Kort beskrivning
Turun yliopisto pyytää tarjouksia mainostoimistopalveluista yliopiston markkinointiviestinnän suunnitteluun ja toteutukseen.
Palveluiden tilaajina ja ostajina ovat yliopiston viestintä, yliopistopalveluiden yksiköt, tiedekunnat ja niiden yksiköt, laitokset, oppiaineet ja tutkimusryhmät sekä Turun yliopiston erilliset laitokset tai Turun yliopiston koordinoimat hankkeet.
Tarjouspyynnöstä, tarjousten arvioinnista ja hankintasopimuksen solmimisesta sekä mainostoimistoyhteistyöstä vastaa Turun yliopiston yksikkö viestintä.
Palveluntarjoaja allekirjoittaa viestinnän kanssa yhteistyösopimuksen, jonka mukaan toimisto tekee tiivistä yhteistyötä yliopistoviestinnän kanssa. Toimisto sitoutuu sopimuksessa raportoimaan viestintää kaikista yliopiston eri yksiköiltä tulleista toimeksiannoista ja niiden puitteissa julkaistavista materiaaleista.
Kilpailutuksella perustetaan puitejärjestely, johon valitaan (3) kolme palveluntarjoajaa, joista yliopiston viestintä tai yliopiston yksiköt, hankkeet tai projektit voivat kevennettyä kilpailutusta käyttäen valita tapaus- ja projektikohtaisesti toimittajan.
Puitejärjestely kattaa seuraavat markkinointiviestinnän palvelut, joita tässä tarjouspyynnössä kutsutaan mainostoimistopalveluiksi:
- Yliopiston visuaalisen ja graafisen ilmeen kehittäminen sekä uusien sovellusten, pohjien ja konseptien luominen yhteistyössä yliopiston viestinnän kanssa
- Visuaalinen/graafinen suunnittelu ml. infografiikan suunnittelu
- Markkinointikampanjoiden konseptisuunnittelu, ideointi ja luova suunnittelu
- Eri medioita ja toimenpiteitä (printti, digi, some) integroivien kampan- ja/toimepidekokonaisuuksien suunnittelu ja toteutus
- Markkinointi- ja mediasuunnitelmien laatiminen, toteutus ja seuranta
- Erilaisten painotuotteiden suunnittelu ja taittotyö: esitteet, lehdet, kirjat, julkaisut, julisteet, ilmoitukset, mainokset, flyerit, rollupit jne.
- Markkinointiviestintään liittyvä tekstisuunnittelu ja toimeksiantajan tekstien stilisointi tai terävöittäminen
- Verkkosivujen visuaalisen ilmeen ja sisältöjen (kuvat, videot, tekstit) suunnittelu ja tarvittaessa toteutus yliopiston tarjoamille alustoille graafisen ohjeiston mukaisesti
- Hanke/projekti-ilmeiden ja logojen suunnittelu yliopiston graafista ohjeistoa noudattaen ja hankkeen/projektin markkinointimateriaalien ja -kampanjoiden suunnittelu ja toteutus
- Tapahtumamarkkinointi: ennakkomarkkinointi, tapahtumamateriaalit ja jälkimarkkinointi (poislukien tapahtumien sisällöllinen/ohjelman suunnittelu, käytännön järjestelyt ja osallistujatietojen hallinta tai mahd hydridi/verkkototeutusten hoitaminen tai muu tekninen tuki)
Hankinnan ulkopuolelle jäävät seuraavat palvelut, joista tarjousta voidaan kuitenkin pyytää myös tähän puitejärjestelmään valituilta palveluntarjoajilta mikäli ko. palvelut kuuluvat toimiston osaamisalueisiin:
- Mediatiedottaminen ja kontaktit, uutisointi sekä tiedeviestintä, josta vastaa yliopiston viestintä nk. in-house–palveluna
- Nk. viestintätoimistopalvelut kuten uutisjuttujen ja artikkelien kirjoittaminen, medianäkyvyyden ja kontaktien sekä tiedeviestinnän kehittäminen
- Valokuvaus, kuvituskuvat ja kuvapankkikuvat
- Markkinointi- ja esittelyvideoiden kuvaukset ja videofilmien ideointi, suunnittelu ja tuotanto erillisinä, itsenäisinä projekteina
- Podcastien ideointi, suunnittelu ja tuotanto erillisinä projekteina
- Verkkoviestinnän ja digitaalisen markkinoinnin digitaaliset/tekniset ratkaisut ja palvelut (mm. erilaiset nettisivu-, blogi-, uutiskirje-, chat-ratkaisut), joihin yliopistolla omat ratkaisut, alustat tai suosituksena
- Viestinnän ja markkinointiviestinnän koulutukset ml. palvelumuotoilua tms metodeja hyödyntävät työpajat tai kehittämisprojektit
- Opetus- ja tutkimusmateriaalien suunnittelu ja toteutus, kun toimeksianto vaatii sisällöllistä työstämistä ja vaatii näin tietynlaista asiantuntemusta tai substanssiosaamista
- Kansainvälisen markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus, kun toimeksianto vaatii sisällöllistä työstämistä ja vaatii näin tietyn erityisen markkina-alueen kielen, kulttuurin ja/tai toimintaympäristön erityistä tuntemusta
- Yhteistyö sosiaalisen median vaikuttajien kanssa eli vaikuttajamarkkinoinnin suunnittelu, toteutus ja seuranta sekä vaikuttajien rekrytointi, joissa voidaan käyttää vaikuttajamarkkinointiin erikoistunutta palveluntarjoajaa
Puitejärjestelyyn valitut toimittajat sitoutuvat noudattamaan yliopiston painopalvelujen ja mainostuotteiden hankinnoissa yliopiston kilpailuttamia toimittajia sekä suunnittelutyössään noudattamaan yliopiston graafista ohjeistoa (Liite 1 utu-graafinen-ohjeisto).