Matkatoimistopalvelujen hankinta

Hanke lühikirjeldus

Vantaan kaupungin hankintakeskus järjestää tarjouskilpailun ja pyytää tarjousta matkatoimistopalveluista. Matkatoimistopalveluna hankitaan kotimaan ja ulkomaan matkat ja majoituspalvelut sekä muut tähän sopimukseen liittyvien palveluiden järjestäminen / välittäminen tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Matkatoimiston kautta varataan lento-, juna- ja laivamatkat, autonvuokraukset ja ulkomaiset taksipalvelut, ryhmä-, liikematkustus-, kongressi- opiskelu-, ym. -matkat sekä kokous- ja hotellipalvelut. Tilaaja varaa oikeuden tilata myös suoraan junamatkoja VR:ltä ja laivamatkoja laivayhtiöiltä. Viisumipalvelut eivät sisälly tähän hankintaan. Matkatoimistopalvelujen piirissä on: - kaupungin koko henkilökunta eri toimialoilla - henkilökunta kaupungin liikelaitoksissa - henkilökunta kaupunkikonsernin omistamissa tai enemmistöosuudella hallitsemissa yhtiöissä ja säätiöissä (mikäli käyttävät tätä sopimusta) - oppilaitosten oppilaat - kaupungin luottamushenkilöt Vantaan kaupunki on keskittänyt matkojen varaukset / tilaukset ainoastaan tietyille henkilöille. Matkavaraajat huolehtivat matkatoimiston tarjoamien palveluiden tilaamisesta. Vantaalla SAP:in HR:stä siirretään henkilökunnan perustiedot matkatoimiston varausjärjestelmään vähintään kerran kuukaudessa. Toimittajan järjestelmän tulee pystyä vastaanottamaan syötetty tieto. Liitteenä 1 on kuvaus Excel taulujen tietosisällöstä. (VantaaHR_Matkatoimisto_Lataus_HR feed.xlsx) Tilaajan ja tulevan toimittajan järjestelmien välille tulee tehdä yhteistyössä integraatio. Vantaalla aineistojen poiminnan / muokkauksen ja siirron osalta siirto hoidetaan manuaalisesti. Matkatoimiston päässä on automaattinen vahti, joka suorittaa latauksen, aina silloin kun aineistoja siirretään. Latausten jälkeen matkavaraajilla on käytössään koko henkilökunnan ajantasaiset perustiedot toimittajan järjestelmässä matkavarauksia tehdessään. Valitun toimittajan varausjärjestelmästä tulee olla mahdollista tilata matkoja myös muille ryhmille kun ainoastaan henkilökunnalle, joiden tietoja ei siirretä em. tavalla. Eli järjestelmässä pitää olla mahdollisuus lisätä uusia profiilitietoja matkustajille. Matkatoimisto hoitaa aineiston prosessoinnin. Vantaa ei määrittele prosessointia. Valitun matkatoimiston pitää laatia aineiston prosessointi -dokumentti tilaajalle. Tulevan toimittajan tietojärjestelmien tulee olla niin yhteensopivat, että henkilötietojen siirto onnistuu ja tiedot välittyvät heidän järjestelmäänsä. Järjestelmien toiminnan kannalta pakolliset työt valitun toimittajan omissa tietojärjestelmissä ja integraation maksaa toimittaja tilaajan rajapinnasta alkaen. Tietoturvaa koskevat vaatimukset hankinnalle on esitetty liitteissä 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 ja 2.5. Tilaaja ei sitoudu tilaamaan mitään vähimmäismäärää matkoja tai kokous- ja majoituspalveluita eikä muitakaan tämän sopimuksen palveluita sopimusaikana. Matkatoimistopalvelujen toimittajaksi valitaan yksi matkatoimisto. Palvelukuvaus hankinnasta on tarjouspyynnön liitteessä 3.