Bergen kommune skal anskaffe en
ny felles saksbehandling- og arkivløsning (sak-arkivløsning) for administrativ
og politisk saksbehandling i kommunen. Denne sak-arkivløsningen skal utgjøre
kjernesystemet for administrativ saksbehandling, arkiv, styrende dokumenter,
politiske møter og utvalgsbehandling, og være utgangspunkt for all
dokumentproduksjon i politisk og administrativ virksomhet i kommunen. Ny
sak-arkivløsning vil også være sentral for videre realisering av digitalt
førstevalg i kommunen i henhold til gjeldende IKT-strategi.
Ny løsning er delt i to hoveddeler, med
tilhørende krav og felleskrav:
- Del 1: Saksbehandling og produksjonsarkiv
- Del 2: Historisk arkiv
Formålet er at ny løsning skal legge grunnlaget for økt effektivitet og kvalitet i saksbehandling og arkivering i virksomheten. For mer informasjon om ny sak- arkivløsning i Bergen kommune, se Overordnet beskrivelse (vedlegg 5). Kravene til ny sak-arkivløsning er basert på spesifiserte behov og krav. Behovene er i hovedsak prosess- og funksjonalitetsbaserte og formulert ut fra de mål og gevinster som skal oppnås. Det er i tillegg en del krav knyttet til Noark5 standard.
Statens Standardavtaler vil bli benyttet ved inngåelse av avtaler knyttet til anskaffelsen. Det vil bli inngått en avtale om kjøp, ved bruk av SSA-K, som vil omfatte kjøp av både del 1 og del 2 av løsningen. Videre vil det bli inngått to avtaler om vedlikehold, ved bruk av SSA-V, som henholdsvis omfatter vedlikehold av del 1 og del 2 av løsningen.