Prækvalifikation med efterfølgende Net-auktion
1 Beskrivelse af opgaven
Viborg og Favrskov Kommune ønsker at indgå rammeaftale på LPG-gas (flaskegas og tankgas), samt leje af tankanlæg. Flaskegas og tankgas bruges af kommunernes Park og vejservice til bl.a. ukrudtsbekæmpelse, asfaltarbejde (opstribning), opvarmning af skurvogne, mm. I øjeblikket er det kun Viborg Kommune som har behovet for leje af tankanlæg, samt forbruget af tankgas. Skolerne bruger flaskegas til undervisningsformål i fysik og biologilokalerne. Derudover kan der være andre afdelinger i Viborg og Favrskov Kommune som kan få et behov for flaskegas.
Viborg og Favrskov Kommunes estimerede årlige forbrug:
Flaskegas
6 kg 3 stk.
10 kg letvægt 82 stk.
11 kg 471 stk.
11 kg aluminium 592 stk.
17 kg 17 stk.
22 kg 49 stk.
33 kg 55 stk.
Tankgas 7800 L
Viborg og Favrskov Kommune ønsker at indgå rammeaftale med én leverandør. Der garanteres dog ikke et bestemt volumen på kontrakten.
Det er en forudsætning at leverandøren kan opfylde de opstillede krav for at kunne søge om prækvalifikation.
2 Kravspecifikation
2.1 Flaskegas - LPG-gas
Der ønskes tilbud på flaskegas til Viborg og Favrskov Kommune. Gas typen kan være ren propangas eller en blanding af propangas og butangas. Indholdet af butangas må dog max. udgøre 30%. Der skal stilles flasker til rådighed uden beregning.
2.2 Tankgas - LPG-gas
Der ønskes tilbud på tankgas til Viborg og Favrskov Kommune. Gas typen kan være ren propangas eller en blanding af propangas og butangas. Indholdet af butangas må dog max. udgøre 30%.
Både hvad angår flaskegas og tankgas skal gældende regler og standarder på området overholdes for de tilbudte varer.
2.3 Leje af tankanlæg
Der ønskes tilbud på leje af tankanlæg incl. service til Viborg og Favrskov Kommune. Der ønskes tilbud på tankanlæg der skal rumme 2,4 m³, samt tankanlæg til montering på traktor (ukrudtsbrænder) som skal rumme 240 L.
Tilbudsgiver af tankanlæg skal levere, opstille/montere og servicere tankanlæg på forsvarlig vis og følge de opstillede lovkrav på området. Leverandøren står således for det fulde ansvar for sikkerhed ved opstilling/montering og servicering af tankanlæg. Tilbudsgiver forpligter sig til at demontere og hjemtage lejede tankanlæg ved aftaleperiodens udløb uden beregning.
Forsikring mod brand og anden skade af tankanlæg i Viborg Kommune, påhviler Viborg Kommune.
3. Generelle udbudsbetingelser
3.1 Udbudsform
Tilbudsindhentning i henhold til tilbudslovens §§ 15a – 15d (annonceringspligten).
3.2 Kriterier for tildeling af rammeaftalen
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den samlet set laveste pris i efterfølgende Net-auktion.
3.3 Levering
3.3.1 Levering af flaskegas
Levering til kommunernes Park og vejservice skal ske en gang om ugen på en fast aftalt ugedag, inden for tidsrummet mandag – torsdag mellem kl. 7 – 15 og fredag mellem kl. 7 – 13. Levering til skoler og andre aftales fra gang til gang med den enkelte afdeling. Levering her skal, hvis kunden ønsker det, være incl. afmontering af brugte gasflasker, samt montering af nye gasflasker.
Levering skal være
frit leveret til anvist plads – incl. afhentning af brugte gasflasker.
Viborg
I øjeblikket har Viborg Kommune (Park og vejservice) 3 hoved leveringssteder med jævnligt aftag:
- Gl. Tangevej 1, 8850 Bjerringbro
- Katmosevej 8, 8800 Viborg
- Industrivej 16, Ørum, 8800 Viborg
Samt 37 skoler fordelt over hele kommunen.
Favrskov
I øjeblikket har Favrskov Kommune (Park og vejservice) 2 hoved leveringssteder med jævnligt aftag:
- Norgesvej 1, 8450 Hammel
- Teglværksvej 3, 8382 Hinnerup
Samt 17 skoler fordelt over hele kommunen.
3.3.2 Levering af tankgas
Levering skal være
frit leveret til tank, prisen skal oplyses incl. levering.
3.3.3 Leje af tankanlæg
Opstilling af tankanlæg skal ske ved aftalestart, efter nærmere aftale med ansvarlig medarbejder i Viborg Kommune.
På nuværende tidspunkt skal lejede tankanlæg til Viborg Kommune leveres på flg. adresse:
- Tankanlæg 2,4 m³ - Opstilles på Katmosevej 8, 8800 Viborg
- Tankanlæg 240 L. – Til montering på traktor, Katmosevej 8, 8800 Viborg
3.4 Prisregulering
Flaskegas/Tankgas - Der kan ikke ske prisstigninger de første 3 måneder af kontraktperioden. Efterfølgende kan der ske dokumenteret prisregulering hver 3. måned. Første prisregulering kan ske med virkning fra 1. maj 2009. Prisreguleringer skal kunne dokumenteres i forhold til den generelle udvikling på markedet inden for området. Dokumentationen skal indeholde oplysninger om tilbudsgivers tilsvarende stigende/faldende råvarepriser og lignende. Varsel om prisregulering skal sendes til Viborg Kommunes Indkøbsafdeling med et varsel på minimum 30 dage.
Leje af tankanlæg – Der kan ikke ske prisstigninger det første år. Efterfølgende kan der ske dokumenteret prisregulering 1 gang om året. Første prisregulering kan ske med virkning fra 1. februar 2010, og prisstigningen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra 1. december 2008 til 1. december 2009. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Varsel om prisregulering skal sendes til Viborg Kommunes Indkøbsafdeling med et varsel på minimum 30 dage.
3.5 Betaling
Betalingsbetingelsen er fastsat til løbende måned + 30 dage fra modtagelsen af korrekt faktura.
3.6 Aftale periode
Rammeaftalen bliver gældende for perioden 1. februar 2009 – 31. januar 2011. Derudover tages option på forlængelse på uændrede vilkår i op til 2 x 12 måneder.
3.7 Ansøgning om prækvalifikation/Tidsfrist
Ansøgning om prækvalifikation skal være sendt via Mercell senest den 8. december 2008 kl. 12.
Efterfølgende Net-auktion vil blive afviklet ca. 2 uger efter tilbudsfristen. Information omkring Net-auktion samt obligatorisk undervisning før Net-auktion vil blive udsendt til de prækvalificerede virksomheder.
3.8 Procedure
Tilmeld dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: ”Meld din interesse”. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger.
Herefter modtager du login koder og kan stille spørgsmål inden 27. november kl. 12 omkring opgaven direkte til Viborg Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem ligesom svar fra Viborg Kommune afgives herigennem.
Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service og er omkostningsfrit for leverandører. 3 dage før ansøgningsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din email.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til Arne Bøgh Drasbæk på [email protected] eller ring på 63 13 37 00. Her kan leverandører også rekvirere en kort vejledning.
3.9 Kontrakt
Viborg Kommunes Indkøbsafdeling vil udarbejde den endelige kontrakt på baggrund af resultat af Net-auktionen.