Ettersending av dokumentasjon og avklaringer i anbudskonkurranser– hva, hvordan og når?

Ettersending av dokumentasjon og avklaringer i anbudskonkurranser
Ettersending av dokumentasjon og avklaringer i anbudskonkurranser– hva, hvordan og når?

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Det har etter hvert blitt en kjent sak at en anbudsbesvarelse må være komplett og levert i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget til anbudskonkurransen innen tilbudsfristen er gått ut. Hvis ikke er du ute av anbudskonkurransen.

Men er det egentlig så strengt at man resolutt blir avvist fra konkurransen på grunn av den minste bagatell?

Nei, heldigvis. Dersom du har fulgt med litt på regelverket rundt offentlige anskaffelser de siste par årene, så har du kanskje fått med deg at regelverket har blitt litt rundere i kantene. Vi har fått prosedyreformer som gjør at oppdragsgiveren kan ha en dialog, ja faktisk en reell forhandling med tilbyderne etter at fristen har gått ut dersom oppdragsgiveren føler et behov for det (tilbudskonkurranse). Det har også blitt en videre mulighet for oppdragsgiveren å etterspørre dokumentasjon eller be om avklaringer som tidligere kunne medføre at leverandøren måtte avvises i anbudskonkurransen.

Vi skal se på noen eksempler i denne artikkelen, og vi skal fokusere på anbudskonkurranser som gjennomføres etter anbudsprinsippet. Anbud betyr at det er forhandlingsforbud. Du kan lese mer om dette i denne artikkelen.  

 

Hva kan ettersendes eller avklares i anbudskonkurranser?

Først og fremst må du vite at retten til avklaringer er en ”kan”-regel. Det betyr at oppdragsgiveren i en anbudskonkurranse har en mulighet til å benytte seg av regelen, men er ikke pliktig.

Oppdragsgiveren kan altså være streng og avvise tilbudet ditt ved det minste avvik, men vår erfaring er at de fleste innkjøpere og saksbehandlere faktisk ønsker å være smidige når de har muligheten til det.

Ettersending av dokumentasjon eller avklaringer kan dreie seg både om forhold knyttet til kvalifikasjonskravene i en anbudskonkurranse, og innhold i selve tilbudet.

Det vil være en videre åpning for å supplere eller ettersende dokumentasjon i kvalifiseringsfasen, siden dette ikke vil forandre på konkurransesituasjonen mellom leverandørene.

Et eksempel på dette kan være at du har levert en liste med referanseoppdrag for å dokumentere erfaring. Men lista mangler opplysninger om referanseoppdragenes verdi og tidspunkt for utførelse. Da kan oppdragsgiver be om at du supplerer referanselista med de manglende opplysningene.

Når det gjelder muligheten for ettersending av dokumentasjon eller avklaringer, så er det to vilkår som gjelder:

  • Forholdet avklaringen gjelder kan ikke være så vesentlig at tilbudet åpenbart skal avvises
  • Det du ettersender eller supplerer kan ikke forbedre din posisjon i anbudskonkurransen.

Men vil ikke alle typer avklaringer egentlig forbedre tilbudet i anbudskonkurransen? Hva ellers er hensikten?

En tenkt situasjon kan være denne: Oppdragsgiveren oppfatter en setning eller en beskrivelse i tilbudet ditt som et mulig avvik eller forbehold. Hvis oppdragsgiveren ber deg om å avklare dette og du svarer ”nei”, medfører dette i praksis at tilbudet ditt vil fremstå som bedre, men denne avklaringen er allikevel lovlig.

Hvis det er forhold ved tilbudet eller løsningen som du så vidt beskriver i tilbudet, men som oppdragsgiveren ønsker at du skal utdype, så er dette også en lovlig avklaring.

Det samme prinsippet gjelder ettersending av dokumentasjon. Dersom tilbudet ditt for eksempel henviser til et dokument som mangler i tilbudsbesvarelsen, så er det mulig for oppdragsgiveren å be deg ettersende det aktuelle dokumentet.

De som derimot ikke er tillatt er beskrivelser av forhold som oppdragsgiveren gjerne skulle hatt opplysninger om, men som tilbudet ikke omtaler i det hele tatt. Det vil i så fall være helt nye opplysninger som klart vil forbedre tilbudet.

Et annet eksempel er avklaringer om priser. En sak som er behandlet av KOFA dreier seg om en pris i et prisskjema. I prisskjemaet fra en av tilbyderne sto det kr 1370,-. Oppdragsgiveren så på de andre tilbudene og tenkte at ”Her må det være en kommafeil, det skal nok være kr. 13,70,-. Dette har han altså ikke lov til å avklare. I akkurat denne saken medførte kommafeilen at prisen økte betydelig, og en avklaring ville endre rangeringen av tilbudene, og var derfor ulovlig.

Samme prinsipp gjelder manglende dokumenter. Oppdragsgiveren har ikke lov til å be deg ettersende et dokument som ikke allerede er omtalt i tilbudet for anbudskonkurransen.

 

Hvordan skal avklaringer skje i en anbudskonkurranse?

Dette trenger ingen lang forklaring. Alle avklaringer skal skje skriftlig. Her er det ikke snakk om å avklare ting over telefonen.

Nå som det er blitt et lovpålagt krav å bruke elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), er det derfor naturlig at all kommunikasjon skjer gjennom kommunikasjonsmodulen i KGV-løsningen.
>> Les mer om Mercell sin KGV løsning her

Dersom oppdragsgiver sender deg en vanlig e-post, vil vi anbefale at du svarer gjennom kommunikasjonsmodulen i KGV. På den måten er du sikker på at kommunikasjonen blir loggført i systemet.

 

Når kan dokumenter ettersendes eller avklaringer skje i en anbudskonkurranse?

Regelverket sier at eventuelle avklaringer må skje før oppdragsgiveren tar stilling til om du skal avvises eller ikke.

Det betyr at hvis oppdragsgiver er usikker på om tilbudet inneholder vesentlige avvik, så har oppdragsgiver muligheten til å avklare om forholdet skal forstås på den ene eller andre måten. Hvis forholdet fortsatt fremstår som uklart eller må oppfattes som et avvik, så er oppdragsgiver pliktig til å avvise tilbudet i en anbudskonkurranse.

Det er vanlig at oppdragsgiveren setter en frist for når du må svare. Da må du selvsagt forholde deg til denne fristen. Reglene sier imidlertid at fristen skal være rimelig og gi leverandørene en reell mulighet til å komme med de opplysningene som blir etterspurt.

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00