Kort beskrivelse
Kunden har et behov for et CRM-verktøy for å effektivisere søknadsbehandling og støtte rapportering, ressursstyring og kommunikasjon.
CRM-løsningen skal tilby en sømløs arbeidsflyt fra søknadsmottak til datalevering, med funksjoner som kundeportal for forskere, statusoversikt, automatiserte varsler, og integrasjoner med eksisterende systemer som Outlook, Sharepoint og arkivsystemer.
Verktøyet må tilrettelegge for detaljert rapportering med definerte målinger som støtter rapporteringskrav fra Finansdepartementet og ledelsen. Det skal også gi ledere oversikt over arbeidsbelastning per medarbeider og prosessere saksporteføljen mer effektivt gjennom dynamiske dashboards og rapportfunksjoner.
For kravene knyttet til CRM-verktøyet viser vi til excel-filen som er lagt ved konkurransegrunnlagsdokumentene.
SSB jobber kontinuerlig med å forbedre tjenestene for deling av data for forsknings og analyseformål. Dette speiles i utviklingen av microdata.no og ulike forbedringstiltak for å effektivisere og forbedre den søknadsbaserte delingen av mikrodata og tabelloppdrag.
Brukere som har behov for data fra SSB, ønsker å møte SSB gjennom en søknadsløsning som hjelper dem gjennom hele prosessen fra de henvender seg første gang, til de har fått tilgang til dataene de trenger. De etterspør bedre veiledning i utfylling av søknad, bedre oversikt og automatikk for å angi ønskede variabler og bedre muligheter for å følge status i søknadsprosessen.
Kontakten med brukerne og behandlingen av søknadene består av mange hel-manuelle separate arbeidsprosesser. Seksjonen mangler en helhetlig løsning for saksbehandling og bruker et sett av ulike verktøy som er tilgjengelige i SSB til de forskjellige delene av arbeidsprosessene.
Dette dokumentet beskriver behovene og funksjonskravene for et CRM-verktøy til bruk i Seksjon for mikrodata. CRM-løsningen vil støtte effektiv håndtering av søknader om datatilgang fra forskere, samtidig som den tilrettelegger for sømløs saksbehandling, ressursstyring, og rapportering i henhold til krav fra ledelsen og Finansdepartementet.
Seksjonen mottar et stort antall søknader, hvor hver sak krever dokumentasjon, saksbehandling på tvers av fagseksjoner, kommunikasjon med forskere, og oppfølging av juridiske retningslinjer. Målet med anskaffelsen av et CRM-system er å forenkle disse prosessene og gi bedre oversikt, sporbarhet, og samhandling gjennom hele søknadens livssyklus. Systemet skal kunne bistå både søkere og saksbehandlere med tydelig struktur, automatiserte varsler, integrasjoner med eksisterende verktøy, samt en kundeportal hvor forskere kan følge prosessen.
Systemet må være brukervennlig, skalerbart og sikre data i samsvar med personvernkrav, samt støtte en fleksibel arbeidsprosess og tilrettelegge for mer effektiv ressursallokering og beslutningsstøtte i Seksjon for mikrodata.