Våg å tenke nytt når kontrakten din legges ut på nytt anbud

ny kontrakt
Våg å tenke nytt når kontrakten din legges ut på nytt anbud

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Mange leverandører har opplevd å tape anbudskonkurransen om en kontrakt de har hatt med den samme kunden i en årrekke.

Ofte kommer nederlaget som en bombe, og hvis denne oppdragsgiveren er en stor og viktig kunde, kan tapet bli dramatisk. For mange kan det være kroken på døra når de mister en stor og mangeårig kontrakt.

Hvordan kan dette skje? Hvorfor kan ikke oppdragsgiveren bare bruke sin gode erfaring med ditt firma til å forlenge avtalen?

 

Kan ikke kontrakten bare forlenges?

I noen typer kontrakter er det en grense for hvor lang avtalen kan være. F.eks. kan rammeavtaler bare vare i 4 år maks.

For andre avtaler som har en definert varighet, har oppdragsgiveren ganske enkelt ikke lov til å forlenge avtalen i flere nye år. Innkjøpsfaglig sier man at det er en «ulovlig direkteanskaffelse». Oppdragsgiveren for anbudet har altså ikke noe valg, selv om dere begge gjerne vil forlenge avtalen.

Når en kontrakt du har hatt med samme oppdragsgiver i mange år går ut og blir lagt ut på nytt anbud, må du passe ekstra nøye på.

Skal du fortsette i det samme gamle sporet, eller er det på tide å tenke nytt?

 

Det er på tide å tenke nytt

Siden du har hatt denne oppdragsgiveren som kunde i lang tid, går du ut fra at de kjenner godt til hva du er god for, og at du derfor ikke trenger å oppgi noe mer enn justerte og rabatterte priser og ellers bekrefte at alt kommer til å bli som det alltid har vært.

Det er en tabbe. Reglene er klokkeklare: Et hvert tilbud i en anbudskonkurranse må stå på egne ben.

Reglene er nemlig slik: Oppdragsgiver har ikke lov til å vurdere andre forhold enn det som er beskrevet i tilbudet. Derfor er det din jobb og ditt ansvar å skrive et tilbud som står fjellstøtt mot konkurrentene i anbudskonkurransen.

Hvis oppdragsgiveren ikke bruker sine erfaringer med ditt firma som argument for å kunne velge deg i neste runde, så har han faktisk gjort alt etter boka.

Siden regelverket er såpass strengt på dette området, må du altså beskrive i detalj hva du tilbyr:

  • Hvilke folk du setter på jobben
  • Hvor raskt du kommer når de ringer
  • Hvilken kvalitet dine produkter har

Kravspesifikasjonen i anbudskonkurransen må besvares nøye og alle tildelingskriterier må beskrives. Du kan ikke gå ut fra at ditt gode navn og rykte er nok for å bli tildelt kontrakten for anbudet på nytt.

 

Hvorfor forandre på noe som fungerer?

Mange har gått i samme fella. Det er nemlig stor sannsynlighet for at du har en konkurrent som er sulten på nye oppdrag og som legger sjelen sin i nettopp dette anbudet.

For å møte denne konkurransen må du bruke den erfaringen du har med oppdragsgiveren og tenke ut nye løsninger.

Du kjenner oppdragsgiveren bedre enn dine konkurrenter, og har derfor et fortrinn i anbudskonkurransen.

Kommer du på noe som kan gjøre hverdagen enda bedre for begge parter?

Du kjenner rutinene, vet hva som fungerer og hva som kanskje ikke fungerer. Du kjenner folka og vet hvordan du skal håndtere de for å komme i mål med oppdraget.

Er det noe du har litt dårlig samvittighet for, noe du har slurvet med eller kanskje fått noen klager på? Hvis du ikke nevner dette i tilbudet i anbudskonkurransen gir du kanskje inntrykk av at du ignorerer problemene eller at du unngår å nevne de for å ikke skape dårlig stemning. Men man skal ikke være redd for å innrømme at ting kanskje ikke har gått 100 % på skinner. Du må bare sørge for å beskrive hva dere vil gjøre for å unngå de samme problemene i fremtiden.

Så sett deg ned og tenk nøye gjennom hva du mener kan forbedres. Den perfekte leverandøren finnes antagelig ikke, men du har alle forutsetninger for å komme så nære som mulig.

 

Oppsummering

En mangeårig kontrakt kan som oftest ikke forlenges uten at oppdragsgiveren bryter regelverket. Er oppdragsgiveren og du eller ditt firma gamle kjente, skal du bruke det til din fordel:

  • Bruk din erfaring med oppdragsgiveren til å foreslå løsninger du vet fungerer
  • Prøv å se etter nye løsninger på ting du ser ikke har fungert perfekt
  • Ikke vær redd for å innrømme at alt ikke har vært rosenrødt, men pass på å foreslå tiltak for å unngå det samme i fremtiden

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00