Debitorsystem i offentligt EU-udbud til Roskilde Kommune

Kort beskrivelse

Roskilde Kommune efterspørger en samlet hovedleverandør til levering af et standardbaseret og integreret IT-system til debitorstyring med eventuelle tilretninger, der understøtter behovet for en samlet virksomhedsløsning i Roskilde Kommune.

Der ønskes en servicebureauløsning (hosting hos leverandøren), som integrerer med kommunens eksisterende IT-infrastruktur og –fagsystemer (både interne og eksterne).

Systemet skal opfylde og understøtte al relevant lovgivning mv. og skal desuden vedligeholdes af leverandøren i takt med den lovgivningsmæssige og faglige udvikling på området.

Formålet med debitorsystemet, er at opkræve Roskilde Kommunes krav overfor borgere, virksomheder og andre kommuner, med brug af færrest mulige personaleressourcer.

Det er Roskilde kommunes politik, at alle opkrævninger fra kommunen til borgere, virksomheder og andre kommuner styres i debitorsystemet. Derudover skal det kunne håndtere og styre kommunens tilgodehavender og mellemregning med andre myndigheder, herunder Skat.

Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2010/S XX - XXXXXX af den XX.X.2010.

Tilbud skal afgives elektronisk via Mercell Sourcing Service (MSS) i henhold til de betingelser, som fremgår af udbudsmaterialet.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.

Procedure

For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser:  

http://permalink.mercell.com/25219195.aspx

Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: ”Meld din interesse”. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger.

Efter du har meldt din interesse skal du først godkendes og oprettes i systemet – dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til www.mercell.dk . Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Roskilde Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra Roskilde Kommune afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar.

Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. Digital signatur kan bestilles her: www.danid.dk. 20 dage hhv. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage påmindelser omkring opgaven på din e-mail.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00.

Al kommunikation med ordregiver skal foregå igennem kommunikationsmodul i MSS.

Tilbud skal konsekvent referere til de enkelte punkter i udbudsmaterialet, dvs. tilbuddet besvares og opbygges i samme kronologiske orden som udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver skal forholde sig til ordregivers kravspecifikation til den udbudte ydelse.

Tilbud der afviger på væsentlige punkter fra det beskrevne vil blive forkastet.

Skulle der være punkter i udbudsgrundlaget der forekommer uklare skal tilbudsgiver specificere, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet. Derudover kan der stilles spørgsmål til udbudsmaterialet jf. punkt. 2.6 & 2.3.

Tilbud skal være udarbejdet skriftligt og på dansk. Al kommunikation - mundtlig som skriftligt - skal foregå på dansk.

Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. Tilbuddet skal være gældende til den 01.04. 2011.