Tilbudet ditt taper poeng i evalueringen. Hvordan kan du unngå at dette skjer?

Tilbudet ditt taper poeng i evalueringen
Tilbudet ditt taper poeng i evalueringen. Hvordan kan du unngå at dette skjer?

 

Uten at du selv er klar over det, taper tilbudet ditt poeng i evalueringen…Som oftest skyldes det ren uvitenhet hos de fleste, men for de som kjenner til denne fallgruven vet man hvordan man skal unngå å tape poeng i en anbudskonkurranse.

Enten det dreier seg om en anbudsbesvarelse eller dokumentasjon på krav i konkurransen, er det viktig å passe på at du skriver på en måte som ikke kan misforstås eller kan tolkes på forskjellige måter.

I anbudskonkurranser kan du ikke regne med at tvilen kommer deg til gode, faktisk er det tvert imot.

Utgangspunktet er nemlig slik at som tilbyder blir du kontraktsforpliktet til å levere det du har sagt du skal levere. Samtidig vil du ikke være forpliktet til å levere mer enn det du har tilbudt. Dette gjør at det er oppdragsgiveren som sitter med skjegget i postkassa hvis han tolker ditt (eller din konkurrents) tilbud for snilt.

 

Et eksempel fra virkeligheten:

I en anbudskonkurranse om et transportoppdrag har oppdragsgiveren satt minimumskrav til EURO 4 klassifisering av lastebilene. I tillegg står det i tildelingskriteriet «Miljø» at tilbydere som gjennomfører oppdraget med biler med høyere klassifisering enn minimumskravet vil få tilleggspoeng.

En tilbyder skriver dette: Våre biler har EURO 4 klassifisering. Dersom vi får oppdraget må vi utvide kapasiteten og vi vil vurdere å kjøpe nye biler med  EURO 6.

Hvis denne tilbyderen får oppdraget, har han faktisk ikke forpliktet seg til mer enn å vurdere å kjøpe EURO 6 lastebiler, men ingen kan kreve at han faktisk skal gjøre det. Om han skrev det slik av ren vanvare eller om han prøvde å være snedig, er selvsagt uvisst. Oppdragsgiveren kan ikke gi noen tilleggspoeng.

En annen tilbyder skriver at: For å gjennomføre dette oppdraget vil vi gå til innkjøp av en ny lastebil med EURO 6 klassifisering.

Med denne beskrivelsen er tilbyderen forpliktet til å kjøpe en bil med høyeste klassifisering og bruke den til transportoppdraget. Samtidig kan oppdragsgiveren også gi full score. 

At det blir dyrere å gjennomføre oppdraget med en nyere og mer miljøvennlig bil er kanskje opplagt, men det er en vurdering tilbyderen må gjøre i forhold til tilbudsprisene.

Og når det gjelder kontraktsforpliktelsene, er det slik at hvis leverandøren som har tilbudt EURO6-biler blir tatt på fersken i å bruke en lastebil med lavere klassifisering, har oppdragsgiveren rett til å heve kontrakten, så forsøk på juks lønner seg heller ikke.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Eksempel 2

I en anbudskonkurranse om serviceoppdrag på kopimaskiner har oppdragsgiveren brukt responstid som tildelingskriterium. Dette må forstås som: hvor lang tid tar det fra bestillingen er ringt inn til servicemannen står på døra?

En tilbyder skriver dette: Vi har et landsdekkende serviceapparat. I de fleste tilfeller kan vi være på plass i løpet av 1 time, men garantert senest innen 2 timer fra bestilling.

Er tilbudet på 1 eller 2 timer? I dette tilfellet må oppdragsgiveren ta utgangspunkt i 2 timer siden tilbyderen ikke garanterer oppmøte innen 1 time.

…vil forsøke etter beste evne å…

En annen tabbe mange gjør er å skrive slikt som: «Vi vil tilstrebe oss i å…».

Hva betyr dette?

Hvordan skal oppdragsgiveren sette poeng på en slik beskrivelse? Hvor gode dere er til å tilstrebe dere noe, gir ingen forpliktelse av noe slag, hverken for dere eller for oppdragsgiveren.

Dette er også en ganske vanlig beskrivelse når det handler om leveringstid eller leveringsfrekvens:”Vi vil tilpasse leveringsfrekvensen etter oppdragsgivers ønsker og behov”

Dette gir heller ingen konkret mening.

Vi kjenner tilfeller hvor det etter en tid inn har oppstått krangel mellom leverandøren og oppdragsgiveren om forståelsen av «oppdragsgivers behov». Oppdragsgiveren krevde levering to ganger i uka, mens leverandøren hårdnakket påstod at behovet for levering er kun en gang pr uke.

Det kom frem etter hvert at leverandøren hadde priset bare én levering i uka, så når de plutselig måtte levere to ganger ble fortjenesten altfor dårlig. Hadde de derimot spurt oppdragsgiveren i god tid før tilbudsfristen om hva som var forventet leveringsfrekvens, så kunne de kalkulert inn det de måtte ha for å tjene penger. Mangel på denne informasjonen i kravspesifikasjonene vil i praksis gi den eksisterende leverandøren et fortrinn, fordi de kjenner nøyaktig hvor mange leveringer som skal til for å dekke «oppdragsgiverens behov».

Saken havnet til slutt i retten.

Så hvis du ikke vet hva oppdragsgiverens faktiske behov er, så bør du i stedet spørre i god tid før fristen går ut, slik at du kan gi et konkret svar. Hvis oppdragsgiveren ikke vil gi et konkret svar, så må man vurdere om det er på grensen til regelbrudd med bakgrunn i krav til forutberegnelighet og likebehandling.

 

Oppsummering

Husk på dette når du skriver tilbudet ditt:

  • Unngå ord eller beskrivelser hvor det kan være tvil om hva du mener.
  • Unngå å si at du skal «forsøke etter beste evne».
  • Unngå å forplikte deg til «oppdragsgivers behov» uten å vite hva det konkrete behovet faktisk er.
  • Pass på at oppdragsgiveren ikke kan tvile på hva du skriver i anbudsbesvarelsen. Hvis han er usikker, skal oppdragsgiveren vurdere anbudsbesvarelsen din på en måte som er minst gunstig for deg, og i verste fall plikter han å avvise anbudet ditt.
  • Priser, tidsfrister eller andre kvalitetsmål er det viktig for oppdragsgiveren å ha en garanti for i en kontrakt. Derfor må du alltid sørge for å være 100 % konkret og ikke åpne for tvil.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00