Tilbudskonkurranse – hva er det?

Hva er tilbudskonkurranse
Tilbudskonkurranse – hva er det?

 

>> Hold deg oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige artikler fra anbudsbloggen rett til din e-post

 

I en tidligere artikkel skrev vi om de forskjellige konkurranseformene oppdragsgiverne kan bruke. På fagspråket kalles dette ”anskaffelsesprosedyre”. I denne artikkelen skal vi se litt nærmere på tilbudskonkurranse. Hva betyr det og hva må du passe på når du skriver tilbud til en anbudskonkurranse.

Tilbudskonkurranse er en prosedyre som ble innført i regelverket 1.1.2017, for at innkjøperen skulle få litt friere tøyler. Det skulle bli mer fleksibelt for innkjøperen og man skulle unngå at leverandører måtte avvises på grunn av bagateller.

 

Det finnes også to typer tilbudskonkurranse; åpen og begrenset.

Åpen tilbudskonkurranse betyr at du skal sende inn dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og et komplett tilbud før tilbudsfristen går ut.

I en begrenset tilbudskonkurranse skal du derimot kun sende inn dokumentasjon på kvalifikasjonskravene når den første fristen går ut. Deretter vil oppdragsgiveren gå gjennom dokumentasjonen, og vurdere hvilke leverandører som er kvalifisert til å delta i selve konkurransen. Dersom du blir kvalifisert vil du motta en invitasjon til å levere tilbud på anbudet.

Oppdragsgiveren har mulighet til å tildele kontrakt basert på tilbudene slik de foreligger ved innlevering, men oppdragsgiver har også mulighet til å ha en dialog med tilbyderne før han velger hvem som skal tildeles. Med dialog menes det enten å foreta en enkel avklaring om tilbudet, eller faktisk en reell forhandling.

Det er ingen regler for hvor mange leverandører oppdragsgiver må ha en dialog med, han kan ha med bare én eller flere, men hvor mange man har dialog med skal skje etter likebehandlingsprinsippet.

Oppdragsgiver kan altså velge om han ønsker å ha dialog med leverandørene først etter at tilbudsfristen er utløpt. Allikevel sier reglene også at hvis oppdragsgiver har planer om å ha dialog, så skal dette opplyses I konkurransegrunnlaget. Det same gjelder dersom han planlegger å ikke ha noen dialog med leverandørene, så skal dette også beskrives.

Det som kan gi rom for litt frustrasjon er at oppdragsgiveren kan når som helst ombestemme seg i forhold til hva som er oppgitt i konkurransegrunnlaget til anbudet. Dette kom frem i en klagesak som KOFA behandlet I 2017. I den konkurransen hadde oppdragsgiver skrevet at de planla å tildele kontrakten uten å gjennomføre noen form for dialog med tilbyderne. Men da de skulle evaluere tilbudene ble de oppmerksom på at noen produkter var vanskelig å sammenligne, og de valgte derfor å be leverandørene det gjaldt å gjøre noen endringer i tilbudene, til tross for at dette ikke var i tråd med det som var beskrevet i konkurransegrunnlaget. En av tilbyderne reagerte og klaget til KOFA, men KOFA kom altså frem til oppdragsgiveren hadde mulighet til å ombestemme seg i løpet av tilbudsevalueringen.
Det som er viktig her er ordlyden, fordi begrepet ”planlegge” betyr egentlig at oppdragsivrene har mulighet til å ombestemme seg. Hvis det derimot står eksplisitt i konkurransegrunnlaget at det ”ikke vil bli”, eller at det ”vil bli gjennomført dialog”, så er oppdragsgiver bundet til dette.

 

Hva må du passe på når du skriver tilbudet?

Som vi skrev innledningsvis så kan en ”Dialog” i praksis bety forhandlinger om alle sider ved tilbudet til anbudet.

Selv om sjansen for å bli avvist i en tilbudskonkurranse er mindre enn i en anbudskonkurranse, så er det allikevel viktig at du skriver et tilbud som er komplett og tydelig, og du bør ta utgangspunkt i at det kanskje ikke blir noen mulighet til å forhandle.

Hvis oppdragsgiver velger å ha forhandlinger, så vil han gjøre en rangering av tilbudene basert på tildelingskriteriene. Derfor bør du altså levere ditt beste tilbud.

Forhandlingene kan også skje i flere etapper. Oppdragsgiver har da mulighet til å starte med å forhandle med det beste tilbudet, og deretter eventuelt vurdere om man ønsker å forhandle med tilbud rangert som nr. 2 etc.

Som du sikkert skjønner har oppdragsgiveren en ganske stor valgfrihet for hvordan en tilbudskonkurranse kan gjennomføres. Det du imidlertid må passe på er som alltid å lese konkurransedokumentene nøye slik at du ikke får noen overraskelser underveis.

 

Andre artikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00