1.Baggrund
DONG Energy Sales & Distribution A/S (herefter betegnet DONG Energy) har løbende behov for en række entreprenør- og serviceydelser i forbindelse med etablering af nye gasanlæg, renovering af eksisterende anlæg, samt drift og vedligeholdelse af DONG Energys gasdistributionsnet med tilhø-rende stationsanlæg, eller hvor DONG Energy i øvrigt har opgaver.
DONG Energy planlægger at invitere til tilbudsgivning i starten af 2015 på de samlede ydelser og leverancer relateret til etablering af nye anlæg, renovering af eksisterende anlæg samt specifikke drift -og vedligeholdelsesopgaver i tilknytning DONG Energys' gasdistributionsnet.
Formålet med nærværende RFI (Request for Information), er at afdække en række forhold (få svar på konkrete spørgsmål), som DONG Energy kan anvende som input til en udbudsstrategi, for an-noncering af EU-udbud , og til udarbejdelse af udbudsmateriale.
2.Målsætninger
DONG Energy ønsker igennem et tættere samarbejde med sine leverandører, at skabe løbende forbedring af sikkerhed, kvalitet, processer og kundetilfredshed. Vi har derfor opstillet en række målsætninger for det kommende udbud, som vi vil drøfte med interesserede tilbudsgivere. Vi ønsker at:
•Der skabes et tættere og mere forpligtende samarbejde med leverandøren om løbende for-bedring af performance
•Personsikkerheden øges væsentligt i tilknytning til udførsel af opgaverne
•konkurrenceudsætte flere af vore p.t. interne ydelser f på markedet
•Forenkle opgavestyring og processer ved færre overdragelser og tydeligere ansvars fordeling
•Samle en større andel opgaver hos samme leverandør
•Involvere leverandøren i metode –og løsningsvalg for den konkrete opgave
•Indgå længerevarende aftaleperioder for kontraktforholdene
Opnåelse af disse mål vil ikke ske på én gang, men tænkes at ske som en løbende ændring af opgavefordelingen henover kontraktperioden, og i et samarbejde mellem DONG Energy og valgte leverandører.
3.Ydelsesbeskrivelser
DONG Energys' gasdistributionsnet består af to fysisk adskilte distributionsnet i hhv. Syd- & Sønderjylland og Vest- & Sydsjælland. Anlægsarbejderne på 4/01-bar nettet i disse områder reguleres p.t af 2 rammeaftaler (én øst og én vest for Store Bælt), der er benævnt:
Entreprenørydelser 2011+ (Grave- og svejsearbejder i DONG Energy´s Gasdistributionsnet) Af-talerne omfatter levering af grundydelser inden for gravearbejde, samt smede -og VVS-arbejde i tilknytning til etablering af Distributionsledninger og Stikledninger på 4 og 0.1 bar nettet i de to nævnte geografiske områder. I forbindelse med udløb af disse aftaler, ønsker DONG Energy at udvide leverandørens ydelsespalette til følgende:
3.1Primær ydelser
•Gravearbejde , smede – og VVS-arbejde i tilknytning til anlæg af distributionsnet for natur-gas, herunder anlæg af gadeledninger og stik til forbrugere, samt omlægninger og fjernel-ser.
•El –og smede –og VVS-arbejde i forbindelse med et planlagt renoveringsprogram på ca. 190 MR-stationer. Programmet skal løbe over 15 år med opstart af renovering af 13 stk. stationer i 2016.
•Gravearbejde, samt smede, - VVS, - og El-arbejde i forbindelse med omlægning af Forde-lingsnet og tilslutning af Opgraderingsanlæg for Biogas og kompressoranlæg til gasnettet, samt anlæg og tilslutning af nye MR-stationer.
3.2Sekundære ydelser (hvoraf nogen i dag håndteres internt)
DONG planlægger endvidere at udbyde en række sekundære ydelser herunder:
•Udskiftning af gasmålere hos private gasforbrugere
•Motionering af jordventiler, renovering og lækagesøgning i fortov -eller vejareal
•Opretning af mærkestandere i åbne landområder
•Kontrolaflæsning af gasmålere hos forbrugere
•Pakning af utætte gashovedhaner hos forbrugere
•Ad hoc-omlægninger af fordelingsnet (stålnet), distributionsnet og stik (plastnet).
3.3Mulige fremtidige ydelser
Entreprenørens nuværende ydelser er tæt forbundet med arbejde på de fysiske anlæg. Vi tænker at leverandørerne i høj grad kan være med til at definere de mest effektive opgavefordelinger på opgavetyperne. Eksempelvis kunne det være flere af nedennævnte opgaver i tillæg til de nuværende grundydelser (i nogle tilfælde indgår disse opgaver også i dag):
•Overordnet opgaveplanlægning for en række aktiviteter
•Projektering og koordinering af opgaver over for ledningsejere, lodsejere og myndigheder
•Identifikation af materialebehov og logistik, Ind-måling til GIS og dokumentation i DONG Energy's tekniske systemer
•Tilstandsvurdering
•Fejllokalisering
•Beredskabs ressourcer, udstyr og materiel
•Etc. (ikke udtømmende liste)
3.4Ydelserne udløses i forbindelse med opgaver omkring:
•Etablering af nye anlæg (Fordelingsnet, M/R-stationer, Ventilarrangementer, Distributions-net og Stikledninger)
•Tilslutning af nye kunder, samt afbrydelse af kunder der overgår til anden energiforsyning.
•Målerudskiftninger og kontrolaflæsninger hos forbrugere
•Pakning af utætte hovedhaner hos forbrugere
•Visse Ikke planlagte omlægninger af Fordelingsnet og Distributionsnet
•Renovering udskiftninger og moderniseringer på eksisterende stationsanlæg (MR-stationer)
•Tilslutning og konvertering til biogasanlæg
•Lækagesøgning, motionering og renovering af ventiler i gade og/eller fortovsarealer
•Tilstandsvurdering vedrørende net og stationsanlæg.
•Snerydning vedr. egen adgang til MR og DR-stationer
•Opretning af markeringsstandere
3.5Ydelserne omfatter arbejde på følgende typer anlæg:
•Fordelingsnet (Stål) 40/19/4 bar.
•MR-stationer 40/19/4 bar
•DR-stationer 4/0.1 bar
•Distributionsnet (Plast) 4/0.1 bar
•Stikledninger (Plast) 4/0.1 bar
•Forbrugerinstallationer (gasskab og målere)
•Ventiler tilknyttet 4/0.1 bar nettet
•Markeringsstandere i by –og landområder
De nævnte opgaver dækker ca. 90 % af DONG Energy Sales & Distribution A/S samlede indkøb af ydelser til gasdistributionsområdet. Værdien af disse ”Fremmede Tjenesteydelser”, forventes at udgøre i størrelsesordenen ca. DKK 35-50 mio. årligt. I tillæg til disse grundydelser indkøbes en række mere fagspecifikke entreprenør- og serviceydelser, så som el-arbejde, smede -og VVS-arbejde,, tømrearbejde, landmåling, gartnerarbejde samt snerydningsarbejde.
4.Formålet med RFI
Formålet med nærværende RFI (Request for Information), er som nævnt i indledningen at afdække en række forhold (få svar på konkrete spørgsmål), som DONG Energy kan anvende som input til en udbudsstrategi, for annoncering af EU-udbud , og til udarbejdelse af udbudsmateriale.
Nogle af de forhold som DONG Energy ønsker belyst i forbindelse RFI’en omfatter bl.a.:
•Entreprenørens kerneydelser og forventninger til udvikling af marked og forretning
•Omfanget af ydelser i udbuddet, herunder eventuelle opdelinger ift. ydelsernes karakter
•Fælles kvalitets- og sikkerhedsarbejde og udvikling af sikkerhedskultur til markant forbed-ring af performance
•Hvorvidt de mere fagspecifikke entreprenør- og serviceydelser, som ikke er de normale grundydelser, med fordel kan håndteres som en del af leverancen evt. via underleverandø-rer
•Identifikation af potentiale for optimering af planlægning og styring af opgaver
•Andre ydelser som på sigt kunne blive en del af aftaleforholdet
•Hvordan der kan samarbejdes om optimering af processer og fælles incitamenter
I denne RFI vil der blive stillet en række konkrete spørgsmål relateret til ovenstående punkter som bedes besvaret, se Bilag A
4.1RFI forløb
DONG Energy forventer, som udgangspunkt, at invitere potentielle leverandører, som har besvaret denne RFI til en præsentation af deres besvarelse og eventuel uddybelse. Afhængigt af antallet af besvarelser kan DONG Energy dog vælge kun at tage et udpluk heraf, eller vælge kun at bruge det skriftlige materiale. Der er afsat tid til Leverandørens præsentation af besvarelsen i perioden den 14 – 25 november 2014. Senest den 10. november 2014 udsendes invitationer med dagsorden og eventuelt uddybende spørgsmål. Forvent at mødet vil have en varighed af 1-2 timer.
4.2Besvarelse af RFI
Denne RFI besvares ved at:
•Fremsende en kort beskrivelse af virksomheden og dens fremadrettede målsætninger
•Fremsende svar på spørgsmålene i bilag A
•Udfylde skemaet i bilag B
•Vedlægge relevant uddybende materiale separat med reference til spørgsmålet
Bilag A og B kan rekvireres ved henvendelse til undertegnede. Bilagene fremsendes i Word eller Excel format således at svarerne kan skrives direkte i dokumenterne.
Besvarelse fremsendes til DONG Energy, Att. Mattias Hansen på E-mail:
matih@dongenergy.dk hurtigst muligt og senest den 31. oktober 2014.
Vær opmærksom på at svar og mulig præsentation ikke er en del af udvælgelsesprocessen til det/de forstående udbud. Udbudsdokumenter, herunder opgavebeskrivelser mv. vil først blive udarbejdet efter modtagelse af svar og eventuel præsentation. I forlængelse heraf vil DONG Energy gerne påpege, at vi bruger besvarelserne som inspiration, men ikke kan garantere at udbudsmateriale mv. vil reflektere de svar / anbefalinger vi modtager.
Hvis du har nogle spørgsmål vedrørende denne RFI, er du meget velkomme til at kontakte Mattias Hansen på telefon +45 9955 5145 eller E-mail: matih@dongenergy.dk.