Hvordan presentere referanseprosjekter i anbudskonkurranser?

referanser til anbud
Hvordan presentere referanseprosjekter i anbudskonkurranser?

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev i dag og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Når du har levert anbud har du sikkert opplevd at du må dokumentere referanseprosjekter. I denne artikkelen skal vi se litt på hvordan du best bør presentere referanseprosjekter eller referanseoppdrag. For det er nemlig ikke likegyldig hva du presenterer for oppdragsgiveren i forskjellige situasjoner i anbudskonkurranser.

I anbudskonkurranser kan du bli bedt om å dokumentere referanseprosjekter eller referanseoppdrag i to forskjellige situasjoner:

  • Som kvalifikasjonskrav knytte til firmaets tidligere meritter
  • Som en del av CV-en knyttet til et tildelingskriterium på kompetanse

Selv om dokumentasjonskravene er knyttet til to forskjellige faser av en konkurranse, kan du bruke de samme rådene i begge tilfeller.

Men hva handler egentlig referanseoppdrag om? Hva skal oppdragsgiveren bruke referanselista til?

Til syvende og sist handler dette om at oppdragsgiveren kan føle seg trygg på at de firmaene som er med å konkurrerer om anbudsoppdraget har den erfaringen som skal til for å være i stand til å gjennomføre anbudet. Og denne tryggheten kommer når saksbehandleren kan lese gjennom referanselista og se at ditt firma har vært ute for de utfordringene dere kan risikere å møte i anbudet dere konkurrerer om.

Vi skal ta et par eksempler:

En kommune gjennomfører en anbudskonkurranse på rammeavtale for rådgivning innen bygg og eiendom.

Ett av kvalifikasjonskravene var relevant erfaring, og dokumentasjonskravet var en liste med inntil 10 relevante referanseoppdrag siste 3 år.

Noe av hemmeligheten med å finne relevante referanseoppdrag her, er å tenke gjennom hvilke type rådgivningsoppdrag man typisk kan få i denne avtalen for anbudet. For en kommune ligger «relevante referanseprosjekter» innenfor sektorer som skole og barnehage, sykehjem og administrasjonsbygg.

Kjøpesenter, hytter og hotell faller derfor utenfor, og hvis du presenterer feil type referanseoppdrag, vil du ikke oppnå å gjøre oppdragsgiveren trygg på at dere har den erfaringen som er nødvendig for anbudsoppdraget.

I et annet eksempel er det en kommune som skulle kjøpe rådgivningstjenester i forbindelse med sentrumsutvikling. I anbudsbeskrivelsen var det beskrevet forskjellige utfordringer man så for seg, hva som kjennetegner livet i sentrum og litt historikk.

Den tilbyderen som best klarer å beskrive referanseprosjekter i en slik anbudskonkurranse, finner frem til referanseoppdrag fra kommuner av liknende størrelse, noen tilsvarende utfordringer og problemstillinger, ideelt sett liknende topografi og med noenlunde samme verdi.

I begge de overnevnte eksemplene handlet det altså om kvalifikasjonskrav, og da er det om å gjøre å komme gjennom det første nåløyet. Da må du passe på dere i det minste har minimum det antall referanseoppdrag som er kravet i konkurransen, og at de referanseoppdragene du beskriver har tilstrekkelig relevans for oppdraget.

 

Er det om å gjøre å ha flest mulig referanseoppdrag for anbudskonkurranser?

Svaret på dette kan være både òg. Det kan selvsagt være en fordel å ha en del referanseoppdrag på lista, men hvis ingen av referanseoppdragene har tilstrekkelig relevans for oppdraget i anbudskonkurransen, så kan du allikevel risikere at firmaet ditt ikke blir vurdert som kvalifisert.

Hvis firmaet ditt har veldig mange referanseoppdrag, så bør dere passe på å sortere lista slik at de mest relevante kommer først. Dette gjør jobben enklere for saksbehandleren for anbudet, og dere viser at dere har lest konkurransedokumentene og satt dere inn i prosjektet. Dette gir i hvert fall et godt førsteinntrykk i en anbudskonkurranse.

For å sortere en lang liste med referanser anbefaler vi å prioritere relevans basert på disse forholdene og med de nyeste først:

Mest mulig samme type oppdrag

  • Arkitektoppdrag: Samme type bygning (eks. skole, barnehage, helsesenter...)
  • Utredningsprosjekter: Samme utfordringer og rammevilkår
  • IT driftstjenester: Samme programpakker, infrastruktur
  • Kommunikasjon og PR: Samme målgruppe og interessenter (politikere, næringsliv, innbyggere?)

Tilsvarende størrelse

  • Tar du med for store referanseoppdrag kan en liten oppdragsgiver mistenke at de blir nedprioritert som kunde
  • Tar du med for små referanseoppdrag kan oppdragsgiver mistenke at firmaet deres ikke har kapasitet til å ta større anbudsoppdrag med høyere arbeidsintensitet eller kompleksitet

Liknende kunde, gjerne offentlig

  • Samme type offentlig kunde, f.eks. kommune, fylkeskommune, departement, IKS
  • Samme sektor, f.eks. helsesektor, oppvekst, eiendomsforvaltning

Geografisk område

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev i dag og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Hva med referanseoppdrag som tildelingskriterium i en anbudskonkurranse?

I slike tilfeller dreier det seg altså om kompetansen til de dedikerte ressursene dere tilbyr for anbudsoppdraget. Forskjellen i forhold til kvalifikasjonskravene, er at nå får dere en score basert på den spisskompetansen dere kan tilby i dette anbudet.

En lang referanseliste bør i slike tilfeller være et vedlegg til CV-en. Også her gjelder det selvsagt å presentere de referanseoppdragene som matcher oppdraget i anbudskonkurransen best mulig.

Og her kommer også et annet moment inn i bildet, nemlig hvilken rolle vedkommende konsulent hadde i referanseprosjektet i tidligere anbud. Dersom den dere tilbyr som oppdragsansvarlig bare har vært assistent i tidligere oppdrag, kan dette trekke scoren noe ned, fordi oppdragsgiveren blir usikker på om vedkommende takler oppgavene hun blir pålagt i neste anbud.

Men sorteringsmekanismene er egentlig mye de samme her. Forsøk å sortere referanselista basert på tidligere oppdrag med:

  • Samme funksjon
  • Samme omfang eller størrelse
  • Samme type oppdragsgiver
  • Samme type utfordringer
  • Samme type omgivelser (folk, regelverk, infrastruktur…)

 

Oppsummering

Vi håper du har fått noen tips i denne artikkelen. Det handler i bunn og grunn om å skape en gjenkjennelseseffekt hos oppdragsgiveren slik at de føler seg trygge på at de får rett folk til anbudet.

Les konkurransedokumentene nøye og sett deg inn i oppdraget. Sørg for å presentere referanseoppdrag som har en god match med oppdraget dere konkurrerer om. Treffer du godt her, så bør du kunne ligge godt an.

Lykke til!

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev i dag og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Andre artikler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

>> Har du noen spørsmål eller noen ønsker om hva du vil lese om, da kan du kontakte oss på marketing@mercell.com

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00