SOTSIAALMINISTEERIUM - Hanked

KINNITATUD

sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri    . 06.2016

käskkirjaga nr

Sotsiaalministeeriumi hangete ja lepingute kord

1.        Üldsätted

1.1      Käesolev kord reguleerib Sotsiaalministeeriumis riigihangete, lihthangete ja minihangete korraldamist ning lepingute sõlmist (edaspidi kord). Struktuurivahenditest rahastatavate hangete puhul järgitakse lisaks korrale meetme määrusest tulenevaid nõudeid. Toetuse lepingute puhul järgitakse ainult korra punkti 20, muus toetusi puudutavas osas lähtutakse Sotsiaalministeeriumi riigieelarveliste tegevus- ja projektitoetuste andmise tingimustest ja korrast. Rahvusvaheliste organisatsioonidega sõlmitavate lepingute puhul järgitakse korra punkti 20, arvestades rahvusvaheliste organisatsioonidega seotud erisusi. Halduslepingute puhul järgitakse korra punkti 20, arvestades halduslepingu sõlmimisega seotud erisusi.

1.2      Hanke korraldamise eest vastutab osakond, kelle põhimääruses ettenähtud ülesannete täitmiseks  on  hanke  tulemusena  sõlmitav  leping  vajalik  ning  kes  vastutab  tööplaanis asjakohaste tegevuste elluviimise ja rahaliste vahendite kasutamise eest.

1.3      Asjade ostmisega seotud lepingu sõlmimise menetluse algatamise õigus on osakonnal oma pädevuse raames, v.a meened maksumusega alates 100 eurost ja lilled maksumusega alates 50 eurost.

1.4      100 eurot ja enam maksvate meenete ning 50 eurot ja enam maksvate lillede ostmisega seotud menetluse algatamise õigus on eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakonnal. Vajaduse korral võib eurokoordinatsiooni ja välissuhete osakond anda teisele osakonnale loa meenete ja lilledega seotud lepingu sõlmimiseks.

1.5      Kui tellitavad asjad või teenused on seotud IT-lahendusega (nt arvutiprogramm, koduleht jne) või tarkvaralitsentsidega, tuleb hanke korraldamine kooskõlastada info- ja kommunikatsioonitehnoloogia osakonnaga (edaspidi IKTO).

1.6      Ehitustööde tellimise õigus on ainult strateegia ja eelarve osakonnal.

1.7      Lepingut  ei  pea  kirjalikult  sõlmima,  kui  lepingu  maksumus  maksudeta  on  kuni

10 000 eurot, välja arvatud järgmistel juhtudel:

- toetuse leping;

- etapiviisilise tasumisega tellitav teenus;

- füüsilise isikuga sõlmitav leping;

- töövõtuleping, mille täitmine tagatakse garantiiga;

- eritellimusel hangitavad asjad ja teenused;

- autoriõigusega seotud lepingud;

- rohkem kui nädalaks ajaks sõlmitavad üüri- ja rendilepingud;

- riigivaraga seotud tehingud;

- teise poole soovil.

1.8      Leping  valmistatakse  ette,  kooskõlastatakse  ja  sõlmitakse  enne  asjade  ostmist  või teenuste osutamist. Automaatselt pikenevaid lepinguid ei sõlmita.

1.9    Hangete korraldamisel kasutatakse riigihangete registrit pakkumuste ja taotluste elektrooniliseks esitamiseks, v.a minihanked ja hanked, mille olemus ei võimalda pakkumuste esitamist riigihangete registri kaudu.

1.10    Mõisted

Hange – üldnimetus asjade ostmise, teenuste ja ehitustööde tellimise kohta sõltumata lepingu

kogumaksumusest.

Minihange – asjade ostmine ja teenuste tellimine (sh füüsilistelt isikutelt), mille lepingu kogumaksumus käibemaksuta jääb alla 10 000 euro; ehitustööde tellimine, mille lepingu kogumaksumus käibemaksuta jääb alla 30 000 euro.

Lihthange – asjade ostmine ja teenuste tellimine, mille lepingu kogumaksumus käibemaksuta jääb alla riigihanke piirmäära, kuid on 10 000 eurot või rohkem; ehitustööde tellimine, mille lepingu kogumaksumus käibemaksuta jääb alla riigihanke piirmäära, kuid on 30 000 eurot või rohkem.

Lihtsustatud korras tellitav teenus – riigihangete seaduse §-s 19 nimetatud teenused (nt reisiteenused), mille puhul tuleb järgida riigihanke korraldamise põhimõtteid, kuid puudub kohustus kasutada riigihangete seaduses nimetatud hankemenetlusi.

Riigihange – asjade ostmine, teenuste tellimine, ideekonkursside korraldamine, ehitustööde

tellimine,  ehitustööde  ja  teenuste  kontsessioonide  andmine,  mille  lepingu  kogumaksumus

käibemaksuta ületab riigihanke piirmäära.

Riigihanke  piirmäär  –  riigihanke  hankemenetluse  korraldamise,  ehitustööde  kontsessiooni

andmise ja ideekonkursi korraldamise kohustuse maksumuse piirmäär käibemaksuta.

Suuline leping – leping, mille kogumaksumus käibemaksuta jääb alla 10 000 euro ja mis on sõlmitud pakkumuse esitamise ning selle edukaks tunnistamisega või hindade võrdlemise tulemusena.

Vastutav isik – ametnik või töötaja, kelle ülesanne on hanke korraldamiseks ja lepingu sõlmimiseks  vajalike  dokumentide  koostamine  ja  menetlustoimingute  tegemine  ning  kes vastutab hankemenetluse käigus koostatud dokumentide sisu ja hankemenetluses tehtud toimingute õiguspärasuse eest.

Lepingu eest vastutav isik – ametnik või töötaja, kelle ülesanne on lepingu täitmise jälgimine ning lihthangete, lihtsustatud korras tellitavate teenuste ja riigihangetega seotud aruandluskohustuse täitmine riigihangete registris.

Komisjon – vähemalt kolmeliikmeline töörühm, kelle ülesanne on menetlustoimingute tegemine (sh pakkujate ja taotlejate kvalifikatsiooni ning pakkumuste vastavuse kontrollimine ja pakkumuste hindamine). Lihthanke ja lihtsustatud korras tellitava teenuse menetlusega seotud otsuste tegemine ning riigihanke menetlusega seotud otsuste ettevalmistamine.

Juht – osakonnajuhataja korraldatava hanke alusdokumendi või lepingu kooskõlastajaks või

allkirjastajaks olev asekantsler või kantsler.

Hanke alusdokument – lihthanke hankedokument (sh hankeleping) ja hanketeade, lihtsustatud korras tellitavate teenuste hankedokument ja hanketeade, riigihanke hankedokument (sh hankeleping) ja hanketeade.

Meene   –   koostööpartnerile   või   muule   isikule   kingitav   asi   (nt   raamat,   kommikarp, visiitkaardihoidja vms) koos selle pakkimiseks kasutatava paberi ja kaunistustega.

Tüüpdokumendipõhi – lihthanke hankedokument (sh hankeleping), lihtsustatud korras tellitavate teenuste hankedokument (sh hankeleping) ja riigihanke hankedokument (sh hankeleping), mis on kooskõlastatud juristi, eelarve täitmise ja finantsarvestuse juhi,  valdkonna asekantsleriga (v.a tugiosakonnad) ning milles võib muuta üksnes kooskõlastusringil kokkulepitud punkte.

2.        Hangete korraldamise üldpõhimõtted

2.1      Asjade   ostmisel   ning   teenuste   ja   ehitustööde   tellimisel   lähtutakse   järgmistest põhimõtetest:

- rahaliste vahendite säästlik ja otstarbekas kasutamine;

- läbipaistvus ja kontrollitavus;

- võrdne kohtlemine;

- konkurentsi efektiivne ärakasutamine;

- huvide konflikti vältimine;

- võimaluse korral keskkonnasäästlike lahenduste eelistamine.

2.2      Rahaliste vahendite säästlikuks ja otstarbekaks kasutamiseks

2.2.1   mõeldakse enne hanke korraldamist läbi, millise hankelepingu sõlmimine on vajalik;

2.2.2   koostatakse iga kalendriaasta lõpuks järgmise kalendriaasta hankeplaan;

2.2.3   analüüsitakse kalendriaasta kulusid, et tagada planeeritavate hangete võimalikult täpne

eeldatav maksumus;

2.2.4   kasutatakse ühishangete ja raamlepingute võimalusi;

2.2.5   minihangete   korral   võrreldakse   asjade   või   teenuste   hindu   ning   valitakse   välja

majanduslikult soodsaima hinnaga asi või teenus;

2.2.6   lihtsustatud korras  tellitavate  teenuste tellimisel  võetakse  võimaluse  korral  vähemalt

kolm pakkumust.

2.3      Hankemenetluse läbipaistvuse ja kontrollitavuse tagamiseks

2.3.1   põhjendatakse hanke korraldamise vajadust ja lepingupartneri valikut;

2.3.2   avaldatakse hanketeade või antakse pakkujatele kavandatavate hangete kohta muul viisil informatsiooni;

2.3.3   sõnastatakse   hanke   alusdokumentides    selgelt,    täpselt    ja   ühemõtteliselt    kõik

hankemenetluse tingimused;

2.3.4   pakkumused avab ja otsused teeb hanke korraldamiseks moodustatud komisjon;

2.3.5   hankeprotsess  dokumenteeritakse  ja  dokumendid  säilitatakse  Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduse süsteemis (edaspidi DORA) ja riigihangete registris;

2.3.6   lihthanke, lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise ja riigihanke korral esitatakse

aruanne ja selle lisa hankelepingu sõlmimise kohta.

2.4      Võrdse kohtlemise tagamiseks

2.4.1   välditakse lepingu objekti suhtes ebaproportsionaalsete piirangute ja nõuete esitamist;

2.4.2   koheldakse pakkujaid või taotlejaid võrdselt sõltumata nende päritoluriigist1, suurusest

või omandivormist ehk kõigile pakkujatele kehtivad pakkumuse koostamisel samad tingimused;

2.4.3   antakse    kõigile    pakkujatele    võimalus    hankel    osaleda    sõltumata    varasemate koostöökogemuste olemasolust.

2.5      Konkurentsi efektiivseks ärakasutamiseks

2.5.1   korraldatakse enne hanke alustamist turu-uuring või tehniline dialoog;

2.5.2   kasutatakse  väikeste  ja  keskmise  suurusega  ettevõtete  hankemenetlusel  osalemise

võimaldamiseks vajaduse korral ühe hankemenetluse raames hanke osadeks jagamist.2

2.6      Huvide konflikti vältimiseks

2.6.1   ei  osale  komisjoni  otsuste  tegemisel komisjoni  liikmed,  kes  on  olnud  pakkujate  või

taotlejatega suhetes, mis võivad tekitada kahtlusi nende otsuse objektiivsuses;

1 Võrdselt tuleb kohelda kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga (Government Procurement Agreement – GPA) ühinenud riigis.

2 Hanget ei tohi osadeks jaotada eesmärgiga vältida lihthankele või riigihankele kohaldatavaid reegleid. Kui hanget

soovitakse osadeks jaotada, tuleb enne hanke korraldamist pöörduda juristi poole nõu saamiseks.

2.6.2   juhul,   kui   hankemenetluses   osaleb   pakkujana   isik,   kes   on   osalenud   sama hankemenetluse hankedokumentide või hankeobjekti tehnilise kirjelduse koostamisel või on muul viisil hankijaga seotud, tehakse talle teatavaks saanud informatsioon samas mahus teatavaks teistele pakkujatele või taotlejatele.

2.7      Keskkonnasäästlike lahenduste eelistamiseks

2.7.1   võetakse asjade ostmise ning teenuste ja ehitustööde tellimise kavandamisel arvesse,

milliseid keskkonnasäästlikke lahendusi turg pakub;

2.7.2   kasutatakse ohutumaid (keskkonnahoidlikemaid) materjale ja tooteid;

2.7.3   ostetakse  kvaliteetsemaid  asju,  mille  olelusringi  kulud  on  väiksemad  ja  kasutusiga

pikem;

2.7.4   kasutatakse energiatõhusamaid ja väiksema veetarbega asju;

2.7.5   tekitatakse   vähem   jäätmeid,   sh   esitatakse   võimaluse   korral   nõudeid   asjade pakendamise ja jäätmekäitluse korraldamise kohta.

2.8      Hangete üldpõhimõtete järgimine on väga oluline, kuna hankija tegevusele hinnangu andmisel vaadatakse, kas hanke eesmärk on täidetud ja hanke korraldamise üldpõhimõtetest kinni peetud.

3.        Piirmäärad

3.1      Minihanke korraldamise kohustus on asjade ostmise ja teenuste tellimise lepingu korral kuni  10  000  euroni  (ilma  käibemaksuta)  ning  ehitustööde  tellimise  lepingu  korral  kuni  30

000 euroni (ilma käibemaksuta).

3.2      Lihthanke korraldamise kohustus on asjade ostmise ja teenuste tellimise lepingu korral alates  10 000  eurost  ning  ehitustööde  tellimise  lepingu  korral  alates  30 000  eurost  (ilma käibemaksuta).

3.3      Riigihanke korraldamise kohustus on asjade ostmise ja teenuste tellimise lepingu korral alates  40 000  eurost  ning  ehitustööde  tellimise  lepingu  korral  alates  250 000  eurost  (ilma käibemaksuta).

3.4     Rahvusvahelise riigihanke piirmäära kehtestab Euroopa Komisjon perioodiliselt ning piirmäär avaldatakse riigihangete registri kodulehel https://riigihanked.riik.ee.

4.        Hankeplaan

4.1      Hangete planeerimiseks koostatakse iga kalendriaasta alguses tööplaani infosüsteemis hankeplaan.3 Hangete andmeid kajastavat väljavõtet tööplaani infosüsteemist nimetatakse hankeplaaniks.

4.2      Eelarve täitmise ja finantsarvestuse juht ja asekantslerid kooskõlastavad hankeplaani esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui jooksva aasta esimese kvartali lõpuks ning kantsler kinnitab hankeplaani pärast selle läbiarutamist ministriga.

4.3      Tööplaanis tuleb hankeplaani märkida hanke nimetus (objekt), hanke liik, hankelepingu eeldatav maksumus, hanke korraldamise aeg ja aeg, millal hanke tulemus peab olema realiseeritud.

4.4      Kõiki hankeid, mille andmed on tööplaani märgitud ebakorrektselt, menetlevad jurist ja

IKTO projektijuht pärast korrektselt tööplaani märgitud hangete menetlemist.

3 Hankeplaani märgitakse kõik hanked, mille korraldamise vajadus on teada, s.o minihanked, lihthanked ja riigihanked.

4.5      Kõiki hankeid, mis lisatakse tööplaani hilinemisega, menetlevad jurist ja IKTO projektijuht

pärast korrektselt tööplaani märgitud hangete menetlemist.

4.6      Hankeplaani täitmise aruandlus toimub koos tööplaani täitmise aruandlusega üks kord kvartalis. Koos hankeplaani täitmise aruandlusega täiendab hankespetsialist vajaduse korral vastavalt osakonnajuhatajatelt saadud infole ka hankeplaani.

4.7      Tüüpdokumendipõhja   kasutamisel   võib   lihtsustatud   kooskõlastusringi   luua   ainult

korrektselt hankeplaani märgitud hangete korral.

4.8      Enne hanke märkimist tööplaani analüüsitakse ja hinnatakse4:

- milline on hanke eesmärk?

- keda hanke lõpptulemus mõjutab?

- millised hanke korraldamiseks vajalikud teadmised ja oskused peavad komisjoni liikmetel olema, sh kas hanke korraldamisse on vaja kaasata väliseid eksperte?

- milline on hanke eeldatav maksumus?

- millal peab hanke tulemus olema saavutatud?

- milline hankemenetlus on sobivaim?

4.9      Enne hanke märkimist tööplaani pannakse kirja:

- kõik hankega seotud tegevused ja nende lühikirjeldus;

- iga tegevuse arvatav kestus;

- tegevused, mida tuleb teha enne teiste tegevuste alustamist;

- iga tegevuse varaseim ja hiliseim algusaeg.

4.10    Ühe   majandusaasta   jooksul   korraldatavad   samasisulised   hanked   korraldatakse võimaluse korral ühe hankena ning hangete maksumused liidetakse kokku lähtuvalt riigihangete seaduses sätestatust.

5.        Hangetega seotud isikute kohustused ja vastutus

5.1      Vastutav isik

5.1.1   kontrollib enne hanke alustamist, kas kavandatav hange on vastava aasta hankeplaanis. Kui hanget ei ole hankeplaanis, veendub eelarveliste vahendite olemasolus ja koostab memo hanke korraldamise  vajalikkuse kohta.  Peale memo kooskõlastamist esitab  hanke  andmed hankespetsialistile hankeplaani lisamiseks;

5.1.2   vastutab   hankemenetluse   käigus   tehtud   toimingute   ning   koostatud   dokumentide

õiguspärasuse ja asjakohasuse eest;

5.1.3   kasutab hangete korraldamisel Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SoM) dokumendipõhju ja e-hangete  korral  e-riigihangete  keskkonna  dokumendivorme  ning  järgib  siseveebis  olevaid

hangete menetlusskeeme;

5.1.4   vastutab hankemenetluse käigus loodud kirjavahetuse ja dokumentide nõuetekohase

menetlemise  ja  säilitamise  eest  DORA-s.  E-riigihangete  keskkonnas  loodud  kirjavahetus

säilitatakse riigihangete registris;

5.1.5   esitab      õigusaktides      sätestatud      tähtajal      hanke       alusdokumentide       või

menetlustoimingutega  seotud  selgitused  (v.a  juhul,  kui  on  kokku  lepitud,  et  seda  teeb hankespetsialist);