Turun kaupunki pyytää osallistumishakemuksia rajoitettuun kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Turun kaupunginkirjastoon tulevalle laitteistolle ja niiden ylläpidolle, sisältäen vähintäänkin:
- lajittelijan lisätarvikkeineen
- kuljetusrobotit lisätarvikkeineen
Tavoitteena on tehostaa palautus- ja lajitteluautomatiikkaa ja vähentää siihen sidottua henkilötyöresurssia.
Osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn neljä (4) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Valinnat tehdään referenssejä vertailemalla osallistumispyynnön liitteen X. Referenssit mukaisesti.
Valinnan jälkeen tarjoajien kanssa neuvotellaan, tarkoituksena löytää toimivin ratkaisu kirjastolle. Neuvotteluihin valituille ehdokkaille lähetetään erilliset neuvottelukutsut ennen neuvotteluja. Neuvottelut ovat samansisältöiset kaikkien kutsuttavien kanssa ja ne käydään luottamuksellisesti. Neuvotteluteemat on kuvattu liitteessä R. Neuvotteluissa on kuitenkin mahdollista neuvotella myös teemoista liitteen R. Neuvotteluteemat ulkopuolelta.
Jokaiselle valitulle ehdokkaalle varataan kaksi (2) kolmen tunnin neuvotteluaikaa. Neuvottelut voidaan kokonaisuudessaan pitää lyhyempinä, mikäli koetaan, että neuvoteltavat asiat on läpikäyty riittävästi lyhyemmässä ajassa. Neuvotteluaikavaraukset on tehty seuraaville ajankohdille:
14.4. klo. 13-16
15.4. klo. 9-12 ja 13-16
16.4. klo. 9-12 ja 13-16
22.4. klo. 13-16
23.4. klo. 13-16
25.4. klo. 9-12
Varsinainen tarjouspyyntö julkistaan neuvottelujen jälkeen. Liitteenä on alustava tarjouspyyntömateriaali liitteineen. Kaikki liitteenä olevat tiedostot ovat alustavia luonnoksia, joiden sisällöstä voidaan neuvotella ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisua.
Hankintamenettelyn lopputuloksena on tarkoitus solmia sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.