Hva kjennetegner de forskjellige konkurranseformene?

Hva kjennetegner de forskjellige konkurranseformene?
Hva kjennetegner de forskjellige konkurranseformene?

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Kjenner du til de forskjellige konkurranseformene innen offentlige anskaffelser?

Hvis ikke så er du i godt selskap, for det er mange som jobber med anbud og synes det kan være forvirrende. Men les videre, så blir du straks mer opplyst.

 

Skrevet av Thorstein Olsen, rådgiver offentlige anskaffelser i Mercell. 

 

I en tidligere artikkel skrev vi om terskelverdier og hvordan terskelverdien blir beregnet. Terskelverdien sier noe om hvilke regler som gjelder for den enkelte anskaffelsen, noe som er viktig for å bestemme bl.a. hvilken konkurranseform man bruker. På fagspråket kalles dette ”anskaffelsesprosedyre”.

Det er 3 viktige prosedyrer du bør kunne:

1. Tilbudskonkurranse
2.
Anbudskonkurranse
3.
Forhandlet konkurranse

Hvilken prosedyre som kan brukes kommer altså an på terskelverdien og hvilken del av regelverket som gjelder.

 

Åpen eller begrenset tilbudskonkurranse

 

For anskaffelser etter del II, altså konkurranser som legges ut på Doffin og er merket med et norsk flagg, kan oppdragsgiveren bruke åpen eller begrenset tilbudskonkurranse.

Forskjellen på åpen og begrenset konkurranse, er at i en begrenset konkurranse er det bare de leverandørene som best oppfyller utvelgelseskriteriene som får mulighet til å levere et tilbud.

I en åpen tilbudskonkurranse, skal man derimot levere all dokumentasjonen og selve tilbudet samlet.

At det er en tilbudskonkurranse, betyr at oppdragsgiveren kan vurdere om han har behov for en dialog eller forhandling med leverandørene først etter at tilbudsfristen har gått ut. Han trenger altså ikke å bestemme seg på forhånd om han planlegger å ha dialog eller ikke. Men dersom han har bestemt seg for at det vil gjennomføres dialoger med tilbyderne, så skal dette være oppgitt i konkurransegrunnlaget.

Men det kan også være oppgitt at dialog eller forhandlinger ikke vil finne sted. I så fall så må du altså passe på å levere ditt beste tilbud og sørge for at det ikke finnes noen uklarheter i tilbudet ditt.

Hvorvidt det er krav til at det blir opplyst om dialog eller ikke i konkurransegrunnlaget, er egentlig litt forvirrende i regelverket. I praksis gir det oppdragsgiveren mulighet til å la vær å opplyse noe om det i tilfelle de tenker at det kan være kjekt å ha den muligheten senere.

 

Anbudskonkurranse

 

Anskaffelser etter del III, dvs. de konkurransene som er merket med et EU-flagg på Doffin, skal i prinsippet gjennomføres etter anbudsprinsippet.

I praksis betyr dette at det er forhandlingsforbud, og det er også veldig begrenset hva oppdragsgiveren har mulighet til å avklare med leverandørene om tilbudene uten å bryte forhandlingsforbudet.

Det du må være veldig nøye med når du skriver tilbud i anbudskonkurranser, er å være ekstra påpasselig med å fylle ut prisskjema korrekt og på en slik måte at det ikke er noen tvil om prisbildet.

Du må også passe på å beskrive løsningen din på en måte som gjør at oppdragsgiveren ikke har behov for å ta kontakt med deg for å avklare uklarheter.

Mange gjør nemlig den tabben at de skriver noe slikt som ”Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart”. I en anbudskonkurranse har oppdragsgiveren faktisk ikke lov til å ta kontakt med deg om noe er uklart, og du risikerer at tilbudet blir avvist.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Konkurranse med forhandlinger

Denne konkurranseformen har blitt mindre vanlig etter at det ble tillatt med tilbudskonkurranser som er omtalt lenger opp i denne artikkelen. De forekommer noen ganger men da i konkurranser som faller inn under del III i regelverket.

I prinsippet er det egentlig ikke tillatt med konkurranse med forhandlinger i del III, men det finnes unntak. For eksempel tilfeller hvor det ikke finnes løsninger på markedet som kan brukes uten at det må gjøres tilpasninger. Hvis det skal være forhandlinger, så må dette altså være oppgitt i konkurransegrunnlaget på forhånd.

Og når det er oppgitt at det skal være forhandlinger, så har oppdragsgiveren også en plikt til å forhandle. Han kan ikke velge å droppe forhandlingene fordi det blir mye plunder og heft, eller at han synes det er unødvendig.

Forhandlinger kan foregå i flere faser, slik at antall leverandører som er med i forhandlingsrundene kan reduseres etter hvert. En slik reduksjon skal skje på basis av tildelingskriteriene, så oppdragsgiveren må vurdere de reviderte tilbudene og plukke ut de tilbudene som gode nok til å være med videre i neste forhandlingsrunde.

Men vær OBS på at den første reduksjonen kan skje allerede før noen har vært inne til forhandlinger. Dette skjer etter at oppdragsgiveren har sett gjennom tilbudene og funnet ut at ett eller flere tilbud er såpass lite egnet at de uansett ikke kan forbedres tilstrekkelig til at de har en mulighet til å vinne.

Forhandlinger kan være en litt vanskelig situasjon og mang oppdragsgivere vegrer seg litt for dette, ofte på grunn av frykten for å gjøre noe feil. Regelverket stiller nemlig strenge krav til hvordan forhandlingene skal gjennomføres. I bunn og grunn handler dette om likebehandling og krav til konfidensialitet.

 

Vi kommer tilbake med en ganske utfyllende artikkel om forhandlinger litt senere, så pass på å melde deg på nyhetsbrevet her for å motta varsel rett til din e-post når denne publiseres.

 

Ander saker fra anbudsbloggen:

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00
Mercell Norge AS | Karihaugveien 89, 1086 Oslo, Norge