Dette bør du vite om konkurranse med forhandlinger

Anbudsblogg - konkurranse med forhandlinger
Dette bør du vite om konkurranse med forhandlinger

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Å delta i en konkurranse med forhandlinger er ukjent terreng for mange, og det finnes flere fallgruver.

I denne artikkelen skal vi ta for oss konkurranser med forhandling. Hva er det? Hva kan man forhandle om? Hvordan vil forhandlingene foregå? Blir alle tilbydere invitert til forhandlinger? Hva må du passe på? Hvordan bør du forberede deg til forhandlingene?

 

Det finnes i hovedsak 3 typer konkurranseformer:

  • Tilbudskonkurranse
  • Anbudskonkurranse
  • Konkurranse med forhandlinger

Hva er forskjellen på tilbudskonkurranse, anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling?

Anskaffelser som skjer etter forskriften del II gjennomføres som en tilbudskonkurranse. Dette betyr at oppdragsgiveren kan bestemme seg for om de ønsker å ha forhandlinger eller gjøre avklaringer om tilbudene først etter at tilbudsfristen er ute.

I en anbudskonkurranse er det pr. definisjon ikke tillatt å ha forhandlinger. Det betyr at det tilbudet du leverer inn blir evaluert og vurdert slik det er. Hvis oppdragsgiveren er i tvil om hvordan noe i tilbudet ditt skal vurderes og forstås, vil tilbudet vurderes slik at du kommer minst mulig gunstig ut av evalueringen. Tilbudet vurderes altså etter worst case. I verste fall blir tilbudet avvist. Det finnes regler for hva som er tillatt å avklare med tilbyderne hvis noe er uklart, men disse reglene er ganske strenge.

I en konkurranse med forhandlinger er det, som du sikkert skjønner tillatt å ha forhandlinger. Og faktisk er det slik at oppdragsgiverens har en plikt til å føre reelle forhandlinger med mindre han har tatt forbehold om dette i konkurransegrunnlaget.

 

Hvordan vet du om det vil være forhandlinger eller ikke? Hvilken konkurranseform som skal brukes skal være oppgitt i konkurransegrunnlaget og i Doffin-kunngjøringen. I Doffin-kunngjøringen er dette oppgitt et stykke ned i kunngjøringen i del IV: Prosedyre. Pass på å lese kunngjøringen nøye.​ Det du skal være OBS på, er om det står noe annet i konkurransegrunnlaget enn i Doffin-kunngjøringen. Hvis det ikke er samsvar, så må du gjøre oppdragsgiveren oppmerksom på dette slik at det kan rettes opp. Faktisk er det slik at dersom det ikke er samsvar og det ikke blir avklart, så er oppdragsgiveren forpliktet til å avlyse konkurransen og legge den ut på nytt. Grunnen til dette er regelverkets krav til forutberegnelighet; nemlig at alle skal vite hvordan konkurransen skal foregå og gjennomføres.

Blir alle tilbydere invitert til forhandlinger? Svaret er i utgangspunktet nei. Oppdragsgiveren er ikke forpliktet til å forhandle med alle tilbyderne hvis det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at forhandlingene vil skje i flere faser. I så fall vil oppdragsgiveren plukke ut de best egnede tilbudene basert på tildelingskriteriene, og gjennomføre forhandlinger med de aktuelle tilbyderne. Men det er imidlertidig slik at det skal være en reell konkurranse, og i praksis betyr dette at de må være 3 tilbydere eller mer. Unntaket er dersom det ikke er nok tilbydere eller tilstrekkelig antall aktuelle tilbud. Kommer det inn 3 tilbud og ett er fullstendig skivebom, så er oppdragsgiveren altså ikke forpliktet til å innkalle alle 3.

Du må derfor ikke satse på at du blir innkalt til forhandlinger uansett hvor godt eller dårlig tilbudet ditt er. Du bør derfor forsøke å skrive et tilbud som er godt nok slik at du ikke risikerer å bli silt ut før dere kommer til forhandlingsbordet.

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Hvordan skal forhandlingene foregå?

Det finnes ingen spesifikke krav til hvordan forhandlingene skal skje. Det kan være på telefon, videokonferanse, på mail eller i fysiske møter.

Hvis det er en liten kontrakt og forhandlingene dreier seg om bagateller, kan det kanskje like gjerne skje på mail eller telefon. Det sparer både oppdragsgiveren og tilbyderne for verdifull tid. Men innen forhandlingsfaget er det en kjent sak at en god forhandlingssituasjon bare kan skje i fysiske møter.

Som tilbyder bør du derfor forvente at det gjennomføres fysiske møter hvis kontrakten ellers forsvarer ressursbruken.

Uansett form, så bør du forvente at du får tilsendt et referat etter møtet, slik at dere har en felles forståelse av hva som ble diskutert og hva som forventes av deg som tilbyder videre i konkurransen. Oppdragsgiveren er nemlig forpliktet til å protokollføre alle vesentlige forhold i konkurransen. Og møtereferater er ansett som relativt vesentlig.

 

Hva kan man forhandle om?

I utgangspunktet kan man forhandle om alle forhold i kontrakten. Det kan være priser, leveringstider, logistikkrutiner, serviceavtaler, responstider, løsningsforslag, etc.

Ofte bruker oppdragsgiveren forhandlinger som en mulighet til å komme i dialog med tilbyderne, og avklare ting man ikke kan avklare i en anbudskonkurranse. Det reduserer risikoen i en kontrakt både for oppdragsgiveren og leverandøren når man på forhånd har hatt en mulighet til å avklare ting som potensielt kan medføre en tvist.

Forhandlingene er også en mulighet til å endre på løsningsforslag og komme frem til en bedre løsning eller smartere metoder. Forutsetningen er at de opprinnelige kravene i konkurransen ikke endres slik at kontrakten i praksis endrer innhold. Som oftest har alle endringer en priskonsekvens, og det er derfor også naturlig at man forhandler om prisene.

 

Hva kan man ikke forhandle om?

Som nevnt over kan man forhandle om det meste.

Men forhandlingene kan ikke dreie seg om kvalifikasjonskravene for å delta i konkurransen. Man kan altså ikke forhandle seg frem til at oppdragsgiveren aksepterer mindre strenge krav til økonomisk kapasitet eller faglige kvalifikasjoner som f.eks. sertifikater eller godkjenninger på firmaet. Er ikke firmaet kvalifisert, så skal heller ikke tilbudet vurderes.

Man kan heller ikke forhandle om oppfyllelse av minimumskrav. Vi skal ta et eksempel på dette:

I en forhandlet konkurranse om å bygge en ambulansestasjon med oppvarmet garasje, var det et minimumskrav at garasjen skulle være utført i henhold til våtromsnormen, fordi man skulle bruke garasjen til å spyle og vaske ambulansen.

En tilbyder hadde tatt forbehold mot dette kravet fordi platene han hadde forslått å bruke i garasjen ikke var godkjent i hht. normen, og han ble avvist.

Selvsagt ble han skuffet og klagde på avvisningen, fordi han mente at dette forbeholdet kunne avklares i forhandlingene. Men i henhold til regelverket kan man altså ikke forhandle om oppfyllelse av minimumskrav, og forbeholdet måtte oppfattes som at kravet ikke ville bli oppfylt.

Et annet eksempel kan være miljøkrav. I en konkurranse om trykkeritjenester kan oppdragsgiveren f.eks. stille krav til at det skal brukes Svanemerket papir eller papir med tilsvarende miljømerking. Som tilbyder i en slik konkurranse, kan du altså ikke foreslå å bruke et billigere papir som ikke er miljømerket, med den hensikt å komme til forhandlingsbordet på grunn av en svært fordelaktig pris.

Forhandlingene kan heller ikke endre kontraktens omfang i vesentlig grad. Man kan tenke seg at oppdragsgiveren finner ut at prisnivået til alle tilbyderne er mye høyere enn det som er budsjettert. Oppdragsgiveren spør derfor alle tilbyderne om det er greit å redusere på omfanget for å få gjort deler av oppdraget innenfor budsjettet.

Dette har oppdragsgiveren ikke lov til dersom det er snakk om såkalte vesentlige endringer. Hva som er vesentlig henger gjerne sammen med spørsmålet om hvorvidt andre tilbydere kunne tenkes å levere tilbud, dersom det reelle omfanget var kjent i konkurransen.

 

Hvordan bør man forberede seg til forhandlingene?

Samtidig som du leverer et godt nok tilbud, må du også være forberedt på at du må kunne forbedre tilbudet ditt gjennom forhandlingene. Så forberedelsene til forhandlingene bør begynne allerede når du skriver tilbudet.

Kanskje du legger inn en litt høyere fortjeneste slik at du har litt å gå på pris. Kan du komme med forslag i forbindelse med fremdrift, logistikk eller noe annet? Kanskje du ser at ting kan løses på en bedre måte, men ønsker å diskutere det med oppdragsgiveren først?

 

Det er viktig med en agenda

Når dere blir innkalt til forhandlinger skal du alltid be om en agenda. Spør om det er noe spesielt man ønsker å gå gjennom, eller om det bare en generell gjennomgang av tilbudet.

Tenk gjennom hvordan dere kan endre tilbudet for å oppnå bedre score på tildelingskriteriene. Hvilke tilbakemeldinger trenger dere for å komme i en bedre posisjon i evalueringen?

Forberedelsene til forhandlingene begynner allerede når du skriver tilbudet.

 

Hva kan du forvente av tilbakemeldinger i forhandlingene?

Offentlige oppdragsgiveren er begrenset av taushetsplikten i forvaltningsloven når det gjelder opplysninger om konkurrentenes tilbud. Så du kan ikke forvente å få vite noe vesentlig om konkurrentene eller konkurrentenes tilbud.

Oppdragsgiveren er heller ikke forpliktet til å opplyse om alle deler av tilbudet som kan forbedres. Men oppdragsgiveren har allikevel en viss veiledningsplikt, og dette henger sammen med kravet til forhandlingsplikten. Det betyr at du har krav på å få vite hvilke deler av tilbudet dere ikke scorer på topp dersom dette har vesentlig betydning for tildelingen av kontrakten.

Vi skal ta et eksempel:
En konkurranse gjelder inngåelse av rammeavtale om arbeidsmarkedstiltak. I tillegg til pris var det et tildelingskriterium som gikk på "kvalitet". Under forhandlingene var det kun pris som var et tema, men i evalueringen ble kriteriet "kvalitet" tillagt ”vesentlig” betydning. Når oppdragsgiveren ikke hadde påpekt "kvalitet" som et forbedringspunkt, ble dette ansett som et brudd på kravet til reelle forhandlinger. Når oppdragsgiveren ga tilbakemelding om helt andre ting enn de som faktisk ville tillegges ”vesentlig eller avgjørende vekt” i evalueringen, var dette i strid med kravet til reelle forhandlinger. Du kan lese hele saken hos KOFA.

 

Oppsummering

Om du deltar i en konkurranse med forhandling eller ikke, skal altså fremkomme i konkurransegrunnlaget og kunngjøringen.

Pass på at tilbudet du skriver i selve konkurransen er godt nok i utgangspunktet, fordi det er ikke sikkert at alle tilbydere blir invitert til forhandlinger. Samtidig bør du selvsagt også basere tilbudet på at dere har noe å gå på i forhandlingene.

Ikke ta forbehold mot minimumskrav, slikt er ikke grunnlag for forhandlinger. Det samme gjelder krav til kvalifikasjonene på firmaet, enten det gjelder økonomi eller andre ting.

Oppdragsgiveren har også en veiledningsplikt, noe som betyr at du skal få en tilbakemelding dersom tilbudet ditt kan forbedres på vesentlige områder.

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00