Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa mitä sähköisen säilyttämisen järjestelmiä markkinoilla on tällä hetkellä, näiden ratkaisujen hinnoittelumallit ja suuntaa-antava hintahaarukka.
1. Tietopyynnön kohde •Tietopyynnön kohde on Vantaan kaupungin kattava SÄHKE2 -säilytysjärjestelmän normit täyttävä, järjestelmäriippumaton säilytysjärjestelmä pitkään ja pysyvästi säilytettävälle sähköiselle aineistolle.
2. Olemme kiinnostuneita kokonaispalvelusta joka sisältää:
•Ratkaisumalli
oOstetaan millaisena palveluna (pilvi/palvelin/muu).
oPääkäyttäjätehtävät hoidetaan itse kuten esim. käyttöoikeuksien ylläpito sekä ylläpito-oikeudet otulisi toimia miten?
•Jatkuvan palvelun toimitusmallit
ovoi olla selainpohjainen tai työasemakohtainen
•Hinnoittelu ja suuntaa-antava hintahaarukka
oHinnoittelumalli, esim. käyttäjämääräarvio (oma väki, henkilöstö)
oYlläpitopalvelun vuosihinta eriteltyinä
•Integraatiotarpeet
oIntegraatiot Vantaan kaupungin eri sovelluksiin esim. Tweb, Sap, Rondo
oAvoin rajapinta
•Analytiikka
oPalvelun olisi hyvä tuottaa yleistä analytiikkaa sovelluksen käytöstä, esim tuotteittain, toimittajittain, tuoteryhmittäin, tilaajittain jne. otoiminnallisuuden tosiaikainen seuranta oreagointi esim. sähköpostilla, jos jossain on paljon liikennettä
•Tuotteet
oTuotteet tulee pystyä kategorisoimaan halutun mukaisesti.
•Käytettävyys
ohelppokäyttöisyys sekä käyttäjän että pääkäyttäjän osalta
•Haku
oMahdollisuus hakea useilla kriteereillä.
oKriteerien ja tulosten tallentaminen ja julkaiseminen.
•Tuotteista tulee saada ainakin seuraavat tiedot
Tuotteen nimi
Kuvaus
Linkki lisätietoon
Kategoria
Kuva
hinta
•Toimittajatiedot
oSovelluksen tulee ilmoittaa tilaajalle automaattisesti tuotteen perusteella oikea toimittaja
oMikäli ao toimittajalla ei ole tilauksen mukaista tuotetta, tulee sovelluksen automaattisesti siirtää tilaus seuraavalle toimittajalle .
•Muita toiveita
oTilauksiin tulee tulla automaattisesti pientoimituslisä ja siitä tulee ilmoittaa tilaajalle
otoimitusaika milloin tuote toimitetaan
ojärjestelmän tulee pitää sisällään tunniste jolla tilaus voidaan kohdentaa sopimukseen ja laskuun sekä kirjanpitoon .
Asiakirjojen siirtäminen järjestelmään
•Yksittäissiirrot ja massasiirrot (metatietotuki, TOS-tuki, ocr-tuki)
•Sähköisesti allekirjoitetussa asiakirjassa allekirjoituksen säilyminen
•Operatiivisten sovellusten rekisteritietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen siirtäminen
•Lokien siirtäminen muista sovelluksista
Säilytysjärjestelmän rakenne ja rakenteiden hallinta ja voiko olla useita rakenteita
•Hävitystoiminnallisuus
•Lokitietojen säilyvyys ja jäljitettävyys, raportointi
•Käyttöoikeuksien hallinta
•Tuoreuttamistoiminnallisuus (muuntaminen uudempaan versioon)
Käyttöliittymä
•Tekninen rajapinta viranomaisille (sähköisten tietojen luovuttaminen säilytysjärjestelmästä ulkoiselle toimijalle)
•Tutkijan käyttöliittymä
•Kansalaisen avoin käyttöliittymä
•Eri järjestelmien tuki (mobiili, pilvipalvelut)
•Vuorovaikutusmahdollisuus (kommentointi, linkkaus)
•Usein kysytyt kysymykset
Julkaisutoiminto
•Asiakirjan rakenteisuus ja versioiden hallinta
•Hälytystoiminnallisuus esim. sähköpostiin
•Hakutulosten, siirtopaketin tai asiakirjojen julkaiseminen
•Avoin data
Lakien vaatimukset
•Tiedonhallintalain vaatimukset
•GDPR-vaatimukset
•Saavutettavuusdirektiivin vaatimukset
•SÄHKE2-määräys
Sähköinen allekirjoitus
Käyttötuki järjestelmäntoimittajalta
oReferenssikohteet
Tietosuoja Ja tietoturva-asiat
oToimittajan tulee ilmoittaa miten tietosuoja ja tietoturva-asiat on hoidettu
3. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat: •Vastaukset yllä oleviin asioihin (kohta 2) •Kuvaus palvelun käyttöönotosta •Hinnoittelumallit SaaS-palveluna sekä lisäksi muut mahdolliset kustannukset •Referenssit: vastaavat toteutukset muissa organisaatioissa (mielellään julkishallinnon) •Toiminnallinen kuvaus