Trondheim kommune skal gjennomføre anskaffelse på registrerings- og arkivløsning som en felleskomponent basert på nasjonale standarder som en av forutsetningene for å effektivisere arbeidsprosesser i kommunen og for å etterleve kravene i arkivlova og offentleglova.
Løsningen skal registrere og arkivere henvendelser fra kommunens henvendelsesløsning og tilby et åpent grensesnitt for å kunne gjøre det samme fra andre kilder, og skal støtte ulike prosesser knyttet til arkivering. Registrert og arkivert informasjon planlegges i første omgang å tilgjengeliggjøres på Min side, offentlig postjournal og i henvendelsesløsningen.
Anskaffelsen vil også omfatte opsjon på tilleggsarbeid ved tilknytning av andre konsumenter slik som ebyggesak, KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) og framtidige saksbehandlerløsninger oppdragsgiver anskaffer.
I henhold til kommunens arkitekturprinsipper er det ønskelig at det utvikles selvstendige tjenester og som samtidig legger grunnlaget for effektiv og fleksibel bruk av ulike komponenter på tvers av leverandører og fagsystem. Oppdragsgiver anskaffer derfor i denne omgang kun løsning for registrering og arkivering, og vil ved en senere anledning anskaffe løsning som støtter generell saksbehandling.