpailullisesta neuvottelumenettelystä, mikäli ehdokkaan tarjoama ratkaisuvaihtoehto ei täytä Espoon kaupungin ratkaisuvaihtoehdoille asetettuja pakollisia vaatimuksia.
Espoon kaupunki tarkentaa kilpailullisen neuvotteluprosessin kuluessa tarjouspyyntöään ja vaatimuksiaan siten, että ehdokkaat voivat tehdä Espoon kaupungin tavoitteiden mukaiset vertailukelpoiset lopulliset tarjoukset. Espoon kaupunki täsmentää neuvottelujen kuluessa myös hankinnan aikataulua.
Neuvottelut käydään Espoossa, Espoon kaupungin toimitiloissa tai Espoon kaupungin järjestämillä sähköisillä etäkokouksilla. Osallistumishakemukseen liitettävät tekniset asiakirjat voivat olla englannin kielisiä. Mikäli teknisiä asiakirjoja on tarve kääntää suomenkielisiksi, on ehdokkaan tehtävä se Tilaajan niin vaatiessa. Ehdokas vastaa asiakirjojen kääntämisestä mahdollisista aiheutuvista kustannuksista. Neuvottelut käydään ja dokumentoidaan suomeksi. Tilaaja voi käyttää neuvotteluissa ja muussa hankinnan valmistelussa asiantuntijoina ulkopuolisia tahoja, jotka eivät kuitenkaan ole ehdokkaiden/tarjoajien palveluksessa, eivätkä osallistu missään roolissa tarjousten tekemiseen.
Espoon kaupunki pidättää myös itsellään oikeuden olla vaIitsematta mitään lopullista tarjousta esimerkiksi liian kalliin hinnan perusteella. Neuvotteluvaiheen jälkeen hankintayksikkö lähettää lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella kilpailussa mukana olevat tarjoajat jättävät tarjoukset. Tarjousajan arvioidaan ajoittuvan loppuvuoteen 2020.