Grunnreglene i offentlige anskaffelser: Likebehandling og forutberegnelighet

Regelverk offentlige anskaffelser
Grunnreglene i offentlige anskaffelser: Likebehandling og forutberegnelighet

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Offentlige anskaffelser har et komplekst regelverk. Her er 3 vanlige feil du kan gjøre når du deltar i anbudskonkurranser:

1. Du svarer ikke skikkelig fordi du ikke tar kravene seriøst

2. Går ut fra at uklarheter i tilbudet blir avklart hvis det er nødvendig

3. Prøver å gi et godt tilbud uten å kunne spillereglene (Du vet ikke hvordan tilbudene blir vurdert)

Alle disse feilene resulterer i enten at tilbudet i anbudskonkurransen blir avvist, eller at du rett og slett taper anbudskonkurransen fordi du ikke oppnår en god score.

For en stund siden pratet vi med daglig leder i et lite grossistfirma, la oss kalle de Grossisten AS. De leverer forskjellige produkter til helsevesenet.

 

Grossisten AS slet med nettopp de problemene som jeg nevnte innledningsvis. De opplevde å bli avvist i anbudskonkurranser og de følte at de tapte såpass ofte at de vurderte å droppe offentlige anbud. Det er mye jobb å besvare anbud og resultatet stod ikke i stil til innsatsen.

Men så var det slik at det akkurat var kunngjort en anbudskonkurranse om en rammeavtale med 3 fylkeskommuner. De hadde tapt en tilsvarende anbudskonkurranse for de samme fylkeskommunene i forrige runde for 4 år siden, men denne gangen hadde de veldig lyst til å vinne.

Så vi startet med å spørre: - Hvor mye kan dere om reglene som styrer hvordan anbudskonkurranser gjennomføres?

Og svaret var: - Veldig lite. Vi har ikke orket å sette oss noe særlig inn i det.

 

Så vi satte oss ned og kikket gjennom de to siste anbudskonkurransene de hadde deltatt i.

Den ene anbudskonkurransen var de blitt avvist fra (uten at de skjønte hvorfor), og den andre anbudskonkurransen hadde de tapt med glans. Med en kopi av tilbudene og meddelelsene fra oppdragsgiverne forsøkte vi å finne ut hva som egentlig hadde gått galt.

I det første tilfellet (avvisningen) hadde de droppet å sende inn dokumentasjon på kvalitetssystemet. Han kunne ikke forstå avvisningen, han sa at: - All informasjonen de ber om ligger jo på nettsidene våre. Hvorfor blir vi avvist da?

I det andre tilfellet hadde de kommet gjennom nåløyet, men de hadde fått dårlig score på flere punkter. Dette kunne de ikke skjønne, fordi de hadde jo sendt inn alt de hadde av produktbeskrivelser og levert et komplett prisskjema. De lå til og med godt an på pris.

- Hva mer forventer oppdragsgiveren at vi skal beskrive?

 

Det er her grunnleggende kunnskaper om reglene kunne spart Grossisten for mye jobb som ikke ga noe utbytte.

Da hadde de visst at:

  • Kravet til likebehandling og forutberegnelighet legger til grunn at det er tilbyderen som har dokumentasjonsplikten, og at oppdragsgiver ikke har lov til å legge vekt på ting som ikke er beskrevet i tilbudet. Derfor ble de avvist fra den første anbudskonkurransen. Det er ikke nok at kvalitetssystemet er beskrevet på nettsidene når det ikke var beskrevet i tilbudet.
  • Kravet til likebehandling og forutberegnelighet gjør at tilbudene skal vurderes i forhold til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget i anbudskonkurransen. Derfor fikk de dårlig score i konkurranse nr. 2, fordi produktbeskrivelsene ikke inneholdt informasjon som hadde noe særlig relevans til tildelingskriteriene.

 

Regelverket i offentlige anskaffelser har 2 grunnprinsipper: Likebehandling og forutberegnelighet

Bakgrunnen for disse prinsippene er blant annet:

1. For at alle interesserte tilbydere skal ha samme mulighet til å vinne kontrakten, skal vilkårene for konkurransen være kjent.
2. Kravet til dokumentasjon er likt for alle
3. Like situasjoner skal behandles likt for alle tilbydere

Og kravene gjelder uansett om oppdragsgiveren kjenner firmaet fra før eller ikke.

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Det har faktisk skjedd mer enn en gang at et firma som har hatt en lengre kontrakt med oppdragsgiveren har blitt avvist fra en anbudskonkurranse, fordi de ikke har sendt inn dokumentasjon på referanser. Og hvorfor ble ikke dokumentasjonen sendt inn? Jo, fordi de gikk ut fra at oppdragsgiveren kjente firmaet godt nok fra før, og at det derfor ikke var nødvendig.

Når det gjelder dokumentasjonsplikten er regelverket veldig klar, så du må alltid passe på å sjekke ekstra nøye at alt som er etterspurt også blir sendt inn.

Kravet til forutberegnelighet gjør seg også gjeldende når tilbudene skal evalueres og oppdragsgiveren skal sette en score. Prinsippet er at alle tilbydere skal vite på forhånd hvilke momenter oppdragsgiveren vil legge til grunn når tilbudene skal sammenlignes og rangeres.

Hvis du tenker at tilbudene i anbudskonkurransen blir sammenlignet med hverandre, så er det ikke helt riktig, fordi tilbudene blir målt i forhold til tildelingskriteriene i anbudskonkurransen. Det er altså tildelingskriteriene i anbudskonkurransen som sier noe om hva oppdragsgiveren prioriteter og vurderer i evalueringen.

Med denne tilbakemeldingen gikk Grossisten inn for å sette seg skikkelig inn i oppgaven. De gikk nøye gjennom oppdragsbeskrivelsen, kontraktsvilkårene og tildelingskriteriene, og vurderte hva oppdragsgiveren egentlig ønsker å oppnå med kravene og tildelingskriteriene som var oppgitt i anbudskonkurransen.

For eksempel: Hva er bakgrunnen for at oppdragsgiveren ville ha beskrevet en implementeringsplan?

Jo, i de fleste tilfellene er ikke oppdragsgiveren egentlig noe særlig interessert i å bytte leverandør. Derfor vil de vite hva du som konkurrent kommer til å gjøre for å få denne overgangen til å gå så smoooth som mulig hvis du får kontrakten til anbudet.

Dette var bare ett av de forholdene Grossisten hadde fått dårlig score på i forrige anbudskonkurranse, fordi de ikke hadde skrevet noe spesifikt om de momentene oppdragsgiveren prioriterte i anbudskonkurransen.

Rett før de skulle levere tilbudet, ringte de og takket for tipsene, og sa at ”Dette tror jeg blir bra. Jeg føler at vi har vært mye mer strategiske denne gangen enn noen gang før.”

 

Vinnerne kan spillereglene

Skal man vinne anbudskonkurransen så må man kjenne spillereglene som ligger til grunn for å kåre en vinner.

Dette gjelder i alt, enten det er idrett eller anbudskonkurranser. Dessverre viser det seg at det er mange som ikke tar seg tid til å lære reglene. De fleste synes det er gørr kjedelig å lese forskrifter, og dessuten er stoffet ofte litt vanskelig tilgjengelig.

 

Lurer du på hvordan det gikk med Grossisten AS? De vant anbudskonkurransen og fikk en kontrakt med en totalverdi på ca. 7 MNOK. 

 

Mangler du ressurser til å levere tilbud til det offentlige, eller er du usikker på regelverk og prosedyrer? Vi har lang erfaring i å yte anbudsbistand, gjennom hjelp til anbud og kvalitetssikring av tilbud.
>> Les mer om vår anbudsbistand her

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00