Den veiledende kunngjøringen har til hensikt å kartlegge hyllevareløsninger og/eller skreddersømprodukter som er tilgjengelig i markedet for å kunne vurdere en mulig fremtidig anskaffelse av et nytt saksbehandlingssystem for manuell og automatisk behandling av registersaker ved Brønnøysundregistrene. Hensikten med kunngjøringen er videre å skaffe grunnlag for budsjettering knyttet til en eventuell anskaffelse. Det er derfor behov for å motta informasjon som gjør Brønnøysundregistrene i stand til å vurdere både hvilke krav som er oppfylt, og hvilke kostnader anskaffelse av et slikt system vil innebære.
Hovedmengden av sakene i saksbehandlingssystemet skal behandles helelektronisk, i automatiserte prosesser. Manuell saksbehandling skal kun forekomme når saken krever slik behandling. I de saker hvor manuell saksbehandling er påkrevd skal systemet gi saksbehandler nødvendig støtte for de beslutninger som skal fattes underveis i behandlingen.
Det blir lagt ut ytterligere informasjon vedrørende saksbehandlingssystemet i løpet av uke 51. Det vil da bli lagt med en kravspesifikasjon for saksbehandlingssystemet med tilhørende vedlegg for ytterliggere spesifisering av kravene til løsningen. Spesifikasjonen inneholder detaljer vedrørende de funksjonelle og ikke funksjonelle kravene. Systemet må blant annet inneholde muligheter for beslutningsstøtte, og føring av journal og arkiv i henhold til NOARK 5- standarden. Vi ønsker at leverandørene beskriver sine produkter/sin løsning, dokumenterer hvilke krav som oppfylles og eventuelt hvilke krav som ikke oppfylles. For de krav som oppfylles bør det dessuten opplyses om i hvilken grad kravene er oppfylt. Videre ønsker vi som nevnt også at leverandørene gir opplysninger om anslåtte kostnader for anskaffelse av deres produkter/løsninger.
Det er planlagt et informasjonsmøte for de leverandørene som ønsker en presentasjon av kunngjøringen. Det vil være mulighet for leverandørene å stille spørsmål på dette møtet. Møtet vil bli lokalisert i Oslo den 10. januar 2014. Vi ber om tilbakemelding fra de leverandørene som ønsker å delta på dette innen 2. januar 2014.
Frist for den veiledende kunngjøringen er satt til 24. januar 2014 kl. 12:00.
Eventuelle spørsmål skal rettes til oppdragsgiver ved hjelp av kommunikasjonsmodulen i Mercell. Svar på eventuelle spørsmål vil bli lagt ut som tilleggsinformasjon i Mercell i anonymisert form, slik at alle leverandørene får tilgang til samme informasjon. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at spørsmål ikke nødvendigvis vil bli besvart alle dager i romjula.
Vi understreker avslutningsvis at denne at denne veiledende kunngjøringen ikke nødvendigvis vil føre til en fremtidig kunngjøring. Resultatet av denne undersøkelsen vil danne grunnlag for beslutningen om hvilke deler av løsningen som skal kunngjøres i en anskaffelse på Doffin. Det er også en mulighet at prosjektet ikke får finansiering av overordnet departement. Kunngjøringsskjemaets felt II.6, hvor man skal oppgi planlagt dato for start på anskaffelsesprosedyre, er obligatorisk å fylle ut. Her har vi satt inn 1.1.2015, men viser til ovenstående når det gjelder usikkerhet i forhold til om det faktisk kommer til å bli en fremtidig kunngjøring.