Hämeenlinnan seudun Vanamo-kirjastoissa on tällä hetkellä käytössä Axiell Finland Oy:n Mikromarc-kirjastojärjestelmä. Järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2017 ja sen elinkaari on päättymässä, koska järjestelmä on jo yli 20 vuotta vanha. Järjestelmätoimittaja on ilmoittanut, että ohjelman kehittäminen on lopetettu. Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä saadaan käyttöön vuoden 2024 aikana.
Vanamo-kirjastoihin kuuluvat Hämeenlinnan kaupunginkirjasto, Hattulan kunnankirjasto ja Janakkalan kunnankirjasto. Yhteinen tietokanta sisältää myös Hämeenlinnan Lyseon ja Hämeenlinnan kaupunginmuseon ja taidemuseon kokoelmat. Alueella toimii yhteensä kolme pääkirjastoa, seitsemän lähikirjastoa ja neljä kirjastoautoa.
Hämeenlinnan kaupunki julkaisi 24.11.2023 kirjastojärjestelmän hankintaa koskevan tietopyynnön/markkinakartoituksen (2023-139783) HILMA-ilmoituskanavassa selvittääkseen markkinoilla olevia korvaavia järjestelmiä, jotka vastaisivat nykyisiä teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Tietopyyntöön saatiin vain yksi vastaus, joka oli Axiell Finland Oy:ltä.
Jos hankintapäätös ja suorahankintailmoitus saavat lainvoiman ja sopimuksen yksityiskohdista päästään yhteisymmärrykseen, laaditaan hankinnasta sopimus Axiell Finland Oy:n sekä Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan välille.
Hankintalain 131 §:n mukaan hankintayksikkö voi julkaista vapaaehtoisesti ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mahdollinen valitus aiotusta suorahankinnasta on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua.
Suorahankinnan ilmoitusmenettely ei ole hankintayksikön velvollisuus, vaan vaihtoehto hankinnan avoimuuden lisäämiseksi ja oikeussuojakeinojen tehokkuuden ohjaamiseksi. Hämeenlinnan kaupunki haluaa vapaaehtoisesti ilmoittaa suorahankinnasta, jonka perusteet se on hankintaa valmistellessaan huolellisesti selvittänyt.
Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan sekä valitun tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös ja suorahankintailmoitus ovat saaneet lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Edellytyksenä hankintasopimuksen allekirjoittamiselle on, että valittu tarjoaja toimittaa hankintayksikölle erikseen hankintapäätöksen jälkeen pyydettävät tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet), todistuksen vastuuvakuutuksesta ja pakotteita koskevan vakuutuksen.
Suorahankinnasta on Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikön viranhaltijapäätös 48 / 19.12.2023.
Hankintalain 102 §:n 1 momentin 1-5 kohdassa mainitut tiedot:
1) hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot: Hämeenlinnan kaupunki, Kaupungintalo Wetteri, Wetterhoffinkatu 2, 13100 Hämeenlinna, puhelin 040 869 6303 (johtava informaatikko Jaana Käki), sähköposti:
[email protected] 2) hankintayksikön luonne: kunta (kaupunki), alue- tai paikallistason viranomainen, yleinen julkishallinto (tämä ilmoitus koskee erityisesti kirjastotoimea) (Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan yhteishankinta)
3) hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus: kirjastojärjestelmä, hankinnan kuvaus tässä ilmoituksessa
4) hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa taikka tieto siitä, onko hankinnan ennakoitu arvo vähintään 25 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen: neljän vuoden kokonaisarvoksi arvioitu noin 180 000 - 220 000 euroa (alv 0 %) (arvio kertakustannuksista noin 40 000 - 60 000 euroa ja arvio vuosikustannuksista noin 35 000 - 40 000 euroa), josta Hämeenlinnan kaupungin osuus noin 70-80 %
5) hankintalaji: palveluhankinta