Suomi toimii EU:n puheenjohtajamaana 1.7.-31.12.2019. Puheenjohtajakauden kokoukset järjestetään yhdessä paikassa Helsingissä. Alustavien arvioiden mukaan puheenjohtajakaudella Suomessa järjestetään arviolta noin 10 ministeritason kokousta sekä niihin rinnastettavaa tapahtumaa. Virkamieskokouksia arvioidaan alustavan arvion mukaan olevan hieman yli 50.
Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä se käynnistä kilpailutusta, vaan se on osa markkinakartoitukseen liittyvää teknistä vuoropuhelua. Tämä asiakirja ei velvoita valtioneuvoston kansliaa toteuttamaan hankintaa tai vuokrausta. Tietopyynnössä esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset eivät sido hankintayksikköä ja toimittajia.
Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa, minkälaisia EU-puheenjohtajakauden vaatimukset täyttäviä kokouspaikkoja Helsingissä on saatavilla ja mitä sellaisia reunaehtoja kokouspaikkoihin mahdollisesti liittyy. Tietopyynnön tarkoituksena on myös antaa valtioneuvoston kanslialle sellaista lisätietoa kokouspaikoista ja kokouspaikkoihin liittyvistä ehdoista, jonka jälkeen kanslia pystyy määrittelemään, hankkiiko se kokouspaikkapalvelut hankintalain (1397/2016) mukaisella julkisella hankinnalla vai vuokraako se kokouspaikan liikehuoneiston vuokraamisesta annetun lain (482/1995) mukaisena vuokrauksena.
Tietopyyntö julkaistaan osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (Hilma) ja lähetetään lisäksi niille valtioneuvoston kanslian tietämille olemassa oleville kokouspaikkojen toimittajille, jotka valtioneuvoston kanslian alustavan arvion mukaan mahdollisesti voisivat tulla kyseeseen kokouspaikan tarjoajina. Alla on tiivistelmä kokouspaikkaa koskevista vaatimuksista. Tämän lisäksi valtioneuvoston kanslialta on saatavissa erikseen pyydettynä laajempi kuvaus vaatimuksista.
Laajempi kuvaus vaatimuksista on saatavissa valtioneuvoston kanslialta lähettämällä pyyntö kanslian kirjaamoon osoitteeseen [email protected] tai sähköisesti hanki-järjestelmän kautta ja sitoutumalla ennen laajemman kuvauksen toimittamista saatujen tietojen salassapitoon. Pyyntö laajemmasta kuvauksesta on lähetettävä viimeistään 12.5.2017 klo 14:00. VNK toimittaa tarkemmat tiedot kootusti kaikille niille, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Päätös hankinta- tai vuokrausprosessin mahdollisesta käynnistämisestä tehdään tietopyynnön jälkeen. TIIVISTELMÄ KESKEISISTÄ VAATIMUKSISTA: •Kokoukset ajoittuvat rajatuille aikajaksoille. Ministerikokoukset ovat perinteisesti ajoittuneet heinäkuulle ja syyskuulle (tai aivan elokuun loppuun tai lokakuun alkuun). Virkamieskokoukset ajoittuvat myös loka- tai marraskuulle. Elokuussa ei järjestetä kokouksia ja mahdollisuus järjestää joulukuussa kokouksia on rajoitettu. Pääsääntöisesti ministerikokoukset ja virkamieskokoukset ovat eri aikaan. Tarkkoja päivämääräjaksoja ei tässä vaiheessa ole mahdollista antaa.
•Ministerikokousten aikana kokouspaikalla tai sen yhteydessä olevissa tiloissa ei voi olla ministerikokouksiin välittömästi liittyvien tapahtumien lisäksi muita tilaisuuksia tai yleisölle avoimia tapahtumia.
•Virkamieskokouksia tulee voida järjestää 2-3 yhtäaikaisesti. Yhden virkamieskokouksen osallistujamäärä vaihtelee 40-80 osallistujan välillä. Virkamieskokousten aikana kokouspaikalla tai sen yhteydessä olevissa tiloissa voi olla muita tilaisuuksia tai yleisölle avoimia tapahtumia, mikäli virkamieskokouksille ruokailu –ja aputiloineen tiloineen tms. varattu tila voidaan eriyttää ja sille järjestää oma sisäänkäynti. Tällöin muita tilaisuuksia voi olla esim. eri kerroksessa.
•Kokouspaikassa on oltava tai sinne on voitava muodostaa joustavasti tietty määrä tarvittavia kokoustiloja, lehdistökeskus sekä niissä suoritettavia palveluja varten tarvittavia aputiloja. Kokouspaikassa tarvitaan kokouksiin liittyviä erillisiä tiloja useita kymmeniä (<40). Yhtenä perusvaatimuksena on pääasiallisen kokoustilan koko. Kokoustilassa tulisi olla yhtenäistä tasalattiatilaa vähintään 600 m2 ja siihen pitää mahtua kehäpöytä 86 henkilölle sekä 6–15 (siirrettävää) tulkkauskoppia.
•Varsinaisen kokoussalin lisäksi tarvitaan ns. kuunteluhuone delegaatioille, delegaatioiden työtila sekä muutamia kahdenvälisten tapaamisten kokoustiloja sekä ruokailutilat (sekä VIP, delegaatiot että tiedotusvälineet). Näiden tilojen lisäksi tarvitaan myös muita joustavasti muunneltavissa olevia aputiloja.
•Virkamieskokouksissa tarvitaan vähintään kolme varsinaista kokoustilaa (avoin tila, missä kehä/suorakaidepöytä vähintään 30 henkilölle sekä takarivin paikkoja) sekä aputiloja.
•Lehdistökeskuksen koko on noin 2 000m2. Sen on tarjottava työskentely- ja ruokailutilat 200 henkilölle, tarvittaessa jopa 300 henkilölle. Lehdistökeskuksessa on oltava myös mm. yhtenäinen ja esteetön tila lehdistötilaisuuksien järjestämiseen (350 – 400m2). Lehdistökeskuksessa olevasta TV-kuvan lähetyskeskuksesta saa olla enintään 200m yhteys ulkona oleviin satelliittiautoihin.
•Yhteensä kokous-, lehdistökeskus- ja aputiloja tarvitaan vähintään 15 000 m2. Näiden ei tarvitse olla yhdessä kerroksessa.
•Kokoustilan/tilojen on oltava kokousaikana kokouskäyttöön varattuna koko vuorokauden ja koko kyseisen kokousajan sekä rakennus- ja purkupäivät. Tiloja pitää pystyä valvomaan/vartioimaan koko tuon ajan (tarjoaja tai asiakas).
•Kokouspaikka on voitava jakaa selkeästi erotettaviin vyöhykkeisiin
KYSYMYKSET KOKOUSPAIKAN TOIMITTAMISESTA KIINNOSTUNEILLE TARJOAJILLE:
Pyydämme toimittamaan ainakin seuraavat tiedot osana vastaustanne tietopyyntöömme. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. 1.)Onko teillä tarjota kokouspaikka, joka täyttää kaikki yllä kuvatut ja VNK:n pyynnöstä toimittamat tarkemmat vaatimukset? 2.)Jos jokin vaatimuksista ei täyty tällä hetkellä tiloissanne, niin mikä/mitkä vaatimuksista ei täyty tällä hetkellä, ja onko tarkoitus, että kaikki vaatimukset täyttyvät puheenjohtajuuskauden alkuun mennessä (1.7.2019), mikäli tilanne valitaan kokouspaikaksi? 3.) Onko teillä tarjota tila, missä neliömäärä on vähintään 15 000 m2? Kuvatkaa vastauksessanne, kuinka paljon tällöin kokonaistilaa on käytettävissä ministerikokouksiin (koko rakennus?) tai virkamieskokouksiin (esim. yksi kerros). 4.)Onko teillä kommentteja vaatimuksiin liittyen tai tuleeko jokin muu olennainen vaatimus mieleenne? 5.)Valtioneuvoston kanslia pitää tällä hetkellä yhtenä mahdollisena toteutusvaihtoehtona sitä, että kokouspaikka hankitaan kokousten suunnitelluksi ajaksi (lisättynä rakennus- ja purkupäivillä). Alustavat kokousajat tähän vaihtoehtoon liittyen on kuvattu yllä. Pääsääntöisesti tällöin tarkoitettaisiin vuokrausta/hankintaa viikon tai useamman viikon mittaisina ajanjaksoina tarvittaessa lisättynä rakentamis- ja purkamispäivillä. Toinen mahdollinen vaihtoehto on hankkia kokouspaikka koko siksi ajaksi, kun puheenjohtajuuskaudella on kokouksia (n. 5 kuukautta). Kolmas mahdollinen vaihtoehto on se, että VNK maksaa vain toteutuneen käytön perusteella, eli niiden päivien osalta, kun kokouspaikassa on pidetty kokouksia. Ovatko nämä kaikki vaihtoehdot yrityksellenne mahdollisia vaihtoehtoja? Jos vain osa vaihtoehdoista on mahdollisia, niin mikä/mitkä? 6.) Jos kaikki kohdassa kuvatut vaihtoehdot ovat yrityksellenne mahdollisia, niin mikä on alustava ja sitomaton arvionne vaihtoehtojen kokonaishinnoista, jos tarkastellaan vain tilasta ja siihen välittömästi liittyvistä asioista (vesi, sähkö, peruskalusteet,- tietotekniikka ym.) muodostuvaa kokonaisuutta. Jos osa vaihtoehdoista on mahdollisia, niin mikä/mitkä on/ovat sen/niiden alustava ja sitomaton kustannusarvio? 7.)Onko jokin yllä kuvatuista kokousjaksoista mahdoton? Kun virkamieskokousten ajoissa on jonkin verran joustamisen varaa, niin halutessanne voitte ehdottaa sopivia ajanjaksoja. 8.) Jos VNK maksaisi vain kokousten ajan tai toteutuneen käytön perusteella, miten ja millä aikataululla seuraavat asiat hoidettaisiin: a.Laskutuskäytännöt b.Varaaminen c.Varauksien vahvistaminen d.Peruuttaminen e.Muutosmahdollisuudet f.Mahdollisuus vaikuttaa samaan aikaan muissa tiloissa tapahtuviin tilaisuuksiin 9.) Oletteko sitoutuneet omissa sopimuksissanne joihinkin paikkaan liittyviin lisäpalveluihin, jotka estävät teitä tarjoamasta kokoustiloja, mikäli emme ole ostamassa kokouspaikan yhteydessä näitä lisäpalveluita, vaan hankimme nämä lisäpalvelut omalla sopimuksella? Tällaisia palveluja voivat mahdollisesti olla esimerkiksi catering-palvelut, konferenssiteknikka, vartiointi, aulapalvelut ym. Jos olette sitoutuneet joihinkin lisäpalveluihin, niin kuvatkaa, mitä nämä lisäpalvelut ovat ja kertokaa sopimuskumppaninne nimi. 10.) Kokoustiloissa käytetään puheenjohtajakauden omaa visuaalista ilmettä ja mahdollisesti puheenjohtajakauden yhteistyökumppaneiden visuaalista ilmettä. Mikäli tämä aiheuttaa teille hankaluuksia, niin pyydämme ilmoittamaan sen vastauksessanne.
TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN:
Kiinnostuneita toimittajia pyydetään vastaamaan tietopyyntöön ja tietopyynnössä esitettyihin kysymyksiin joko kirjaamoon ([email protected]) toimitetulla vastauksella tai hanki-järjestelmän kautta 19.5.2017 klo 14:00 mennessä. Selvyyden vuoksi pyydämme otsikoimaan vastauksenne "Tietopyyntö/ EU-puheenjohtajuuskauden kokouspaikka". Mikäli katsotte vastauksenne sisältävän liike- ja ammattisalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, pyydämme, että yksilöitte ja merkitsette ao. tiedot selvästi. Mahdolliset lisätietokysymykset ja pyynnöt tarkemmista vaatimuskuvauksista pyydetään joko osoitteesta [email protected] tai sähköisesti hanki-järjestelmän kautta viimeistään 12.5.2017 klo 14:00. Tietopyynnön perusteella voidaan mahdollisesti järjestää tapaamisia, jossa tiloja voidaan esitellä asetettavien vaatimusten määrittämiseksi. Päätös hankintaprosessin tai vuokraamisprosessin mahdollisesta käynnistämisestä tehdään teknisen vuoropuhelun jälkeen. Tekniseen vuoropuheluun osallistuminen (tai osallistumatta jättäminen) ei vaikuta menestymismahdollisuuksiin mahdollisissa tulevassa hankinnassa/vuokrauksessa.