Expertstöd inom Ärende - och dokumenthantering

Hanke lühikirjeldus

Regionen behöver ett expertstöd som ser över den dokumenthantering med tillhörande ärendehantering som idag finns inom regionen.

Uppgiften innebär att:

·         ta en dialog med berörda verksamheter om deras behov av systemstöd,

·         göra en omvärldsspaning över vad som finns på marknaden,

·         se över hur andra regioner gör,

·         slutligen ta fram ett förslag på hur Region Värmlands framtida dokumenthantering med tillhörande ärendehantering bör se ut.

Regionen föreställer sig att ”Framtidens ärende- och dokumenthanteringssystem” behöver ha stöd för följande:

·         Kan hantera olika typer av "content"/innehåll, inte bara klassiska "dokument", t.ex. innehåll på webbar, samarbetsytor, sociala medier, e-arkiv, filsystem, m.m.

·         Kan hantera olika publiceringskanaler för samma ”content” där innehållet optimeras för kanalens egenskaper.

·         Bra stöd för att strukturera ett "content" i flera/många små sammanhängande delar samt att beskriva en sådan content-del med metadata i syfte att göra det sökbart, datorbearbetningsvänligt, integrationsvänligt/delbart, bättre urvalsmöjligheter vid publicering, etc.

·         Tillgång till AI-funktioner för sökning, analys, sammanfattning, generering, m.m.

·         Öppenhet avseende systemsamverkan med andra system, bl.a. öppna API:er som kan användas av regionen och andra leverantörer för integration.

·         Funktionell flexibilitet och anpassningsbarhet som kan utnyttjas av regionen eller andra leverantörer för att lägga till och ändra befintlig funktionalitet, t.ex. "low/no code"-baserade funktioner och en öppen, modulär arkitektur.

·         Baseras på tekniker och plattformar som stödjer vidareutveckling även ett decennium in i framtiden.

Ett direktiv finns framtaget som tydligt beskriver uppdraget.