Konkurranse med forhandling - Anskaffelse av webbasert rekrutteringssystem

Lier kommune skal anskaffe et verktøy for rekrutteringsprosess.  

Oppdragsgiver ønsker et elektronisk verktøy som er meget brukervennlig og har en høy tilgjengelighet for bruker. Vi har flere brukere av dette systemet, listet opp under med fokusområder:

1.Jobbsøker – skal være enkelt, brukervennlig, synlig og tilgjengelig

2.Arbeidsgiver – brukervennlig, ryddig, systematisk og tidsbesparende

3.HR - brukervennlig, ryddig, systematisk og tidsbesparende

Et viktig kriterie for oppdragsgiver er at jobbsøker enkelt kan søke jobb i Lier kommune. Vi er derfor ute etter en leverandør med en stor CV-database. Et annet meget viktig kriterie er integrasjon med arkiveringssystemtet ephorte. Det anslås 100-150 brukere av systemet.

IKT

• Løsningen må ha en god søkemotor som gjør det enkelt å søke opp relevante opplysninger ved bruk av definerte søkeord.

• Løsningen bør være kompatibel med kommunens øvrige systemer (Visma Enterprise og MS Outlook,)

• Det er ønskelig med overføring av CV og info til HRM. 

• Mailer (avslag, bekreft mottatt osv..) sendes direkte fra systemet

• Løsningen bør ha synkronisering mot kalenderfunksjon i MS Outlook   

• All jobb skal kunne gjøres i rekrutteringssystemet frem til ansettelse.

• Skal kunne importere CV fra Linkedin, og evt andre relevante sosiale medier, tilbyder kan foreslå her 

• Rekrutteringssystemet skal levere systemunderstøttelse på flere plattformer, herunder smart-telefon og nettbrett

• Tilstrekkelig systemtilgang for superbruker for å gjøre lokale endringer brev ut (tilbud, avslag osv..)

• Mulighet for annonsering

• Mulighet for å lage screeningspørsmål

• Garantert oppetid skal fremgå av tilbudet.

• Tilbyder skal ha stor CV-database. Det skal være enkelt å overføre cv inn i database (uten at søker må skrive den på nytt)

•  Superbruker bør kunne ha mulighet til:
  •å gjøre lokale endringer i maler
  •å ha en dokumentfunksjon - kunne lage brev ut, tilbud, avslag
  •å lage annonser
  •å lage screeningspørsmål
• Det bør være en kjent metodikk for single Sign-on eller sikker tilgjengeliggjøring for alle brukere (arbeidsgiver og HR) inne fra eget nett
  
  
  Språk
  Språk og innhold skal være pedagogisk godt fremstilt, slik at det er enkelt for alle brukere og forstå hva som menes.
  
  Brukergrensesnitt
  Det skal være enkelt og lettfattelig brukergrensesnitt, og skal ha egen bildebank (CV og annonser)
  
  
  

Regler for konkurransen

Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 endret senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41 For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II.

Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse med forhandling. Dato for forhandling er satt til 21 og 23 november 2016.

Offfentlighet og taushetsplikt
I henhold til offentleglova § 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige.

Etter FOA § 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som for eksempel er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, jf. forvaltningsloven § 13.

Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt med hensyn til hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet.

Dersom det er aktuelt å utlevere tilbudet, vil tilbyder bli kontaktet for avklaring av hva som er forretningshemmeligheter.

Habilitet

Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til § 10 og kommuneloven § 40 nr. 3.