Hankinnan kohteena on valtioneuvoston kanslian tietotuki- ja julkaisuyksikön uuden kirjastojärjestelmän hankinta valmisohjelmistona, joka tukee MARC 21 luettelointiformaattia. Valtioneuvoston kanslian tietotuki- ja julkaisuyksikössä sekä oikeuskanslerinviraston kirjastossa on käytössä Open Library Solutions Finland Oy:n toimittama kirjastojärjestelmä PrettyLib. Kirjastojärjestelmässä on mukana kahden toimipisteen kokoelmatietokannat, kahtena erillisenä tietokantana. Oikeuskanslerinvirasto on valtuuttanut valtioneuvoston kanslian tekemään puolestaan kilpailutuksen. Hankinnasta pyydetään hinnan osalta erilliset tarjoukset valtioneuvoston kanslialle ja oikeuskanslerinvirastolle. Hankintaan sisältyy hankittavan kirjastojärjestelmäohjelmiston lisäksi myös järjestelmän yhdistämiseen ja käyttöönottoon liittyvät tehtävät kokonaisuudessaan. Lisäksi hankintaan sisältyy järjestelmän tuki, ylläpito ja kehittäminen sekä konesalipalvelut. Hankinnan kohteena on: 1. Kiinteähintainen kirjastojärjestelmäohjelmisto 2. Kiinteähintainen migraatio- ja käyttöönottoprojekti 3. Tuki- ja ylläpitopalvelut 4. Konesalipalvelut Hankinnan ensimmäiseen vaiheeseen ei sisälly kolmansien osapuolien järjestelmään tarvittavaa integraatiotyötä. Tilaaja varaa option hankkeen toisessa vaiheessa kahdelle integraatiotyölle, tarjouspyynnössä näistä lisätöistä pyydetään hintalomakkeella tarjoukset (jotka eivät vaikuta vertailuun) optio kohdassa. 2.1 Kiinteähintainen kirjastojärjestelmäohjelmisto Hankittavalle kirjastojärjestelmäohjelmistolle asetetut tekniset, toiminnalliset ja muut vähimmäisvaatimukset on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteenä 4 olevissa vähimmäisvaatimus- ja lisälaatulomakkeissa. Excel-muotoisessa asiakirjassa on yhteensä 10 välilehteä ja sen rakenne on seuraava: 1. Ohjeet, 2. Aineiston hallinta, 3. Aineiston hankinta, 4. Asiakasliittymä, 5. Kaukopalvelu, 6. Tiedonhaku, 7. Tilastot ja raportit, 8. Tekniset vaatimukset, 9. Palveluvaatimukset ja 10. Pyydetyt dokumentaatiot Tarjous pyydetään antamaan kirjastojärjestelmästä käyttöoikeusperiaatteella: valtioneuvoston kanslia tekee valituksi tulevan toimittajan kanssa sopimuksen järjestelmän käyttöoikeudesta, konesalipalveluista, tuki- ja ylläpitopalvelusta sekä jatkokehityksestä. Tarjoajan on ilmoitettava nämä vähimmäisvaatimus- ja lisälaatulomakkeen (liite 4) välilehdellä ”8. Tekniset vaatimukset”. Järjestelmän piiriin kuuluu käyttöönottohetkellä arviolta 10 ylläpitokäyttäjää valtioneuvoston kanslian tietotuki- ja julkaisuyksiköstä sekä 1 ylläpitokäyttäjä oikeuskanslerinviraston kirjastosta. Tarjoushintaan on sisällytettävä kaikki mahdolliset lisenssit vähintään tälle käyttäjämäärälle. Nykyisen tietokannan tilanne: VNK •nimekkeet n. 30 000 •nidemäärä n. 40 000 •aktiivisia lainaajia n. 1500 •lainoja per vuosi n. 1500 •verkkokirjaston potentiaalinen käyttäjämäärä n. 4500 OKV •nimekkeet n. 3000 •nidemäärä n. 3000 •eivät käytä lainatoimintoa •verkkokirjaston potentiaalinen käyttäjämäärä n. 30 2.2 Kiinteähintainen migraatio- ja käyttöönottoprojekti valtioneuvoston kanslia edellyttää valituksi tulevaa toimittajaa organisoimaan, johtamaan ja hallinnoimaan käyttöönottoprojektia tarjouspyyntöasiakirjoissa ja sopimuksessa ilmoitetulla tavalla niin, että järjestelmän käyttöönotto onnistuu sovitussa aikataulussa. Tarjouksen jättäjän tulee tarjousta laatiessaan ottaa huomioon, että arvioitu aikataulu toimitukselle on, että järjestelmäratkaisu on valmis, testattu ja hyväksytysti käyttöönotettu kesäkuussa 2018 tai 6 kk sisällä projektin aloituksesta, mikäli sopimuksen allekirjoittaminen tai käyttöönottoprojektin aloitus viivästyy tilaajasta johtuvasta syystä. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä vapaamuotoinen alustava projekti-, migraatio- ja käyttöönottosuunnitelma. Suunnitelmassa tulee huomioida tarjouspyynnön liitteellä 4 ilmoitetut järjestelmälle, palvelulle ja käyttöönotolle asetetut vähimmäisvaatimukset sekä muut tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitetut vähimmäisvaatimukset. Valituksi tulevan toimittajan laatima projekti-, migraatio- ja käyttöönottosuunnitelma tarkistetaan, tarkennetaan ja hyväksytään sopimuksen viimeistelyn yhteydessä. Tarjotun järjestelmäratkaisun tuotantokäyttöön saattamisen tulee olla vaiheistettavissa. Toteutusvaiheiden aikataulusta ja sekä testaus- ja hyväksymismenettelystä sovitaan tarkemmin projekti- ja käyttöönottosuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. 2.3 Tuki- ja ylläpitopalvelut Sopimuksen (liite 1) mukaisesti. 2.4 Jatkokehittämishankkeet Sopimuksen (liite 1) mukaisesti.