Hvordan bør en tidsfestet fremdriftsplan for en anbudskonkurranse se ut?

Hvordan bør en tidsfestet fremdriftsplan for en anbudskonkurranse se ut?

 

Skrevet av Thorstein Olsen, rådgiver offentlige anskaffelser i Mercell. 

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Hvis du jobber i tjenesteytende sektor vil du sikkert oppleve at du må levere en fremdriftsplan eller prosjektplan i en anbudskonkurranse.

Spørsmålet mange stiller da er: hva skal fremdriftsplanen inneholde? Hvor detaljert må planen være? Hva skal den brukes til når det allerede er et krav om ferdigstillelsesdato?

 

Denne artikkelen gir deg forslag til hva du kan svare.

Det er to temaer du må fokusere på:

1. Er fremdriftsplan, ferdigstillelsesdato, oppdragsforståelse eller noe liknende en del av tildelingskriteriene?
2. Er det kontraktsvilkår som kan utløse dagbot ved forsinkelser?

Vi tar ett tema om gangen, og begynner med punkt 1.

 

Punkt 1: Er fremdriftsplanen knyttet til tildelingskriteriene? 

Du har selvsagt lest konkurransegrunnlaget nøye og laget en liste over hva du må svare på. Da vil du se:

  • om rask levering eller kortere ferdigstillelse av oppdraget blir vektlagt ved valg av leverandør
  • hvordan oppdragsgiver har beskrevet oppdraget, og om det er noe som haster, eller om de heller prioriterer kvaliteten på det som skal leveres
  • hvordan fremdrift, prosjektorganisering eller arbeidsmetodikk er vektet i forhold til pris og andre kriterier

I stedet for å skrive en lang avhandling skal jeg ta et eksempel. En oppdragsgiver skulle gjennomføre en  anbudskonkurranse om et oppdrag for utvikling av en kommunikasjonsstrategi. Oppdragsgiveren hadde laget en ganske god beskrivelse av prosjektets bakgrunn og effektmål, og hvilke interessegrupper som kom til å være involvert i prosjektet.

I denne konkurransen var det et tildelingskriterium som gikk på oppdragsforståelse og løsningsforslag. Tilbyderne skulle ikke levere et komplett løsningsforslag, men en beskrivelse av hvordan de så for seg å angripe oppgaven for å løse den best mulig.

Tilbyderne ble også bedt om å levere en fremdriftsplan, og oppdragsgiveren hadde  to hensikter med dette:

1.      At man har noen datoer å vise til hvis prosjektet går tregt. Vi kommer tilbake til det i slutten av artikkelen.

2.     Og nesten viktigst av alt: å få et innblikk i hvordan tilbyderen ser for seg at prosjektet gjennomføres best mulig (les: hvordan får kunden det beste resultatet).

Fremdriftsplanen  ville derfor avdekke om tilbyderen faktisk skjønte hva oppdraget gikk ut på. Og hvilken kompetanse man brukte til hvilket tidspunkt viste også hvilke faser av oppdraget tilbyderen foreslo å legge mest vekt på.

Da tilbudene var kommet inn og evalueringen begynte, var det tydelig at hensikten var oppnådd.

En tilbyder foreslo å bruke mye tid på å utvikle en grafisk profil i en tidlig fase. Prosjektgruppen som vurderte tilbudene mente dette ikke var riktig for dette prosjektet, at tilbyderen hadde feil fokus og derfor ikke var den beste til å gjennomføre oppdraget. (Uansett hvor lav prisen måtte være). Det var også et signal om at de ikke hadde lest oppdragsbeskrivelsen og formålsbeskrivelsen særlig godt. Hadde de gjort det, burde de innsett at prioriteringene deres ikke stemte særlig godt med oppdraget.

Denne tilbyderen fikk derfor lavere score på dette tildelingskriteriet. Grunnen til det er at fremdriftsplanen avdekket med klare tall hvordan de hadde forstått (eller snarere ikke forstått) oppdraget.

En annen tilbyder hadde satt opp et «dreamteam» med tung strategisk kompetanse og hadde en helt klar formening om hvilke temaer man måtte avklare tidlig i prosjektet for å lykkes.

De listet opp en del spørsmål og problemstillinger som var viktige å ha et svar på før man i det hele tatt begynte å tenke på grafisk formgivning. De hadde også en klar formening om hvilke interessegrupper som burde delta i forskjellige faser i prosjektet.

Erfaringsprosjektene til teamet var selvsagt oppgitt i CV-ene, og det var tydelig at disse personene hadde mye å bidra med i dette prosjektet.

Alt dette var knyttet opp mot fremdriftsplanen:

    • Hvem som skulle jobbe med hva i de forskjellige fasene
    • Hva som var viktig å avklare og fokusere på i hver fase
    • Målsettingene i hver fase

(Bingo! Det var nettopp dette prosjektgruppen var ute etter. Hvis de hadde hatt mulighet ville de gitt terningkast 7.)

 

Fremdriftsplan for en anbudskonkurranse bør oppgi konkrete datoer

Så et konkret råd må derfor bli at fremdriftsplanen bør ha konkrete datoer og milepæler og den bør angi hvor mange timer eller hvor stor andel av det totale timebudsjettet dere foreslår å bruke i hver fase i prosjektet. 

I tillegg bør den inneholde hvilke ressurser, hvilke personer og hvilken kompetanse dere har tenkt å bruke i hver fase. Husk å skrive gode CV-er som passer for dette oppdraget. 

 

Si det med bilder: visualisering av fremdriftsplanen for en anbudskonkurranse

Det er selvsagt helt greit å beskrive de forskjellige aktivitetene i en tabellform, men det er også smart å fremstille dette grafisk ut over en tidslinje. Det er smart fordi det gir tilbudet ditt et proft uttrykk og diagrammet blir et behagelig avbrekk i teksten.

Det er selvsagt flere måter å gjøre det på, og et raskt google bildesøk på «fremdriftsplan» gir deg en idé om hvordan det kan gjøres, men vi har laget et ferdig oppsett i et Excel-ark du kan bruke. Det vil se ut omtrent som på bildet. Dette er et ganske enkelt gannt-diagram.

Hvis du vil lære hvordan man lager et gantt-diagram i Excel så ligger det flere guider på youtube, bl.a. denne.  

Hvis du heller vil ha en som er fiks ferdig kan du laste ned en mal vi har laget til deg. Du kan laste ned mal til fremdrifstplan her.  

Men se gjennom vidoen vi linket til, fordi du må endre på tidsaksen, noe som kan være litt vrient hvis du ikke er vant med det. Spol deg frem til ca 5 minutter inn i filmen for å få en forklaring.

Skal du sette inn flere aktiviteter, markerer du en rad midt inni tabellen og velg «sett inn rad». Da vil skjemaet forskyve seg nedover og diagrammet vil følge etter. Motsatt hvis du skal slette aktiviteter: markere en rad i tabellen og velg «slett rad».

Men dette er et veldig enkelt oppsett, så vi anbefaler deg å Google litt for å finne ideer til hvordan dette kan gjøres enda mer elegant hvis du ellers har tid og ressurser til det.

 

Kontraktsfestet fremdrift, milepæler og dagbøter

Så var det dette med kontraktsvilkår og fremdrift. Ofte har denne typen oppdrag en faseinndelt fremdrift. Dvs. at du skal levere et resultat eller produkt innen visse tidsfrister før man går videre i prosjektet.

Oppdragsgivere i anbudskonkurranser er generelt ikke glad i risiko. Så en kontrakt med definerte milepæler og klausuler om dagbot er et viktig virkemiddel for oppdragsgiveren for å redusere risikoen for forsinkelser.

I klartekst betyr dette: Jobber du for sent, så får du svi.

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Dagbotklausuler skal være oppgitt i kontraktsvilkårene. De fleste standardkontrakter har dette, så du må lese kontrakten godt og være forberedt på hva som vil skje dersom du blir forsinket.

Hvis det er oppdragsgiveren som har  lagt opp til en fremdrift du mener er urealistisk, så blir det ditt problem hvis du blir forsinket så lenge du har levert et tilbud og akseptert vilkårene.

Mange tenker at man bare kan ta forbehold om fremdriftsplanen i tilbudet, men det kan dessverre medføre at du blir avvist fra anbudskonkurransen. Grunnen til det er at ditt tilbud da ikke blir sammenlignbart med de andre tilbudene som ikke har det samme forbeholdet. I praksis får du et konkurransefortrinn, og hvis oppdragsgiveren aksepterer dette, medfører det forskjellsbehandling og brudd på reglene.

Derfor: Les kontrakten nøye og vær forberedt på hva som kan skje dersom du ikke klarer å levere i tide.

 

Oppsummering

Fremdriftsplanen for en anbudskonkurranse kan altså ha to hensikter:

1. Å sile ut de tilbyderne som virkelig har forstått oppgaven og kan presentere den perfekte løsningen
2. Å få frem noen konkrete datoer som kan utløse dagbøter dersom fristene ikke overholdes.

Fremdriftsplanen bør altså ha konkrete datoer og milepæler og den bør angi hvor mange timer dere foreslår å bruke i hver fase i prosjektet.

I tillegg bør den inneholde hvilke ressurser, hvilke folk og hvilken kompetanse dere har tenkt å bruke i hver fase.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Tilgang til tidsfestet fremdriftsplan får du her.
Guide til hvordan man lager et gantt.diagram i Excel finner du her.

 

Les mer om hva Mercell tilbyr her:

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00
Mercell Norge AS | Karihaugveien 89, 1086 Oslo, Norge