Turun yliopiston tutkijakoulun (UTUGS) hakujärjestelmä

Kort beskrivning

Hankinnan kohteena on Turun yliopiston tutkijakoulun (UTUGS) hakujärjestelmä, jolla toteutetaan väitöskirjatutkijoiden opiskeluoikeus- ja rekrytointihakuja sekä matka-apuraha- ja tutkimusapurahahakuja. Järjestelmää käytetään myös väitöskirjatutkijoiden vuosittaiseen edistymisraportointiin.

Yhteen hakuun kuuluu hakuilmoitus, hakulomake ja siihen liittyvät liitteet sekä mahdolliset suosittelijoiden lausunnot. Järjestelmässä toteutetaan hakemusten arviointi ja käsittely hakuajan päättymisen jälkeen. Myös hakijaviestintä hoidetaan hakujärjestelmästä käsin.

Turun yliopiston tutkijakoulussa on tällä hetkellä 16 tohtoriohjelmaa, joista jokainen avaa omat hakunsa hakujärjestelmään. Hakujärjestelmässä käsitellään vuosittain noin 3000 hakemusta noin 90 haun kautta. Jokaisella tohtoriohjelmalla on omat nimetyt käyttäjänsä, jotka hallitsevat ohjelmiensa hakuja. Nämä käyttäjät avaavat haut ja viimeistelevät hakulomakkeen valmiiksi määriteltyjen mallilomakkeiden pohjalta. Hakemusten arvioijat lukevat ja antavat palautteensa hakemuksista hakujärjestelmässä. Hakujärjestelmän tulee mahdollistaa Turun yliopiston sisäisten ja ulkoisten arvioitsijoiden pääsy järjestelmään. Arvioitsijat voivat nähdä joko kaikki yhden haun hakemukset tai heille voi olla erikseen valittuna tietyt arvioitavat hakemukset.

Hakujärjestelmästä pitää olla mahdollista hakemustietojen siirto rajapinnan kautta Turun yliopiston toisiin järjestelmiin. Hakujärjestelmästä pitää saada raportteja yhden haun hakemuksista tai hakukoosteita valituista hauista esim. hakuajan ja hakemuksen mallipohjan mukaan. Hakujärjestelmään pitää pystyä kirjautumaan tunnistautuneena yliopiston käyttäjänä (SSO) mutta myös ulkopuolisille arvioitsijoille on pystyttävä luomaan omat käyttäjätunnukset järjestelmään. Osassa hauista myös hakijoiden pitää olla SSO-tunnistautuneita.

Hankinnan tarkemmat vaatimukset muutoin on kuvattu liitteellä 1 UTUGS hakujärjestelmän vaatimusmäärittely-asiakirjassa. Asiakirja sisältää hankinnan pakolliset vähimmäisvaatimukset sekä laadun vertailuperusteet. Toimittaja toteuttaa vaatimuksenmukaisen tietojärjestelmän asennuksen, käyttöönottokoulutuksen ja ylläpidon.

Järjestelmän tulee olla tilaajan vaatimukset täyttävänä, käyttövalmiina viimeistään 30.4.2023. Tarjouksen liitteeksi tarjoaja laatii tarkemman kuvauksen projektisuunnitelmasta. Sopimus tehdään ensin määräaikaisena ensimmäisen kauden päättyessä 31.12.2025, jonka jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisajoin.